Czy taka argumentacja przekona fiskusa do tego, aby zgodził się na zaliczenie wydatków na podarunki do kosztów? Są na to szanse. Ostatnio bowiem zmienia się podejście do reprezentacji i organy podatkowe coraz częściej uważają, że są to czynności związane z okazałością i wystawnością, czyli czymś ponadstandardowym. Oczywiście upominki dla klientów tworzą pozytywny wizerunek firmy, trudno jednak uznać za okazałe i wystawne drobne gadżety rozdawane np. masowo na targach. Wręcz przeciwnie, wyróżniać się raczej będzie tam firma, która nie daje żadnych pamiątek potencjalnym klientom.

Tak więc [b]wydatki na drobne upominki mogą być kosztem uzyskania przychodów. To nie reprezentacja, tylko działanie promocyjne.[/b]

[srodtytul]Ograniczenie w przepisach[/srodtytul]

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty podatkowe wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Można natomiast odliczyć nakłady na działania reklamowe.

Niestety, granica między reklamą a reprezentacją jest bardzo cienka. Tym bardziej że przepisy nie definiują tych pojęć.

[srodtytul]Gdy reklamujesz produkt... [/srodtytul]

Mówiąc najprościej, reklama to zachwalanie sprzedawanych produktów. Jak czytamy w [b]wyroku NSA z 14 listopada 2002 r. (I SA/Wr 4097/01)[/b]: „celem reklamy jest przekazywanie informacji o towarach (usługach) i nakłanianie potencjalnych klientów do ich nabycia; polega ona głównie na prezentowaniu danego towaru, danej usługi, ewentualnie marki (oznakowania produktu lub producenta), cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych i zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych, modnych czy nawet prowokujących, aby skłonić jak największą liczbę potencjalnych nabywców do zakupu (do korzystania z usługi)”.

[srodtytul]...bądź swój znak [/srodtytul]

[b]Reklamą jest również rozpowszechnianie firmowego logo. Przyznało to Ministerstwo Finansów w piśmie zamieszczonym w Biuletynie Skarbowym nr 5/2007.[/b] Podkreśliło, że do reklamy można zaliczyć „te działania, które mają na celu przekazanie wiedzy o zaletach i wartości reklamowanej firmy, realizowane poprzez rozpowszechnianie jej logo”.

Wydaje się, że dotyczy to także inwestycji w opatrzone firmowym znakiem upominki. Wręczamy je po to, aby zachęcić obdarowanego (kontrahenta lub potencjalnego klienta) do zakupów. Logo firmy na prezencie powinno mu utkwić w pamięci. A jak przyznaje ministerstwo: „firma, reklamując markę producenta danych towarów, a więc samą firmę, zachęca tym samym do zakupu od niej towarów”.

Zdaniem ministerstwa reklama może być realizowana za pomocą różnych środków wyrazu. Może dotyczyć nie tylko oferowanych towarów i usług, ale również samej firmy i jej znaku. [b]Jeśli jednak działania firmy związane są tylko z jej reprezentowaniem i budowaniem prestiżu, nie odliczymy wydatków od przychodu. Jest to bowiem reprezentacja, której nie zaliczamy do kosztów.[/b]

[srodtytul]Dbamy o wizerunek [/srodtytul]

Reprezentacja to stwarzanie i utrwalanie dobrego wizerunku firmy. Czyli czynności mające na celu wywarcie na kontrahentach jak najlepszego wrażenia. Czy zaliczymy do niej normalne, standardowe działania promujące firmę czy też tylko takie, które wiążą się z okazałością i wytwornością?

To drugie wynika z[b] pisma Ministerstwa Finansów z 17 lipca 1995 r. (nr PO4/AK-722-702/95)[/b] wielokrotnie powtarzanego w późniejszych interpretacjach. Stwierdzono w nim, że [b]reprezentacja oznacza „okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”[/b].

Na temat definicji reprezentacji wypowiedział się również ostatnio warszawski WSA. [b]W wyroku z 21 stycznia 2009 r. (III SA/Wa 1597/08)[/b] podkreślił, że [b]reprezentacją są „takie działania, u podłoża których leży ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego”[/b].

Przyznał też rację podatnikowi, że „nie wszystkie działania podejmowane na zewnątrz w kierunku potencjalnych klientów mogą być potraktowane jako reprezentacja, gdyż w tak określonych działaniach mieszczą się również inne przedsięwzięcia z zakresu marketingu, reklamy, promocji, itd. Konieczne jest tu, aby głównym celem takiego działania było zaprezentowanie podmiotu – jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu”.

[srodtytul]Jak podzielić gadżety[/srodtytul]

Jak więc zakwalifikować upominki przekazywane kontrahentom? Decydować będzie, czy firma wręcza je po to, aby zachęcić klientów do zakupów (reklama) czy też chce zbudować swój pozytywny obraz poprzez wystawne działania (reprezentacja).

