Oprócz polityki cen transferowych, o której pisaliśmy w DF z 5 marca 2009 r. („[link=http://www.rp.pl/artykul/271690.html]Dochód wykazuje ta spółka, która płaci mniejszy podatek[/link]”), dokumentacja podatkowa to również instrument optymalizacji podatkowej. Za jej pomocą podatnik może wykazać, że warunki transakcji z podmiotem powiązanym nie odbiegają od rynkowych, względnie wskazać przyczyny takich rozbieżności. Posiadanie dokumentacji podatkowej sporządzonej zgodnie z wymogami ustawowymi pozwala uniknąć:
- stawki podatkowej w wysokości 50 proc. od doszacowanego dochodu spółki,
- ewentualnych sankcji karnoskarbowych.Obowiązek,
[srodtytul]którego można uniknąć[/srodtytul]
Obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowych dotyczy transakcji (jednej lub wielu) między firmami powiązanymi, w których łączna kwota (lub jej równowartość) wymagalnych w roku podatkowym świadczeń (wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona) przekracza ustawowo określone progi. Aby uniknąć kosztów i nakładu czasowego związanego ze sporządzaniem dokumentacji, można w pewnym zakresie tak ukształtować relacje z firmą powiązaną, aby „uwolnić się” od tego obowiązku. Dotyczy to zwłaszcza transakcji o relatywnie niskim wolumenie, nawet jeżeli łączna ich wartość przekroczy określone ustawowo progi. Należy jednak pamiętać, by faktycznie zapłacona kwota wynagrodzenia w danym roku ich nie przekroczyła.
[ramka][b]Przykład [/b]
Beta spółka z o.o. 1 listopada 2008 r. zawarła z zagranicznym powiązanym kontrahentem umowę ramową na dostawy towarów w celu ich dalszej dystrybucji na rynku polskim. W umowie strony postanowiły, że dostawy będą się odbywały każdorazowo na podstawie składanych pisemnie zamówień. Faktury za dostarczone towary będą wystawiane na podstawie cennika, przy uwzględnieniu rabatów ilościowych. W okresie od 1 listopada do 31 grudnia 2008 r. zagraniczny kontrahent dostarczył spółce Beta towary o łącznej wartości 110 tys. euro, przy czym Beta w 2008 r. zapłaciła z tego tytułu 40 tys. euro. Ponieważ z umowy między firmami nie wynika, by wartość dostaw wynosić miała powyżej 50 tys. euro, a faktycznie zapłacona kwota nie przekracza tej wartości, nie powstanie obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej dla tej transakcji przynajmniej za rok 2008. [/ramka]
Dodajmy, że samo refakturowanie kosztów na faktycznego (powiązanego) odbiorcę świadczenia nie prowadzi do powstania obowiązku sporządzenia dokumentacji podatkowej. Nie można bowiem uznać, że sam zwrot wyłożonych kosztów, bez wykonywania innych istotnych funkcji, jest transakcją.
[srodtytul]Wybierz odpowiednią metodę[/srodtytul]
Jeżeli przedsiębiorca sporządza dokumentację podatkową dla danej transakcji, to w pierwszej kolejności powinien zastanowić się nad wyborem odpowiedniej metody szacowania cen. Jeżeli ustali wartość rynkową przedmiotu transakcji z powiązanym kontrahentem według jednej z trzech podstawowych metod (tj. metody porównywalnej ceny niekontrolowanej, metody rozsądnej marży lub metody ceny odprzedaży) i przedstawi organom podatkowym wiarygodne i rzetelne dane, wówczas zasadniczo przyjmą one metodę wybraną przez podatnika. Jeżeli nie zastosuje żadnej z metod podstawowych, wtedy organy podatkowe muszą użyć w pierwszej kolejności metody porównywalnej ceny niekontrolowanej, następnie dwóch pozostałych metod podstawowych, w końcu dwóch metod zysku transakcyjnego (zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 10 października 1997 r. w sprawie sposobu i trybu określania dochodów podatników w drodze oszacowania cen w transakcjach dokonywanych przez tych podatników). Oznacza to z reguły, że zastosowana przez podatnika metoda określania cen transferowych będzie zasadniczo wiązać organy podatkowe. Potwierdza to orzecznictwo sądów administracyjnych (zob. np. [b]wyrok NSA w Warszawie z 8 września 2004, FSK 277/04, wyrok WSA w Warszawie z 21 stycznia 2004 r., III SA 989/02[/b]).
