Przed wyborem warto się zastanowić i oszacować swoje przewidywane dochody. Możemy bowiem nadpłacić, jeżeli wybierzemy zaliczki uproszczone, a nasze zyski spadną. I odwrotnie, możemy się „skredytować” u fiskusa, gdy płacimy je w stałej wysokości, tymczasem nasze dochody rosną. Oczywiście musimy też pamiętać, że przedsiębiorca, który zaniży zaliczkę, będzie musiał zapłacić odsetki.

W jaki sposób rozliczać się z fiskusem? Co do zasady firmy mają trzy możliwości:

- co miesiąc liczą zaliczkę i płacą do urzędu (dla wszystkich przedsiębiorców),

- co kwartał liczą zaliczkę i płacą do urzędu: – mali podatnicy, czyli firmy, których przychody nie przekroczyły w 2007 r. 3 014 000 zł,– firmy rozpoczynające działalność,

- forma uproszczona (nie dla nowych firm oraz osiągających straty w poprzednich latach) – stała kwota zaliczki (pomniejszona ewentualnie o składkę zdrowotną).

Podstawowa metoda to odprowadzanie zaliczek co miesiąc od faktycznie uzyskanego od początku roku dochodu. Trzeba więc co miesiąc zsumować przychody, odjąć od nich koszty i wyliczyć podatek (według skali lub liniowy). Pomniejszamy go o składkę na ubezpieczenie zdrowotne, ale nie całą, tylko w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru. W 2008 r. płacimy składkę zdrowotną w wysokości 9 proc. podstawy wymiaru. Różnica więc przepada, bo nie można jej ani odliczyć od podatku, ani wrzucić w koszty.

Pan Kowalski prowadzi firmę doradczą i opłaca podatek według skali. W styczniu uzyskał dochód w wysokości 10 000 zł. Podatek liczy według skali: 10 000 zł x 19 proc. – 586,85 zł = 1313 zł (po zaokrągleniu)

>patrz skala podatkowa na 2008 rok

W styczniu zapłacił składkę zdrowotną (za grudzień 2007 r.) w wysokości 195,15 zł. Odliczyć może 168,04 zł (7,75 proc. podstawy wymiaru). Do urzędu odprowadzi więc 1145 zł (po zaokrągleniu) zaliczki.

Zaliczkę wpłacamy do 20 dnia następnego miesiąca. Należność za grudzień, w wysokości takiej jak za listopad, płacimy do 20 grudnia (czyli odprowadzamy wtedy podwójną zaliczkę). Po zakończeniu roku przedsiębiorcy rozliczający się według skali składają – do 30 kwietnia – zeznanie roczne na formularzu PIT-36. Liniowcom potrzebny jest formularz PIT-36L.

Już przy wyliczaniu styczniowej zaliczki możemy pomniejszyć dochód o połowę straty z poprzednich lat.

Może jednak zdarzyć się, że w rozliczeniu za ten rok wykażemy nową stratę. W takim wypadku strata odliczona przy ustalaniu zaliczek nie przepada, ale przechodzi na następny rok. Nie musimy też płacić odsetek od zaniżonych zaliczek, bo przecież mieliśmy prawo do odliczenia. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z 12 kwietnia 2006 r. (PB3-IP-8213-49/ 481/06).

Rozpoczynający działalność oraz małe firmy mogą rozliczać się z fiskusem raz na trzy miesiące

O wyborze takiej formy rozliczania trzeba oczywiście poinformować urząd skarbowy – do 20 lutego.

Kwartalne zaliczki mogą opłacać tzw. mali podatnicy. To przedsiębiorcy, których przychody ze sprzedaży (liczone razem z VAT) nie przekroczyły w poprzednim roku 800 000 euro. Przeliczamy je na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy (w zaokrągleniu do 1000 zł). Oznacza to, że w 2008 r. kwartalne zaliczki może opłacać podatnik, który w 2007 r. zmieścił się w limicie 3 014 000 zł.

Definicja małego podatnika mówi tylko o przychodach ze sprzedaży. Do limitu nie wliczamy więc np. przychodów z nieodpłatnych świadczeń, umorzonych zobowiązań, odsetek, kar umownych.

Przedsiębiorcom rozpoczynającym działalność kwartalne zaliczki przysługują tylko w pierwszym roku. W następnych latach mogą korzystać z tego przywileju, jeśli są małymi podatnikami. Rozliczać się co kwartał nie mogą firmy, które zostały utworzone:

- w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników albo

- w wyniku przekształcenia spółki lub spółek niemających osobowości prawnej lub

- przez osoby fizyczne, które wniosły na poczet kapitału nowo utworzonego podmiotu uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość co najmniej 10 000 euro.

Ta możliwość nie dotyczy też przedsiębiorców zakładających nową firmę, którzy w roku jej założenia a także w ciągu dwóch lat (licząc od końca roku poprzedzającego rok założenia):

- prowadzili działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnicy spółki niemającej osobowości prawnej lub

- działalność taką prowadził małżonek przedsiębiorcy i istniała między nimi wspólność majątkowa.

