Tymczasem sporo przedsiębiorstw musiało się ostatnio wycofać z inwestycji, chociażby tych na rynku wschodnim. Często poniosły na nie duże koszty. Przede wszystkim każde przedsięwzięcie musi być poprzedzone analizami i badaniami marketingowymi. Urzędy podejrzliwie przyglądają się fakturom za takie usługi i żądają dodatkowych dowodów. Najbardziej przekonują same opinie bądź wyniki badań w formie pisemnej. Ale przydadzą się też notatki i protokoły ze spotkań, korespondencja e-mailowa, harmonogram prac, oświadczenie kontrahenta bądź pracownika zajmującego się daną sprawą.
– Wydatki na usługi niematerialne muszą być bardzo dokładnie udokumentowane – wyjaśnia Tomasz Piekielnik. – Znam spółkę, która po przejściach z kontrolą skarbową dołącza do każdej faktury za usługi doradcze przynajmniej kilka stron dodatkowej dokumentacji: fragmenty raportów, wykazy osób, które pracowały nad danym projektem, i informacje, ile poświęciły na niego czasu, korespondencja handlowa, zdjęcia z targów. Niestety, aby nie mieć problemów z urzędem, trzeba być w tych sprawach biurokratą.
– Jeśli wydatki poniesione we wstępnej fazie inwestycji, np. na analizę jej opłacalności, badanie rynku bądź zakup baz danych, są dobrze udokumentowane, nie ma podstaw do ich kwestionowania – potwierdza Hubert Cichoń, radca prawny, starszy menedżer w Deloitte.
[srodtytul]Niedokończona budowa[/srodtytul]
Kłopoty są też z odliczeniem wydatków na nieskończoną budowę. Można to zrobić dopiero w momencie jej zbycia lub likwidacji. Większość urzędów uważa jednak, że likwidacja to fizyczne zniszczenie. To z reguły działanie nieracjonalne, tym bardziej że często firma musiałaby ponieść dodatkowe koszty, np. rozbiórki. Na szczęście w orzecznictwie sądowym pojęcie likwidacji interpretuje się szerzej, także jako rezygnację z używania. Wynika z niego, że do rozliczenia kosztów powinno wystarczyć podjęcie decyzji o zaniechaniu przedsięwzięcia i podanie w protokole przekonujących powodów.
– Aby zaliczyć wydatki do kosztów, firma powinna wykazać, że decyzja o przerwaniu inwestycji była uzasadniona – podsumowuje Hubert Cichoń. – Z reguły tak jest, bo rezygnujemy z przedsięwzięcia, jeśli stwierdzimy, że stało się nieopłacalne. Robimy to więc po to, aby ograniczyć koszty prowadzenia działalności.