[b]Przedsiębiorca musi więc podzielić upominki na masowo rozdawane gadżety i prezenty o większej wartości dla wybranych osób. Gdzie jest jednak granica między zwykłymi a wystawnymi prezentami?[/b] Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Jak podkreślają organy podatkowe, właściwa kwalifikacja „możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ustalenia kręgu obdarowanych, okoliczności wręczania prezentów itp.” ([b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2009 r., ILPB3/423-706/08-2/MC[/b]).

Ocena wydatku powinna być „dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą, może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie” ([b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 4 października 2007 r., IB-PB3-423-1/07-4/MS[/b]).

[srodtytul]Normalne biznesowe zwyczaje...[/srodtytul]

Z interpretacji organów podatkowych wynika, że [b]nie mają nic przeciwko wrzucaniu w koszty wydatków na drobne, reklamowe upominki[/b].

Przykładowo [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 15 kwietnia 2008 r. (ILPB3/423-75/08-4/MC)[/b] uznała, że drobne prezenty nie mają reprezentacyjnego charakteru, gdyż są powszechnie rozdawane. Ponadto mają niewielką wartość, nie spełniają więc kryterium okazałości i wystawności.

Jak czytamy w interpretacji: „działania spółki polegające na przekazywaniu gadżetów firmowych, w postaci długopisów, piór, smyczy, kalendarzy, czapek, portfeli, latarek itp., opatrzonych logo spółki, przeznaczonych do nieodpłatnego rozprowadzenia na spotkaniach wśród kontrahentów i kooperantów, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy na rynku, poznania cech jakościowych oferowanych wyrobów, ich zalet technicznych, co w efekcie wpływa na zwiększenie zainteresowania oferowanymi towarami, a także zachęca do współpracy i tym samym może wpływać na zwiększenie przychodów”.

Także w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 3 marca 2008 r. (IBPB1/415-152/08/AB)[/b] stwierdzono: „materiały reklamowe (gadżety) o niskiej wartości (np. długopis, kubek, kalendarz, breloczek) wydawane masowo potencjalnym klientom, jak i kartki świąteczne nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania”.

[srodtytul]... czy ponadstandardowe [/srodtytul]

Problemy będą natomiast z odliczeniem kosztowniejszych prezentów. Fiskus uważa bowiem, że wiążą się one z reprezentacją firmy. Jak podkreśliła [b]katowicka Izba Skarbowa w przytaczanej już wcześniej interpretacji z 3 marca 2008 r.[/b]: „wręczanie eleganckich i wartościowych upominków tylko wybranym kontrahentom (potencjalnym kontrahentom) ma na celu stworzenie dobrego wizerunku firmy, który spowoduje pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy. Takie zachowanie nosi więc znamiona działań reprezentacyjnych i w takiej sytuacji wydatki na ten cel nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu”.

[ramka][b]Logo nie pomoże, gdy przedmiot jest kosztowny[/b]

Czy wystarczy zaopatrzenie upominku w logo, aby firma mogła go zakwalifikować do wydatków na reklamę? Niekoniecznie. Fiskus uważa bowiem, że [b]ekskluzywnych prezentów nie zaliczymy do kosztów nawet wtedy, gdy mają logo przedsiębiorstwa[/b].

Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-706/08-2/MC)[/b]: „Samo oznaczenie przedmiotu logo firmy lub marką wyrobu sprzedawanego przez spółkę czy też marką wyrobu wraz z elementami wartościującymi nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Przekazywanie prezentów o dużej wartości, mimo że są oznakowane we wskazany wyżej sposób, wskazuje na to, że jest to de facto reprezentacja”.

Także [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 4 października 2007 r. (IB-PB3-423-1/07-4/MS)[/b] stwierdziła: „w przypadku przekazywania przez wnioskodawcę gadżetów lub prezentów o wyższej wartości wyselekcjonowanym kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, mimo że będą one oznakowane logo firmy lub logo produktu, gdy celem wydatku jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa odpowiednich relacji z klientami, wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny”. [/ramka]

[ramka][b]Poinformuj o drogich upominkach[/b]

Przedsiębiorca musi poinformować fiskusa na druku PIT-8C o drogich promocyjnych prezentach przekazywanych osobom, które u niego nie pracują. Drogich, czyli takich, [b]których wartość przekracza 100 zł[/b].

Limit ten wynika z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT. Przepis ten mówi, że wolna od podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń (stanowiących przychody z tzw. innych źródeł) otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą (właśnie do 100 zł).

Droższy prezent trzeba wykazać w informacji PIT-8C (składanej do końca lutego następnego roku). Podajemy w nim takie dane podatnika jak imię i nazwisko, NIP, PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia. Obdarowany musi doliczyć wartość upominku do innych przychodów w zeznaniu rocznym i opodatkować.

Z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT wynika, że zwolnienie nie przysługuje przy prezentach dla pracowników lub osób pozostających ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym. [/ramka]

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora [mail=p.wojtasik@rp.pl]p.wojtasik@rp.pl[/mail]