Jak rozliczyć niedobory towarów

Obecnie z ustawy o VAT wyraźnie wynika, że prawo do odliczenia tego podatku nie jest w żaden sposób związane z możliwością zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Ograniczenie to zostało wykreślone z dniem 1 grudnia 2008 r. Dzięki temu organy podatkowe złagodziły swoje podejście do rozliczania VAT od niedoborów.

Chodzi o sytuacje, gdy przedsiębiorca nie podjął wszelkich racjonalnych kroków, aby zapobiec stratom lub zostały nimi obciążone osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone im składniki majątku. Wtedy bowiem niedobory nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z tym w takiej sytuacji przed 1 grudnia ubiegłego roku organy podatkowe twierdziły, że VAT odliczony od zakupów powinien zostać skorygowany. Co prawda już wtedy z orzecznictwa wynikało, że uzależnienie odliczenia VAT od zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów było sprzeczne z prawem europejskim, ale o taką interpretację trzeba było walczyć przed sądem. Dziś wynika to jasno z przepisów.

[srodtytul]Czasem można bez korekty VAT[/srodtytul]

Problemem zawinionych przez pracowników niedoborów zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 11 marca 2009 r. (ILPP1/443-6/09-2/AT)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółdzielnia, która prowadzi sieć sklepów. W czasie inwentaryzacji czasami stwierdzane są niedobory. Traktuje się je jako zawinione przez osoby zatrudnione w sklepach. Zdaniem podatnika w takiej sytuacji nie ma obowiązku korygowania VAT odliczonego przy kupnie zaginionych towarów.

Izba skarbowa zgodziła się z tym stanowiskiem. Powołała się na ogólną zasadę zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia VAT należnego o podatek naliczony w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Podstawowym kryterium decydującym o prawie podatnika do odliczenia VAT naliczonego, zawartego w towarach i usługach, które zostały przez niego kupione, jest wystąpienie związku pomiędzy VAT przy nabyciu a podatkiem należnym z tytułu wykonywanej działalności opodatkowanej. Skoro więc firmie w momencie zakupu towarów przysługiwało prawo do odliczenia VAT od zakupów z uwagi na ich związek z czynnościami opodatkowanymi, to ujawniony niedobór nie pozbawia jej prawa do odliczenia VAT naliczonego.[b] Stwierdzenie niedoboru nie powoduje konieczności dokonywania korekt odliczonego w momencie nabycia tych towarów podatku naliczonego.[/b]

Fakt, że utrata lub uszkodzenie towarów nie powoduje konieczności korekty VAT, potwierdzają także inne [b]interpretacje np. Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 27 stycznia 2009 r. (ITPP1/443-1034/08/MN).[/b]

[srodtytul]Zniknięcie to nie dostawa[/srodtytul]

Firma, która stwierdza niedobór towarów, nie musi naliczać VAT od ich wartości. Potwierdza to m.in. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 13 listopada 2008 r. (IBPP2/443-1041/08/ASz)[/b].

Z wnioskiem zwrócił się przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą hurtową oraz detaliczną artykułów spożywczych i przemysłowych. Towary przechowuje we własnych magazynach. Przeprowadzona inwentaryzacja zapasów wykazała niedobór, który komisja inwentaryzacyjna uznała za zawiniony przez pracowników magazynu. Zostali obciążeni kwotą niedoboru. Przedsiębiorca zapytał, czy obciążając pracowników na podstawie cen ewidencyjnych, należy doliczyć VAT? Izba skarbowa potwierdziła, że czynność taka ma charakter odszkodowawczy i nie podlega opodatkowaniu. Nie jest to bowiem ani dostawa towarów, ani świadczenie usługi w ustawy o VAT.

[srodtytul]Remanent likwidacyjny[/srodtytul]

Osoba, która zamyka firmę i stwierdza niedobory w remanencie likwidacyjnym, także nie musi naliczać od ich wartości VAT. Problemem tym zajmowała się[b] Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 16 stycznia 2009 r. (IBPP2/443-10/09/WN). [/b]

Z pytaniem zwrócił się podatnik, który do grudnia 2008 r. prowadził działalność gospodarczą polegającą na handlu częściami do maszyn rolniczych. Był płatnikiem VAT i rozliczał się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. W związku z likwidacją działalności gospodarczej został przeprowadzony remanent likwidacyjny na podstawie sporządzonego spisu z natury. Zostały w nim ujawnione niedobory towarów handlowych, którymi została obciążona osoba odpowiedzialna za ten stan (podatnik złożył zawiadomienie do prokuratury i aktualnie toczy się postępowanie w tej sprawie). Izba potwierdziła, że także w tej sytuacji nie mamy do czynienia z czynnością opodatkowaną.

