Przepisy przewidują możliwość złagodzenia skutków związanych z opodatkowaniem należnych, ale nieotrzymanych przychodów poprzez uznanie kwot z niezapłaconych faktur za nieściągalne wierzytelności.

Tak samo jak przy umorzeniu wierzytelności warunkiem ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest wcześniejsze zaliczenie wierzytelności do przychodów należnych i nieprzedawnienie. Kosztem jest wartość netto, a nie brutto (art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT).

Wierzytelności nieściągalne można bezpośrednio odnieść w ciężar kosztów uzyskania przychodów tylko w sytuacji, gdy ich nieściągalność została odpowiednio udokumentowana. Brak jednego z dokumentów wymienionych w przepisach powoduje niemożność zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych, nawet gdy faktycznie jest ona nieściągalna (art. 16 ust. 2 ustawy o CIT i art. 23 ust. 2 ustawy o PIT).

Dowodów tych nie można zastępować innymi, gdyż ustawodawca stworzył tzw. zamknięty katalog dokumentów. Przepisy, które wymieniają te dokumenty, nie posługują się zwrotem „w szczególności”.

[b][link=http://grafik.rp.pl/grafika2/374924] Zobacz dokumenty potwierdzające3 nieściągalność[/link][/b]

[srodtytul] Czasem wystarczy zwykły protokół[/srodtytul]

[b]Gdy kwota należności jest na tyle niska, że nie opłaca się dochodzić jej przed sądem, dla potwierdzenia nieściągalności wystarczy sporządzić stosowny protokół[/b]

Odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej ma charakter definitywny. Dlatego przepisy główny nacisk kładą na konieczność zgromadzenia przez przedsiębiorcę dowodów uznania wierzytelności za nieściągalną. Są to przede wszystkim dowody zewnętrzne (postanowienia organu egzekucyjnego, postanowienia sądu (> czytaj [link=http://www.rp.pl/artykul/365244.html]"Jak udowodnić, że egzekucja wierzytelności z majątku kontrahenta była bezskuteczna"[/link] i [link=http://www.rp.pl/artykul/365245.html]"Dokumenty z sądu potwierdzą niewypłacalność upadłego kontrahenta"[/link])

Dopuszczalny jest także dowód wewnętrzny w postaci protokołu. Jest to jedyny dokument, który może sporządzić samodzielnie przedsiębiorca, aby nieściągalną wierzytelność zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Protokół ma stwierdzać, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. Protokół oparty jest na szacunkowej wartości kosztów powództwa, jak i dochodzenia egzekucyjnego wobec wierzyciela.

Wprowadzenie protokołu miało znacznie uprościć odpisywanie w koszty podatkowe kwot wierzytelności w sytuacji oczywistej nieopłacalności jej dochodzenia.

Nie ma jednak wzoru protokołu. Organy podatkowe zawsze mogą się nie zgodzić z tezami zawartymi w tym dokumencie. I to wiele lat po jego sporządzeniu. Jest duże ryzyko podważenia przez organy podatkowe prawidłowości sporządzenia protokołu oraz dokonania odpisów na tej podstawie.

[wyimek]Protokół to jedyny dokument potwierdzający nieściągalność należności, który może sporządzić sam przedsiębiorca[/wyimek]

Zdaniem fiskusa protokół powinien zawierać wyliczenia pozwalające porównać koszty dochodzenia wierzytelności z jej wartością. Nieopłacalność dochodzenia wierzytelności w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym powinna być poparta wyliczeniami zawartymi w protokole. Ich brak wyklucza możliwość uznania protokołu za dowód dokumentujący nieściągalność wierzytelności.

W [b]wyroku z 6 maja 2006 r. (I SA/ Gd 644/04) WSA w Gdańsku[/b] stanął po stronie przedsiębiorcy, który nie zawarł w protokołach kwotowego zestawienia spodziewanych kosztów sądowych i egzekucyjnych z sumą dochodzonej wierzytelności. Sąd uznał, że nie jest to element konieczny treści protokołu. Protokoły zanegowane przez organy podatkowe określały wierzytelność i przyczyny uniemożliwiające wyegzekwowanie wierzytelności, w tym brak możliwości ustalenia miejsca pobytu dłużników.

NSA rozpatrując skargę kasacyjną wniesioną przez organy podatkowe, nie zgodził się z poglądem podatnika i sądu niższej instancji ([b]wyrok NSA z 18 grudnia 2007 r., II FSK 1513/06[/b]).

[b][link=http://grafik.rp.pl/grafika2/374924] Zobacz dokumenty potwierdzające3 nieściągalność[/link][/b]