W obliczu ciągłych zmian na rynku pracy, pozyskiwanie odpowiednich talentów staje się coraz większym wyzwaniem dla organizacji. Jednym z narzędzi wpierających proces rekrutacji są programy rekomendacji, nazywane również referencyjnymi (ang. employee referral programs). Dzięki nim pracodawca pozyskuje kandydatów do pracy od podmiotów, z którymi już współpracuje (swoich pracowników). W zamian za to, w przypadku zatrudnienia polecanej osoby, przyznaje określone świadczenia. W ten sposób pracownicy mogą aktywnie uczestniczyć w budowaniu zespołu, polecając kandydatów, których kompetencje i wartości są im znane. Szansa, że będą to osoby dopasowane do organizacji, jest więc większa. W artykule przyjrzymy się korzyściom płynącym z wdrożenia takich programów oraz zasadom ich działania.
Czytaj więcej:
Adresaci programu rekomendacji pracowniczych
Programy na ogół są kierowane do pracowników. Krąg adresatów może być jednak szerszy i obejmować również np. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych czy spoza zakładu pracy (klientów lub byłych pracowników).
Warunki uzyskania świadczenia za rekomendację pracowniczą
Program powinien określać zasady jego działania, w tym w szczególności precyzować osoby uprawnione, warunki nabycia świadczenia w zamian za rekomendację, sposób zgłoszenia kandydata (np. przez platformę) oraz wymogi co do kandydata. Warto ustalić również długość okresu zatrudnienia poleconego kandydata, po którym przysługuje uprawnienie do świadczenia, a także rodzaj przyznawanego świadczenia.
Forma świadczeń za rekomendację pracowniczą
Najczęściej przyznawane są gratyfikacje pieniężne. Ich wysokość może być zróżnicowana, np. w zależności od rodzaju stanowiska, na które zgłasza się kandydata. W praktyce pojawiają się również i inne świadczenia, takie jak bony, vouchery czy świadczenia rzeczowe.
Moment nabycia prawa do świadczenia za rekomendację pracowniczą
Regulaminy takich programów zwykle przewidują wypłatę świadczenia po spełnieniu określonego warunku (np. po trzech miesiącach zatrudnienia osoby poleconej czy w przypadku zatrudnienia na czas nieokreślony lub określony – po okresie próbnym). Chodzi bowiem o to, żeby nie dochodziło tylko do formalnego spełnienia warunków, aby uzyskać świadczenie, ale do rzeczywistego pozyskania pracownika celem nawiązania długofalowej współpracy. Zresztą można spotkać takie programy, w których świadczenia przyznawane są etapami, np. w przypadku trzymiesięcznego zatrudnienia przysługuje określona kwota, ale jeżeli kandydat będzie pracował dalej, to po pół roku może przysługiwać kolejne świadczenie. W ten sposób docenia się wsparcie w pozyskiwaniu pracowników stałych (a na tym najczęściej zależy pracodawcom).
Program rekomendacji pracowniczych a kwalifikacja podatkowa
W związku z uprawnieniem do nabycia świadczenia, pojawia się pytanie o charakter uzyskiwanego przez pracowników w ten sposób przychodu. Czy jest to przychód ze stosunku pracy, czy też może z innych źródeł? Zakwalifikowanie do jednej z tych grup będzie miało wpływ chociażby na kwestie pobierania zaliczek na podatek dochodowy przez pracodawcę czy opłacanie składek ZUS.
Dla oceny charakteru przychodu istotne jest w szczególności to, czy świadczenie ma charakter ekwiwalentu za wykonaną pracę (wtedy zazwyczaj będzie przychodem ze stosunku pracy), czy jest dodatkową gratyfikacją niezależną od obowiązków pracowniczych (wówczas należałoby iść w kierunku przychodu z innych źródeł). Warto podkreślić, że fakt wypłacania świadczenia przez pracodawcę na rzecz pracownika nie oznacza automatycznie, że każda kwota wypłacona pracownikowi musi być traktowana jako przychód ze stosunku pracy. Jeżeli świadczenie nie jest powiązane z realizacją obowiązków wynikających z umowy o pracę, a program jest otwarty dla różnych podmiotów (nie tylko pracowników), to organ podatkowy może zakwalifikować takie świadczenie jako przychód z innych źródeł.