[srodtytul]Zawinionego nie uwzględnimy[/srodtytul]

Jeśli przedsiębiorca nie dopełnił wszelkich starań, aby zapobiec stratom lub [b]niedobory są zawinione przez pracowników, to nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.[/b] Tą drugą sytuacją zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie z 11 marca 2009 r. (IBPBI/2/423-1180/08/PP). [/b]

Spółka, która wystąpiła z wnioskiem o interpretację, zajmuje się sprzedażą hurtową i detaliczną sprzętu RTV i AGD. Podpisuje ona z pracownikami umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Mimo tego, niedoborów nie daje się przypisać konkretnym osobom. Gdy jednak istnieją podejrzenia, że powstały one w wyniku niestaranności pracowników danego sklepu, to zostają oni pozbawieni premii.

Zdaniem spółki wartość tych niedoborów może być zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychodów. Izba skarbowa uznała jednak inaczej. Wyjaśniła, że stwierdzone straty mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów podatkowych, jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a ustalone i stosowane zasady uniemożliwiają ich powstanie w toku bieżącej działalności gospodarczej. Kosztem mogą więc być tylko straty w towarach handlowych, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane. Nie są nim straty, które powstały w wyniku braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną firmę. Tymczasem w opisanej w pytaniu spółki sytuacji wprawdzie nie została dowiedziona odpowiedzialność konkretnego pracownika, ale z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że niedobory powstały w sposób zawiniony przez pracowników.

[srodtytul]Kradzieże sklepowe[/srodtytul]

W sklepach samoobsługowych nie sposób całkowicie uniknąć kradzieży. Czy wartość skradzionych towarów może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?

Tak. Istotne jest jednak, aby sporządzone przez przedsiębiorcę dokumenty zawierały dane, wyjaśnienia i inne informacje pozwalające na ustalenie wysokości strat i ich przyczyn. Przedsiębiorca powinien także stosować zabezpieczenia, które minimalizują tego rodzaju straty. Jeśli będą one bowiem znacznie wyższe niż w innych podobnych punktach sprzedaży, to fiskus może zakwestionować możliwość zaliczenia ich wartości do kosztów podatkowych.

[srodtytul]Gdy giną towary akcyzowe[/srodtytul]

Te same zasady obowiązują, gdy ze sklepu giną towary akcyzowe. Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 października 2008 r. (ILPB3/423-444/08-4/MC). [/b]

Z pytaniem wystąpiła firma prowadząca sieć sklepów. Sprzedawany jest w nich także alkohol i papierosy. Część towarów jest kradzionych, czego nie można uniknąć w sklepach samoobsługowych. Firma chciała się upewnić, że w takiej sytuacji nie ma do niej zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 47 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem [b]nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku nadmiernych ubytków lub zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków lub niedoborów.[/b] Izba skarbowa zgodziła się, że regulacja ta ma zastosowanie tylko do ubytków lub niedoborów zdefiniowanych na gruncie ustawy akcyzowej i dla celów poboru podatku akcyzowego. Oznacza to, że nie wpływa ona na koszty uzyskania przychodów sklepów, bo nie są one podatnikami akcyzy.

[ramka][b]Niedopuszczalne uproszczenia[/b]

Firmy, które chcą zaliczyć niedobory do kosztów uzyskania przychodów, muszą je szczegółowo wyjaśnić i udokumentować. Niedopuszczalne są uproszczenia polegające na ustaleniu limitu dopuszczalnych strat.

Tak wynika z[b] interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 lutego 2009 r. (ILPB1/415-969/08-3/IM)[/b]. Z pytaniem zwrócił się podatnik, który zamierza założyć firmę zajmującą się m.in. produkcją środków chemii gospodarczej. Raz na rok będzie sporządzać spis z natury całego stanu magazynowego (m.in. surowce, opakowania, produkty). Podatnik chciałby przyjąć zasadę, że w sytuacji, gdy łączna wartość niedoborów nie przekroczy 3 proc. rocznego obrotu, to będą one zaliczane do kosztów podatkowych. Jego zdaniem to dopuszczalne, ponieważ podczas procesu produkcyjnego mogą wystąpić różnego rodzaju straty, m.in. rozsypanie, wyparowania, błąd maszyny, utraty surowca w przypadku awarii maszyny lub przestawienia jej na inny rodzaj produkcji i próby działania na nowych parametrach.

Izba skarbowa nie zgodziła się na takie uproszczenia. Przyznała, że przepisy nie wykluczają możliwości zaliczenia tego rodzaju strat do kosztów. Każdy przypadek i każde tego rodzaju zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy. Co do zasady, poniesienie wydatków na nabycie środków obrotowych, np. towarów handlowych, materiałów itp., ma na celu osiągnięcie przychodów. Wobec tego straty powstające w toku normalnego i racjonalnego działania podatnika (np. właściwie udokumentowane niedobory) przy uznaniu ich za koszty podatkowe powinny być uwzględnione w rachunku podatkowym. Nie będą natomiast kosztami uzyskania przychodów straty bądź braki w środkach obrotowych zawinione przez podatnika. Przepisy prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego nie zawierają jednak regulacji dotyczących limitowania ubytków. Nie przewidują także możliwości szacunkowego ustalania wielkości strat, przy zastosowaniu przyjętych przez firmę norm i ryczałtów.[/ramka]