Księgę można prowadzić komputerowo, trzeba jednak spełnić kilka warunków.
Mówi o tym § 31 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Tak więc warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do jej prowadzenia,
- stosowanie programu zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
- przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Na koniec każdego miesiąca (nie później niż do 20 dnia następnego) trzeba sporządzić wydruk zapisów. Powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
Jeśli jednak przedsiębiorca posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydruku według wzoru, powinien założyć księgę w formie „papierowej”. W tym wypadku po zakończeniu miesiąca należy:
- sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów,
- wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.
O tych obowiązkach należy pamiętać, stosując m.in. program Excel.
Autor jest współpracownikiem Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska
