Regał, biurko i komputer są potrzebne firmie, telewizor niekoniecznie

Ogólna reguła jest znana każdemu przedsiębiorcy: kosztem może być tylko taki wydatek, który ma związek z działalnością gospodarczą, został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła i nie został wyraźnie wykluczony z takich kosztów przez ustawodawcę w art. 23 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2112BF68C90309934F801D6C39011AA3?id=80474]ustawy o PIT[/link].

W praktyce jednak pojawia się pokusa, by w kosztach firmy rozliczyć wiele codziennych wydatków z działalnością mających niewiele wspólnego. Organy podatkowe podczas kontroli bacznie przyglądają się tego typu kosztom i możemy być pewni, że w razie kontroli zapytają nas o uzasadnienie dla obciążenia firmy takim zakupem jak sprzęt RTV czy AGD, aparat fotograficzny bądź abonament telewizji kablowej (>patrz ramka).

[srodtytul]Musi być związek z przychodem[/srodtytul]

Warto więc przygotować odpowiednie argumenty przemawiające za ich ujęciem w kosztach działalności. Jak bowiem podkreśliła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 27 lutego 2009 r. (ITPB1/415-737/08/AK)[/b]: „o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii”. Na konieczność wykazania związku między zakupem i prowadzoną działalnością gospodarczą zwraca się też uwagę w orzecznictwie. Jak stwierdził [b]WSA w Krakowie w wyroku z 14 października 2005 r. I SA/Kr 261/ 03[/b]: „Organy podatkowe słusznie uznały, że z samego faktu zarejestrowania działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym nie wynika możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całości poniesionych wydatków na jego wyposażenie, w szczególności takich wydatków jak zakup chłodziarki, żelazka, pralki”.

[srodtytul]Sprzęt do biura, nie do salonu[/srodtytul]

Podczas „wizyty domowej” kontrolujący zwrócą też z pewnością uwagę, czy zakupione na potrzeby firmy meble i sprzęty rzeczywiście znajdują się w pomieszczeniach przeznaczonych na działalność, a nie stanowią np. wyposażenia salonu.

Art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT nakazuje bowiem wykluczenie z kosztów podatkowych wydatków poniesionych na zakup „stopniowo zużywających się rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, które nie mogą być zaliczone do środków trwałych”, czyli wyposażenia, jeśli:

- nie są wykorzystywane do działalności gospodarczej przedsiębiorcy, a służą celom osobistym jego, pracowników lub innych osób (np. domowników) albo

- bez uzasadnienia (czyli wykazania ich związku z działalnością gospodarczą) znajdują się poza siedzibą firmy.

[srodtytul]Na kolację z klientem lepiej iść do restauracji[/srodtytul]

Do kosztów podatkowych nie zaliczamy już żadnych wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym napojów alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Jeśli więc będziemy podejmować kontrahenta wystawną kolacją, to obciąży ona nasz domowy budżet, ale nie budżet firmy.

Co prawda ostatnio organy podatkowe są skłonne uznawać, że zwyczajowy poczęstunek („nieokazały” i „niewykwintny”) nie mieści się w słownikowej definicji reprezentacji i może być zaliczony do kosztów podatkowych, ale z goszczeniem klientów w domu lepiej nie przesadzać.

Aby uniknąć tłumaczeń, na spotkanie biznesowe raczej wybierzmy się do restauracji, pamiętając przy tym, by nie imponować kontrahentowi okazałością czy wystawnością (zob. [b]pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 r., IPPB5/4240-24/09-2/AM[/b]).

W domu można zaoferować kawę, herbatę, cukierki czy ciastka (zob. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 stycznia 2009 r., ILPB3/423-666/08-2/KS[/b]), ale przy zaliczaniu takich wydatków do firmowych kosztów też trzeba zachować umiar.

Dla uprawdopodobnienia, że spotkanie się odbyło, można na dowodzie zakupu zawrzeć adnotację o jego dacie, celu i uczestnikach.

[srodtytul]Wystrój wnętrza...[/srodtytul]

Do kosztów firmy możemy zaliczyć wydatki na urządzenie domowego biura, w tym na wystrój wnętrza. Ale z tym też nie należy przesadzać. Zakup dywanu, zasłon, lampy, obrazu czy roślin doniczkowych to ogólny koszt funkcjonowania firmy. Dopóki dekoracje znajdują się w pomieszczeniu przeznaczonym na działalność i nie są zbyt okazałe czy szczególnie cenne (a więc nie mieszczą się w pojęciu reprezentacji), dopóty fiskus nie powinien tego kwestionować. O tym, co jest niezbędne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje wszak podatnik.