Program rekomendacji pracowniczych – stanowiska organów skarbowych
Tu warto powołać się m.in. na interpretację dyrektora KIS z 30 lipca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.595.2024.1.DJ). Wnioskująca o interpretację spółka prowadziła program rekomendacji, w którym osobom polecającym (pracownikom i osobom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych) przysługiwała jednorazowa premia pieniężna po spełnieniu warunków (np. zatrudnienie poleconego kandydata i przepracowanie przez niego okresu próbnego). Dyrektor KIS potwierdził, że świadczenie pieniężne wypłacane osobom polecającym (tak pracownikom, jak i współpracującym kontrahentom) stanowi przychód z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 20 ustawy o PIT). W konsekwencji spółka nie była zobowiązana do pobrania zaliczki na PIT, ale miała obowiązki informacyjne (np. sporządzenie/udostępnienie informacji o przychodach zgodnie z art. 42a). W uzasadnieniu organ wskazał, że przysporzenie to nie jest ekwiwalentem za wykonywaną pracę i nie wynika z obowiązków pracowniczych.
Program rekomendacji pracowniczych – znaczenie przesłanek faktycznych
Warto dodać, że z interpretacji KIS (również późniejszych i prezentujących analogiczne stanowisko np. interpretacja z 17 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.68.2025.1.AK) wynika, że ostateczna kwalifikacja może zależeć od szczegółów. Dobrowolność udziału, brak powiązania z obowiązkami pracowniczymi oraz możliwość uczestnictwa osób spoza pracowników to cechy, które przemawiają za przypisaniem do „innych źródeł”.
Natomiast tam, gdzie rekomendowanie jest elementem obowiązków (np. na stanowisku kadrowej rekrutacja jest elementem zakresu obowiązków), kwalifikacja może być odmienna. Często natomiast w takich sytuacjach osoby zajmujące się sprawami rekrutacji są po prostu wyłączone z programu (właśnie dlatego, że pozyskiwanie kandydatów należy do ich standardowych obowiązków wynikających z umowy o pracę).
Program rekomendacji pracowniczych a skutki ubezpieczeniowe – stanowisko ZUS
Stanowisko ZUS w analogicznych sprawach jest zbieżne z praktyką KIS: jeśli świadczenie nie jest wynagrodzeniem za pracę (nie jest przychodem ze stosunku pracy), to nie tworzy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Przykładowo ZUS w piśmie z 8 sierpnia 2024 r. (sygn. DI/100000/43/706/2024) potwierdził, że jednorazowa nagroda za polecenie, która nie jest ekwiwalentem za pracę, nie podlega oskładkowaniu. Oznacza to, że pracodawca nie musi odprowadzać składek od takiego świadczenia.
Korzyści z wprowadzenia programu rekomendacji
Odpowiadając sobie na pytanie, czy jest sens wprowadzać programy rekomendacji pracowniczych, warto bliżej przyjrzeć się korzyściom. Jedną z nich jest zwiększenie efektywności rekrutacji. To istotne zwłaszcza w przypadku rekrutacji pracowników, których pozyskanie jest utrudnione i o wyborze pracodawcy decydują detale. Program rekomendacji może pozwolić na skrócenie czasu poszukiwań kandydatów, ograniczając w ten sposób koszty i uwalniając zasoby.
Ponadto kandydaci z polecenia są rekomendowani przez osoby znające dokładnie kulturę pracy panującą w zakładzie, dzięki czemu nowi pracownicy mogą być lepiej do niej dopasowani. To zaś sprzyja zmniejszeniu rotacji.
Z drugiej strony, z perspektywy dotychczasowych pracowników, aktywne uczestnictwo w programie może dawać poczucie wpływu na kształt organizacji i współodpowiedzialności za zrekrutowanych pracowników. To z kolei może przyczynić się do większego zaangażowania we wdrożenie i wsparcie nowego pracownika.
Czytaj więcej:
Warto również wskazać, że tego rodzaju programy mogą wpływać na pozytywne budowanie wizerunku pracodawcy. Wprowadzenie programu nie tylko pokazuje, iż pracodawca docenia swoich pracowników, pozwalając im bezpośrednio wpływać na kształt zespołu, ale jednocześnie jest świetnym narzędziem budowania marki pracodawcy. Przedstawia zakład pracy jako miejsce, do którego chętnie poleca się znajomych. Dotychczasowi pracownicy stają się niejako ambasadorami pracodawcy.
