Zasady rozliczania strat są takie same dla przedsiębiorców płacących podatek dochodowy od osób fizycznych, jak i dla firm opłacających podatek dochodowy od osób prawnych.
Poniesiona strata – jeśli nie jest zawiniona przez podatnika – może być kosztem podatkowym. Gdy dotyczy majątku obrotowego, do kosztów podatkowych zaliczymy całą jej wartość. Jeśli dotyczy środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, będziemy musieli obniżyć ją o dokonane odpisy amortyzacyjne.
Pamiętajmy jednak, że jeśli powstała strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka trwałego, nie ma podstaw do ponownego zaliczenia w koszty podatkowe jego wartości (wydatki poniesione na zakup środka trwałego zostały już bowiem całkowicie zaliczone do kosztów w postaci odpisów amortyzacyjnych).
Nie każdą jednak stratę możemy zaliczyć do kosztów podatkowych. Przepisy ustaw podatkowych (zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – ustawa o PIT, jak i ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych – ustawa o CIT) zabraniają wrzucania do kosztów niektórych strat. Dotyczy to:
- strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności,
- strat z odpłatnego zbycia wierzytelności, chyba że wierzytelność ta uprzednio została zarachowana jako przychód należny,
- strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym,
- strat powstałych w wyniku nadmiernych ubytków lub zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków lub niedoborów.
Przy zaliczaniu strat do kosztów podatkowych ważne jest zachowanie przedsiębiorcy. Kosztem nie mogą być bowiem – co podkreślają organy podatkowe – straty powstałe wyłącznie z winy podatnika. Problemy z rozliczaniem strat mogą pojawić się zatem wtedy, gdy są one skutkiem zaniedbań lub nieracjonalnych działań przedsiębiorcy.
Posiadanie dokumentacji to kolejny warunek zaliczenia strat do kosztów podatkowych. Samo oświadczenie o poniesieniu straty nie wystarczy. Dokumentacja nie może być też przypadkowa. Odpowiednim dowodem potwierdzającym poniesienie straty będzie np. protokół potwierdzony przez właściwe organy (policję lub instytucję ubezpieczeniową). Przedsiębiorca powinien zadbać, by dokument ten określał rodzaj szkody, jej ilość, wartość i przyczynę powstania, miał podpisy osób uprawnionych i datę. Organy podatkowe nie powinny natomiast w każdym wypadku wymagać dla dokumentowania strat dokumentów z postępowania prowadzonego przez policję.
Jeśli strata dotyczy składnika majątku trwałego, przedsiębiorca po jej stwierdzeniu powinien sporządzić odpowiedni dowód księgowy. Określa w nim wielkość straty na podstawie danych wynikających z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do wysokości wartości netto (a więc wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne). Następnie zalicza ją w ciężar kosztów w roku, w którym wystąpiła. Powinien też w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonać zapisów o likwidacji środka trwałego i jej przyczynach.
Przedsiębiorca poniósł stratę. Powinien więc postarać się o odpowiednie dowody, a są nimi najczęściej protokół zniszczenia, protokół policyjny albo protokoły szkód, potwierdzone przez straż pożarną lub instytucję ubezpieczeniową. Wystąpienie straty może potwierdzać także dokument wewnętrzny likwidacji środka trwałego (przy szkodach w składnikach majątku trwałego). Dowodem poniesienia strat mogą być też zeznania świadków czy opinie biegłych.
Zaliczając stratę do kosztów podatkowych, trzeba wykazać jej związek z prowadzoną działalnością. Będzie tak np. przy rozliczaniu wartości skradzionego środka trwałego. W przypadku towarów nie ma wątpliwości, że nabywamy je bezpośrednio w celu uzyskania przychodów. Ponieważ ich związek z przychodem jest bezpośredni, koszty na ich nabycie są potrącane dopiero przy sprzedaży (inne zasady obowiązują prowadzących podatkową księgę przychodów; po zakupie wpisują towary w kol. 10, a w momencie straty przeksięgowują do kol. 13). Na skutek kradzieży do sprzedaży jednak nie dochodzi. A ponieważ towar był nabyty w celu uzyskania przychodów, to strata na skutek kradzieży powinna stanowić koszt uzyskania przychodu.
Gdy w wyniku poniesionej straty uzyskujemy odszkodowanie, musimy liczyć się z koniecznością odprowadzenia od niego podatku. Odszkodowanie za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością jest bowiem przychodem. Powstaje on jednak dopiero w chwili faktycznego otrzymania odszkodowania, a nie np. jego zasądzenia.
