Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zwrócić wydatki na nocleg w wysokości przekraczającej limit.
Tak wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. określającego zasady rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej. Dotyczy ono wprawdzie pracodawców ze sfery budżetowej, ale mogą je stosować również inni. W rozporządzeniu znajdziemy limity wydatków zwracanych pracownikom za noclegi. Ale § 9 ust. 3 rozporządzenia dopuszcza zwrot kosztów za hotel w wysokości przekraczającej limit. Można to jednak zrobić tylko w uzasadnionych przypadkach. Przepisy nie definiują tego pojęcia, a więc o tym, kiedy ma miejsce „uzasadniony przypadek”, decyduje właściciel firmy. Może on uznać, że pobyt w hotelu, w którym odbywa się sympozjum (nawet bardzo drogim), ułatwi pracownikowi wykonanie służbowych obowiązków (np. spotkania z kontrahentami po wykładach, nawiązywanie nowych kontaktów). Podstawą do rekompensaty kosztów noclegu będzie hotelowy rachunek.
Wydatek na nocleg pracownika w trakcie służbowego wyjazdu może być kosztem podatkowym. Nawet wtedy, gdy przekracza określone w rozporządzeniu kwoty. Oczywiście musi być spełniony podstawowy warunek odliczania wydatków, czyli związek z działalnością i przychodem. Firma powinna więc mieć dokumenty potwierdzające firmowy cel wyjazdu. Oprócz faktur, rachunków, biletów mogą to być np. materiały konferencyjne (program, konspekty wystąpień), notatki ze spotkań, oferty otrzymane od kontrahentów.
Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 marca 1998 r. (I SA/Gd 828/96) dotyczącym delegacji dyrektora firmy: „Strona powinna wykazać, a co najmniej uprawdopodobnić, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu. Do zaakceptowania stanowiska podatnika nie jest wystarczające ogólnikowe powoływanie się przez stronę na prowadzenie negocjacji, które nie zakończyły się zawarciem kontraktu. Nie sposób założyć, że strona ograniczyła się do kontaktów osobistych z przedstawicielami kontrahenta zagranicznego, a nie zachowała żadnej korespondencji, faksów, rachunków telefonicznych, ofert, umowy przedwstępnej itp. W tym stanie rzeczy samo twierdzenie dyrektora spółki o prowadzeniu negocjacji, które miały przynieść efekt w postaci kontraktu na wykonanie robót budowlanych, nie jest wystarczające”.
Przy rozliczaniu podróży służbowych trzeba pamiętać o ograniczeniach dotyczących zwrotu wydatków za używane w trakcie podróży służbowej samochody, które nie są środkiem trwałym pracodawcy. Tu kosztem podatkowym są tylko kwoty nieprzekraczające limitu kilometrówki (iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu). Ponadto warunkiem zaliczenia tych należności do kosztów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
