Zmiana formy księgowości bez problemów podatkowych

Tak wynika z ostatniej [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=279410]nowelizacji ustawy o rachunkowości (DzU nr 144, poz. 900)[/link]. Weszła w życie 22 sierpnia, czasu na przekształcenie jest więc niewiele. Czy zmiana formy księgowości w trakcie roku nie spowoduje jednak problemów podatkowych?

[srodtytul]Wyższy limit dla małych firm [/srodtytul]

Przypomnijmy, że możliwość przejścia na księgę przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych, które prowadzą działalność samodzielnie, a także spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, których przychody w 2007 r. wynosiły od 800 000 euro (3 022 000 zł to wysokość poprzedniego limitu) do 1 200 000 euro (4 533 000 zł to kwota obecnego limitu). Jeśli więc firma w ubiegłym roku miała przychody np. w wysokości 4 000 000 zł i musiała w 2008 r. założyć księgi rachunkowe, to teraz może wrócić do prostszej formy księgowości.

[srodtytul]Księgi trzeba pozamykać... [/srodtytul]

Oczywiście zmiana formy rozliczania to konieczność przeprowadzenia pełnej procedury zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jak pisał Piotr Przemysław Żak w artykule [link=http://www.rp.pl/artykul/179029.html]„We wrześniu można wrócić do podatkowej księgi”[/link] (DF z 21 sierpnia 2008 r.), niezbędne będzie przede wszystkim przeprowadzenie inwentaryzacji (spisy z natury, potwierdzenia sald, weryfikacja sald), a także księgowe ustalenie wyniku finansowego. Trzeba też pamiętać o zapewnieniu porównywalności danych w sprawozdaniu (niepełny rok 2008 i wykazywany wraz z nim rok 2007).

[srodtytul]...a dochód zsumować [/srodtytul]

Czy przejście z pełnej księgowości na uproszczoną nie skomplikuje zasad obliczania dochodu z działalności? Po zmianie trzeba go ustalać na podstawie księgi przychodów i rozchodów, uwzględniając oczywiście dochód z okresu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tak samo będzie z dochodem rocznym, sumujemy po prostu dwa okresy:

- od 1 stycznia do 31 sierpnia – dochód wyliczony na podstawie ksiąg handlowych,

- od 1 września do 31 grudnia – dochód wyliczony na podstawie księgi podatkowej.

Niezależnie jednak, jaką formę ewidencji prowadzimy, dochód i tak musimy ustalić, kierując się zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT). Ona decyduje, co jest podatkowym przychodem i kosztem. Problem jednak w tym, że przewiduje różne sposoby rozliczania tych kosztów.

[srodtytul]Koszty w pełnej księgowości... [/srodtytul]

Dla przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe ustawa o PIT wprowadza podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić niektóre koszty poniesione po jego zakończeniu (art. 22 ust. 5a i 5b ustawy o PIT).

Z kolei koszty pośrednie potrącamy w roku ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku.

Te zasady rozliczania kosztów dotyczą firm prowadzących księgi rachunkowe, ale mogą je również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się do danego roku.

[srodtytul]...i w uproszczonej [/srodtytul]

Tak więc przedsiębiorcy, którzy rozliczają się za pomocą księgi przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążą z przychodem, pośrednie odliczają w momencie poniesienia) albo stosować metodę uproszczoną. Ten drugi sposób polega na rozliczaniu wszystkich kosztów w momencie poniesienia.

Kiedy koszt jest poniesiony? Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 lutego 2007 r. (odpowiedź na pytanie DF), w przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. Do tego stanowiska stosuje się zdecydowana większość urzędów.

Oczywiście od tej zasady są wyjątki. Przykładowo [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=34BA8DED269B2D2CF96D9237167460D2?id=170518]rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[/link] mówi, że towary trzeba zaksięgować od razu po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Tak więc towary wpisujemy w kolumnie 10 księgi, jeśli je sprzedamy, wykazujemy przychód, a jeśli nie, pomniejszają koszty w remanencie.

Natomiast wynagrodzenia, składki ZUS, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych księgujemy w momencie zapłaty. Podobnie będzie np. z odpisami na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo odsetkami od pożyczki.

Jak rozliczać koszty po zmianie formy księgowości? Wszystko zależy od tego, jaką wybierzemy metodę: memoriałową czy uproszczoną >patrz ramki.

[srodtytul]Pamiętaj o zawiadomieniu[/srodtytul]

O tym że założyliśmy księgę przychodów i rozchodów, trzeba poinformować naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na nasze miejsce zamieszkania. Pisemne zawiadomienie musimy złożyć do 22 września. W spółkach zawiadomienie składa każdy ze wspólników do urzędu właściwego miejscowo według swojego miejsca zamieszkania. Trzeba też będzie zaktualizować zgłoszenie NIP.

[ramka][b]Komentuje Hanna Kozłowska, biegły rewident i doradca podatkowy w Kancelarii Doradców i Audytorów KDA[/b]

Przejście na księgę przychodów i rozchodów może wielu przedsiębiorcom ułatwić życie, szczególnie właścicielom jednoosobowych firm, dla których księgi rachunkowe – ze wszystkimi obowiązkami dotyczącymi np. ewidencjonowania przepływów pieniężnych – są kulą u nogi. Nie spodziewam się większych problemów podatkowych przy zmianie formy księgowości. Przychody dla celów podatkowych i tak wykazujemy na podstawie ustawy o PIT. Jeśli chodzi natomiast o koszty, to przecież przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów mogą je rozliczać na zasadzie memoriałowej, czyli tak jak w księgach rachunkowych. Trudniej będzie, gdy przejdą na podatkową księgę i zdecydują się na metodę uproszczoną (księgowanie kosztów w momencie poniesienia). Wtedy trzeba je „zinwentaryzować” i te, które były do tej pory rozliczane w czasie, zaliczyć w księdze przychodów i rozchodów jednorazowo do kosztów podatkowych.

Przy rozpoczynaniu zapisów w księdze przychodów i rozchodów przyda się zestawienie obrotów i sald, które jest jednym z elementów zamknięcia ksiąg rachunkowych. Niektóre zapisy na kontach będą bowiem przeniesione do podatkowej księgi (np. te przychody księgowe, które są jednocześnie podatkowymi). Będzie to swego rodzaju bilans otwarcia w księdze podatkowej. Które zapisy trzeba w niej kontynuować? Spójrzmy na poszczególne grupy kont:

- środki trwałe – kontynuujemy zapisy w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

- środki pieniężne – potrzebna jest tylko wycena do ewentualnego rozliczania różnic kursowych,

- rozrachunki – takiej pozycji nie ma w księdze podatkowej,

- magazyn – też się nie kontynuuje, zapasy rozlicza się na podstawie remanentu,

- koszty i przychody – musimy je uwzględnić w podatkowej księdze, oczywiście tylko te, które mają wpływ na dochód,

- rozliczenia międzyokresowe – trzeba je do końca rozliczyć, np. koszty potrącane w czasie zaksięgować w księdze podatkowej,

- zaliczki zapłacone i otrzymane – trzeba pamiętać, że kiedyś będą podatkowym kosztem i przychodem. [/ramka]