Nie tylko faktura dokumentuje zakupy

Najczęstszym dowodem księgowym są faktury VAT. Ponieważ ustawodawca określił jedynie, co mają zawierać, do podatników trafiają różne ich formy graficzne. Mają one pewną wspólną cechę: są podstawą zapisów w prowadzonych księgach. Ale nie tylko one.

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

obok faktur VAT i różnych ich odmian wymienia inne dokumenty, które mogą być podstawą zapisów w księdze. Można podzielić je na trzy grupy. Do pierwszej zaliczamy te, które – nie będąc fakturami VAT – zawierają nazwy stron transakcji, jej datę oraz przedmiot i wartość. Są nimi np. dowody opłat pocztowych i bankowych a także książeczki opłat (np. rtv).

Druga grupa to dokumenty, które mogą być tworzone samodzielnie przez podatnika. Rozporządzenie nazywa je dowodami wewnętrznymi.

Ten sposób dokumentowania ponoszonych kosztów jest ograniczony. Może być stosowany tylko w wymienionych przypadkach. Mówi o tym § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);

- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

- opłat sądowych i notarialnych;

- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;

- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi pełnych danych identyfikacyjnych; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzanego dowodu.

Trzecią grupą dokumentów, które mogą być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, są odpowiednio uzupełnione paragony lub dowody kasowe. Przy czym dotyczy to jedynie zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych lub kupna za granicą paliw i olejów. Uzupełnienie posiadanego dokumentu polega na tym, że na jego odwrocie należy przystawić pieczątkę firmową i wpisać nazwę kupionego towaru.

Jak widać, fakt poniesienia firmowych kosztów można potwierdzić nie tylko otrzymaną przy zakupach fakturą VAT. Może być to również inny dowód zapłaty lub paragon, a nawet samodzielnie sporządzony dokument.