[srodtytul]...i zieleń przed siedzibą firmy[/srodtytul]

Gdy siedziba firmy mieści się w domu mieszkalnym, kontrahenci składając wizytę, oglądają naszą posesję. To też może być wizytówka firmy, trzeba więc o nią odpowiednio zadbać. Z rozliczeniem takich wydatków w kosztach uzyskania przychodu możemy mieć jednak problem, bo organy podatkowe mogą uznać, że to typowo domowy wydatek. W [b]wyroku z 29 grudnia 1998 r. (III SA 2853/97) NSA[/b] zakwestionował koszty zakupu narzędzi i roślin ogrodniczych przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą polegającą na doradztwie prawnym. Nie dopatrzył się bowiem jakiegokolwiek związku przyczynowego między tymi kosztami i uzyskanym przez niego przychodem.

Wiele jednak zależy od konkretnej sytuacji. W sprawie rozpatrywanej przez [b]NSA (wyrok z 17 marca 1999 r., III SA 5345/98)[/b] podatnikowi udało się dowieść, że wydatki na posadzenie roślin wokół ścieżki prowadzącej do biura nie były związane z obowiązkiem utrzymania porządku na posesji. Podniósł, że rosnące tam dotychczas krzewy mogłyby rosnąć nadal, gdyby nie prowadził działalności gospodarczej. Wtedy bowiem nie byłoby potrzebne dodatkowe wejście do budynku ani prowadząca do niego ścieżka. Tymczasem konieczność korzystania ze ścieżki przez klientów podatnika sprawiła, że trzeba było usunąć krzewy utrudniające przejście a następnie posadzić rośliny innego rodzaju. Taka argumentacja przekonała sąd.

[ramka][b]Organy podatkowe o rozliczeniu domowo-firmowych wydatków[/b]

Czy można ująć w kosztach firmy zakup artykułów spożywczych i kuchennego sprzętu?

Twierdzącej odpowiedzi na to pytanie udzieliła [b]bydgoska Izba Skarbowa w interpretacji z 27 lutego 2009 r. (ITPB1/415-737/08/AK[/b]). Chodziło jednak o nietypową działalność: sprzęty te i składniki miały być wykorzystywane do przygotowania potraw prezentowanych na internetowym portalu kulinarnym. Przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej prowadził portale oraz wortale internetowe o różnej tematyce. Zamierzał uatrakcyjnić portal z przepisami kulinarnymi poprzez umieszczenie filmów z procesu przygotowania potraw. Planował dzięki temu zwiększenie liczby użytkowników i częstotliwości odwiedzin, co miało się przełożyć na dochód z emisji reklam i wprowadzonych dodatkowych opłat za dostęp do tych treści.

Izba zastrzegła jednak, że aby artykuły spożywcze mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zakupy te muszą być dokonywane wyłącznie na potrzeby działalności i nie mogą być wydatkami osobistymi podatnika.

Podobnie wyposażenie w ADG nie może służyć jego celom osobistym ani bez uzasadnienia znajdować się poza siedzibą firmy.

[b]Pierwszy Urząd Skarbowy Łódź-Górna w interpretacji z 30 sierpnia 2005 r. (I/415-75/05)[/b] zanegował natomiast możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup sprzętu tv (telewizor i zestaw kina domowego) oraz specjalistycznego łóżka. Podatnik, który w zakresie działalności gospodarczej miał wpisane „działalność agentów specjalizujących się w sprzedaży towarów, badanie rynku i opinii publicznej, reklama”, argumentował, że zakupiony sprzęt ma służyć wykonywaniu usług masażu (w tym prezentacjom multimedialnym świadczonych usług) i być wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, stanowiącej jego źródło przychodu. Ze względu na gabaryty nie może ustawić go w mniejszym pomieszczeniu przeznaczonym na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, więc musi być zainstalowany w drugim większym pokoju. Organ podatkowy nie dopatrzył się związku tych zakupów z działalnością gospodarczą.

Z kolei [b]Urząd Skarbowy Poznań-Winogrady w piśmie z 27 września 2005 r. (DG-I /005/41/ 2005)[/b] nie pozwolił na zaliczenie do kosztów działalności zakupu zestawu do odbioru telewizji satelitarnej. Podatniczka we własnym mieszkaniu prowadziła „centrum języków obcych” (tłumaczenie tekstów i zajęcia edukacyjne). Tłumaczyła, że telewizja jest jej nieodzownym narzędziem pracy, pozwalającym na codzienny kontakt z żywym językiem i na zdobycie informacji niezbędnych w działalności, a także że na co dzień posługuje się językami obcymi, których znajomość ciągle musi doskonalić i rozwijać. Nie przekonała organu podatkowego, który stwierdził, że „nie można uznać, iż urządzenie będzie wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a nie również na potrzeby osobiste podatniczki i jej rodziny. Nie jest nawet możliwe ustalenie, kiedy, w jakim zakresie urządzenie to byłoby wykorzystane do celów osobistych, a kiedy zawodowych”.