Tak.
Spółka musi jednak mieć dowody potwierdzające, że wyjazd był faktycznie związany z prowadzeniem jej spraw. Jak podkreślił
Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 26 lipca 2006 r. (1472/ROP1?423?156/239/06/RM)
, skoro celem wyjazdu członka zarządu do Kanady było prezentowanie oferty i zbieranie zamówień, to powinien zadbać o udowodnienie „z kim spotkania się odbywały, czego dotyczyły i jakie są efekty”.
Poza tym umowa z menedżerem powinna szczegółowo określać zasady zwrotu wydatków. Jak czytamy w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 grudnia 2003 r. (I SA/Gd 1618/00): „strony powinny, dla celów dowodowych, sprecyzować, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy-zlecenia czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca”. Także w piśmie ministra finansów z 22 września 2003 r. (odpowiedź na zapytanie poselskie) podkreślono: „Kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki”.
Przy rozliczeniu kosztów podróży nie ma ograniczeń kwotowych, poza wydatkami na samochód osobowy. Jeśli menedżer wykonujący służbowe zadanie podróżuje autem osobowym, kosztem mogą być tylko wydatki nieprzekraczające limitu kilometrówki. Wylicza się go mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Aby ustalić, ile auto przejechało, trzeba prowadzić ewidencję jego przebiegu.
