Kiedy oprogramowanie trzeba amortyzować

Licencje na używanie programu komputerowego podlegają amortyzacji, jeśli spełnione są dwa warunki: udzielone są na dłużej niż rok oraz ich wartość przekracza 3500 zł. Jeśli bowiem firma zapłaciła mniej, może zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów (podobnie jak w wypadku środków trwałych).

[srodtytul]Cena nabycia lub koszt wytworzenia[/srodtytul]

Zasady ustalania wartości początkowej określone są w art. 22g ustawy o PIT (oraz art. 16g ustawy o CIT). Są one uzależnione od sposobu nabycia. Najczęściej jest to po prostu cena nabycia lub koszt wytworzenia.

Przepisy precyzują, że ceną nabycia jest kwota należna zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania. Chodzi m.in. o koszty montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji. Kwotę tę pomniejsza się o VAT. Wyjątkiem są sytuacje, gdy zgodnie z przepisami podatek ten nie stanowi VAT naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o naliczony.

[b]Za koszt wytworzenia uważa się wartość w cenie nabycia zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych.[/b] Do kosztu wytworzenia nie zalicza się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, np. odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania do używania.

[wyimek][b]2 lata[/b] - tyle wynosi minimalny okres licencji na program komputerowy[/wyimek]

Cenę nabycia oraz koszt wytworzenia koryguje się o różnice kursowe naliczone do dnia przekazania do używania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

[srodtytul]Szkolenie rozliczamy od razu[/srodtytul]

Problemem ustalania wartości początkowej programu komputerowego zajmowała się m.in. [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 19 grudnia 2008 r. (nr ILPB3/423-613/08-2/ŁM)[/b]. Wnioskodawca zawarł umowę, której przedmiotem jest:

- zaprojektowanie, budowa i wdrożenie oprogramowania,

- udzielenie licencji na korzystanie przez zamawiającego z oprogramowania,

- przeniesienie danych ze starego systemu do nowego,

- przeprowadzenie jednodniowego szkolenia dla ośmiu osób z obsługi wdrażanego oprogramowania.

Wartość umowy to kilkadziesiąt tysięcy zł. Podatnik miał jednak wątpliwości, jak ustalić wartość początkową programu komputerowego. Izba skarbowa uznała, że składają się na niego wszystkie prace wynikające z umowy z wyjątkiem szkolenia pracowników, które powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia.

W odpowiedzi zwróciła uwagę, że wdrożenie systemu stanowi pewien proces, na który składa się zespół czynności dostosowawczych, takich jak: zaprojektowanie, budowa i wdrożenie oprogramowania, dostarczenie i udzielenie przez wykonawcę licencji na korzystanie z oprogramowania czy wykonanie migracji danych z wcześniejszego systemu do dostarczonego oprogramowania. Są to niewątpliwie czynności związane z wdrożeniem i uruchomieniem systemu komputerowego umożliwiające jego użytkowanie.

Zdaniem izby skarbowej inaczej należy zakwalifikować szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania. Uznała ona, że nie mają one związku z samym uruchomieniem i funkcjonowaniem oprogramowania, a więc nie będą zwiększać wartości początkowej prawa majątkowego. Wydatki na szkolenia mają bowiem na celu podnoszenie kwalifikacji pracowników użytkujących oprogramowanie. Zatem wydatki te winny być oceniane i kwalifikowane na zasadach ogólnych.

[srodtytul]Darmowe oprogramowanie[/srodtytul]

Firmy mają również wątpliwości, w jaki sposób rozliczać nieodpłatne oprogramowanie. Problemem tym zajmowała się m.in. [b]Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 17 sierpnia 2008 r. (IBPB1/415-331/08/MW)[/b]. Spółka, która wystąpiła z pytaniem, planuje zainstalowanie tzw. darmowego oprogramowania. Jest ono powszechnie i nieodpłatnie dostępne poprzez serwer internetowy. Z korzystaniem z niego nie są związane żadne opłaty licencyjne. Izba skarbowa potwierdziła, że w takiej sytuacji podatnik nie musi wykazywać przychodu ani dokonywać amortyzacji.

[srodtytul]Aktualizacje[/srodtytul]

Przepisy nie przewidują możliwości ulepszania wartości niematerialnych i prawnych. W związku z tym występują trudności z rozliczaniem wydatków na aktualizacje programów komputerowych. W [b]interpretacji z 19 stycznia 2009 r. (IPPB5/423-161/08-2/AS) Izba Skarbowa w Warszawie [/b]uznała, że należy je zaliczyć bezpośrednio do kosztów w chwili zarachowania faktur dokumentujących poniesione wydatki.

Spółka, która zwróciła się z pytaniem w styczniu 2008 r., kupiła i wprowadziła do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych oprogramowanie komputerowe służące do zarządzania wynikami biznesu. Wydatki te firma zalicza do kosztów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne.

W październiku 2008 r. spółka zleciła rozbudowę nabytego systemu. Miała ona na celu udoskonalenie programu pod względem użytkowym i funkcjonalnym (np. możliwość „ładowania” i przeglądania danych tygodniowo, a nie tylko miesięcznych). Zlecone prace nie wiążą się z utworzeniem nowego programu komputerowego, a wprowadzenie do używania nowych funkcji nie wiąże się ze zmianą udzielonej spółce licencji.