[ramka][b]Przykład [/b]
Sporządzając dokumentację podatkową dla transakcji sprzedaży towarów zagranicznej firmie powiązanej, Alfa spółka z o.o. zastosowała metodę porównywalnej ceny niekontrolowanej, z uzasadnieniem, że sprzedaje takie same towary również firmom niezależnym. W razie kontroli podatkowej organ podatkowy może jedynie zweryfikować rzetelność danych oraz poprawność użycia tej metody przez podatnika.[/ramka]
[srodtytul]Ważne dokumentowanie świadczeń[/srodtytul]
Ograniczeniu lub nawet wyeliminowaniu ryzyka cen transferowych służy ponadto:
- umowa z podmiotem powiązanym i inne dowody źródłowe,
- analiza ekonomiczna,
- opracowanie spójnej polityki cen transferowych w ramach grupy przedsiębiorstw powiązanych,
- zawarcie uprzedniego porozumienia cenowego.
Szczególnie przy świadczeniach niematerialnych (usługach zarządczych, transferze know-how, licencjach etc.), poza uzasadnieniem rynkowego poziomu wynagrodzenia, organy podatkowe przykładają dużą wagę do udokumentowania samego faktu wykonania umowy. W praktyce koszty tego rodzaju świadczeń są uznawane za koszty uzyskania przychodu, o ile podatnik jest w stanie wykazać „odbiór” świadczenia, korzyści gospodarcze z nim związane czy też racjonalność swojego działania, np. poprzez przedstawienie dokumentów takich jak: korespondencja, protokoły, notatki ze spotkań, raporty, analizy, rysunki techniczne, inne opracowania (zob. np. [b]wyrok WSA w Łodzi z 4 listopada 2008 r., II FSK 1035/07[/b]).
[ramka][b]Przykład [/b]
Gamma spółka z o.o. zawarła umowę o świadczenie usług zarządczych z wyodrębnioną w grupie kapitałowej do tego celu francuską spółką Sigma. Wynagrodzenie za świadczenie usług zostało określone w umowie jako iloczyn liczby godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym przez Sigmę na rzecz Gammy oraz stawek godzinowych właściwych dla pracowników Sigmy zaangażowanych w proces świadczenia usług na rzecz Gammy. Zakładając, że wartość transakcji przekroczy w roku podatkowym 30 tys. euro, w celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania wydatków z tytułu zakupu usług zarządczych Gamma powinna m.in.
- gromadzić na bieżąco dowody potwierdzające wykonywanie świadczeń,
- gromadzić dane porównawcze (np. oferty zewnętrznych firm konsultingowych),
- okresowo analizować koszty i korzyści,
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sporządzenie dokumentacji podatkowej.[/ramka]
[i]Autorzy są doradcami podatkowymi w Roedl, Jamroży, Majchrowicz-Bączyk, Smagowicz-Tokarz Kancelaria Prawna sp.k.[/i]
[ramka][b]Kiedy dokumentacja jest obowiązkowa[/b]
Szczególna dokumentacja podatkowa (na podstawie art. 9a ustawy o CIT i odpowiednio art. 25a ustawy o PIT) jest obowiązkowo sporządzana dla transakcji między podmiotami powiązanymi, jeśli w roku podatkowym łączna kwota wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona przekracza równowartość:
- 100 tys. euro – jeśli wartość transakcji nie przekracza 20 proc. kapitału zakładowego,
- 30 tys. euro – w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępniania wartości niematerialnych i prawnych,
- 20 tys. euro – jeśli zapłata następuje na rzecz podmiotu mającego siedzibę w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową,
- 50 tys. euro – w pozostałych przypadkach.
Podatnicy mają obowiązek przedłożenia dokumentacji na żądanie organów podatkowych w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. [/ramka]
[ramka][b]O czym informujemy fiskusa[/b]
Dokumentacja podatkowa powinna zawierać w szczególności:
- funkcje podmiotów zaangażowanych w transakcję,
- rozkład podejmowanego ryzyka oraz zaangażowanych aktywów przez strony transakcji,
- charakterystykę przewidywanych kosztów związanych z transakcją,
- określenie terminu i sposobu zapłaty,
- opis metody i sposobu kalkulacji zysków,
- analizę ceny przedmiotu transakcji,
- opis strategii gospodarczej oraz oczekiwanych korzyści. [/ramka]
