Zakładowy fundusz dopłaca do kolonii dopiero po ich opłaceniu

Kiedy powinniśmy przyjąć wniosek pracownika o dofinansowanie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kolonii dzieci: jeszcze przed ich wyjazdem czy dopiero po zakończeniu wypoczynku?

Wniosek o przyznanie dopłaty do wypoczynku dzieci pracownik powinien złożyć po opłaceniu w całości lub uregulowaniu przedpłaty za pobyt dziecka (dzieci) na kolonii (obozie młodzieżowym). Zasady te powinny być określone w przepisach wewnętrznych firmy, np. w regulaminie zfśs (art. 8 ustawy o zfśs).

Pracownik, który przedstawi komplet wymaganych dokumentów stwierdzających pobyt dziecka (dzieci do lat 18) na wczasach, koloniach czy obozie zorganizowanym przez uprawnioną do tego firmę, skorzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w skrócie updof).

Wolne od podatku dochodowego – zgodnie z tym przepisem – są bowiem dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu z:

- funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

- innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 760 zł.

Aby pracownik skorzystał ze zwolnienia od podatku dopłaty do wypoczynku dzieci, dowód wpłaty musi zawierać określone dane i informacje. Ma z niego wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, kto z niego korzystał (tj. imię i nazwisko dziecka), z jakiej formy wypoczynku korzystało dziecko (musi to być forma zorganizowana przez uprawniony podmiot) i w jakim okresie oraz jaka jest kwota poniesionego wydatku. Dowód wpłaty musi podpisać osoba, która wystawiła ten dokument.

Po przedstawieniu przez pracownika dokumentów potwierdzających dokonanie opłaty lub przedpłaty zorganizowanej formy wypoczynku takie dofinansowanie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych już w momencie dokonania dopłaty. Dofinansowanie wypoczynku dziecka ze środków zfśs nie jest natomiast oskładkowane, niezależnie od kwoty takiej dopłaty (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego).

Zakład pracy nie zawsze musi zastosować zwolnienie od podatku. Robi to tylko wtedy, gdy pracownik rzeczywiście poniósł wydatek i odpowiednio go udokumentował (dowodem wpłaty).

To podwładny musi udowodnić swoje prawo do przysługującego mu zwolnienia i przedłożyć pracodawcy dowody. Przepisy nie określają wprost, jaki dowód powinien przedstawić zatrudniony, który poniósł wydatek związany z wypoczynkiem dziecka do lat 18. W ewentualnym sporze z urzędem skarbowym obowiązuje zasada, że dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 ordynacji podatkowej). Zwyczajowo przyjmuje się, że są to dowody wpłaty.

Przypominamy jednocześnie, że pracodawcy administrującemu środkami zfśs nie wolno ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej. Jego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (por. wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00).