Upoważniona osoba w spółce może także współpracującemu na podstawie umowy cywilnoprawnej polecić podróż służbową, aby załatwił sprawy firmy. Warunek jest tylko taki, aby wyjazd łączył się z zadaniami, które wynikają z umowy łączącej strony. Wtedy współpracownik otrzyma od spółki świadczenia przewidziane w tym kontrakcie.
W związku z wyjazdem w celu np. prowadzenia rozmów z kontrahentami współpracownikowi przysługują takie same należności jak pracownikowi (§ 3 rozporządzenia o podróżach krajowych). Chodzi o diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów (z siedziby spółki lub z miejsca zamieszkania współpracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży i z powrotem),
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez firmę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety i inne należności wypłacone współpracownikowi z racji podróży odbytej w celach firmowych pod określonymi warunkami nie podlegają opodatkowaniu. Ale tylko do wysokości określonej w odrębnych przepisach, w tym w rozporządzeniu o podróżach krajowych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Zwolnienie stosuje się, gdy otrzymane świadczenia nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów współpracownika (wykonawcy dzieła), natomiast zostaną poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów spółki (firmy zamawiającej dzieło).
Zwrócone współpracownikowi kwoty nie są oskładkowane, bo umowa o dzieło zawarta z osobą niebędącą pracownikiem spółki nie powoduje obowiązków ubezpieczeniowych.
Spółka może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów prawidłowo udokumentowane wydatki na delegacje. Chodzi o kwoty wypłacone współpracownikowi, jeśli pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami osiąganymi przez spółkę.
Kosztami uzyskania przychodów firmy są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (art. 15 ust. 1 updop).
Autorka jest radcą prawnym