Zaliczki kwartalne także naliczamy narastająco, czyli od dochodu osiągniętego od początku roku. Do urzędu wpłacamy różnicę między wyliczonym podatkiem a sumą zaliczek za poprzednie kwartały. Trzeba to zrobić do 20 dnia następnego miesiąca. Za ostatni kwartał zaliczkę płacimy do 20 grudnia i jest taka sama jak zaliczka za poprzedni. Ostateczne rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym.Zaliczki odprowadzamy za kwartał roku kalendarzowego. Muszą pamiętać o tym osoby prawne, u których rok podatkowy nie musi pokrywać się z kalendarzowym.

Pan Kowalski zdecydował się opłacać zaliczki co kwartał i poinformował o tym do 20 lutego urząd skarbowy. W styczniu uzyskał wysokie dochody, w lutym jednak sporo zainwestował w firmę. Kupił m.in. kilka środków trwałych, które jednorazowo zamortyzował. W rozliczeniu za pierwszy kwartał wyszło mu więc więcej kosztów niż przychodów. Wobec tego nie zapłaci w ogóle zaliczki za ten okres. Gdyby nie wybrał kwartalnej metody, musiałby odprowadzić zaliczkę za styczeń.

O wyborze kwartalnych zaliczek musimy powiadomić urząd skarbowy. Mamy na to czas do 20 lutego. Jeśli zakładamy firmę w trakcie roku, musimy złożyć zawiadomienie do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności (nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu). Informacja o wyborze kwartalnych zaliczek dotyczy także następnych lat, chyba że chcemy zrezygnować z tej możliwości (wtedy zawiadamiamy o tym urząd do 20 lutego).

Kwartalne zaliczki mogą też płacić ryczałtowcy. Dotyczy to jednak tylko tych podatników, których przychody w 2007 r. nie przekroczyły 94 200 zł. Powinni o tym zawiadomić urząd skarbowy już do 20 stycznia.

Przy metodzie kwartalnej muszą wpłacać podatek do 20 dnia następnego miesiąca po upływie kwartału, a za ostatni kwartał roku podatkowego – do 31 stycznia następnego roku (w terminie złożenia zeznania).

Jak mają liczyć limit dla małych podatników wspólnicy spółek osobowych, którzy chcą skorzystać z kwartalnych zaliczek? Oprócz przychodów ze spółki mogą przecież prowadzić też działalność na własną rękę. Aby ustalić, czy spełniają kryteria małego podatnika, powinni zsumować wszystkie przychody. Jak czytamy w piśmie Ministerstwa Finansów z 1 lutego 2007 r. (MB8/550/2006): „przy ocenie spełnienia kryteriów małego podatnika do limitu 800 000 euro uwzględnia się wszystkie przychody osiągnięte przez podatnika z działalności gospodarczej niezależnie od formy jej prowadzenia (tj. zarówno przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, jak i z udziałów w spółce niebędącej osobą prawną)”.

Może więc zdarzyć się, że jeden wspólnik spółki cywilnej jest małym podatnikiem, a drugi już nie. Jeden więc może płacić zaliczki co kwartał, a drugi co miesiąc. Zgadza się na to Ministerstwo Finansów, w piśmie z 1 lutego 2007 r. stwierdza bowiem: „w przypadku uzyskiwania dochodów z działalności gospodarczej w spółce niebędącej osobą prawną status pozostałych wspólników nie wpływa na możliwość wyboru przez małego podatnika kwartalnego sposobu wpłacania zaliczek”. Potwierdzają to też urzędy, np. Urząd Skarbowy Łódź-Widzew w interpretacji z 23 lipca 2007 r. (IX-005/2007/Z/K/07).

Przedsiębiorcy, którym rosną dochody, mogą płacić niższe zaliczki na podatek. Różnicę dopłacą dopiero w zeznaniu rocznym

Będzie tak, gdy skorzystają z uproszczonej metody, o której mówi art. 44 ust. 6b ustawy o PIT.

Możliwość taką mają podatnicy prowadzący działalność bez względu na to, czy wybrali opodatkowanie według skali podatkowej, czy 19-proc. stawką liniową. Mogą oni wpłacać przez cały rok podatkowy zaliczki w takiej samej wysokości za każdy miesiąc, o ile spełnią odpowiednie warunki.

Muszą przede wszystkim w 2006 r. (albo w 2005 r.) osiągnąć dochód z działalności gospodarczej przekraczający kwotę 2790 zł. Jeżeli nie mieli takiego dochodu, nie jest możliwe wpłacanie zaliczek w uproszczonej formie. Nie mogą z tej metody skorzystać również ci podatnicy, którzy rozpoczną prowadzenie działalności albo w danym roku, albo w roku poprzednim.

Dla nich nie ma po prostu dochodu, na podstawie którego wyliczane są uproszczone zaliczki. Dla wyliczenia tych zaliczek nie ma żadnego znaczenia wysokość dochodu osiągniętego w roku bezpośrednio poprzedzającym rok, w którym chce się je wpłacać.

Podatnicy, którzy pierwszy raz wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek, muszą do 20 lutego zawiadomić pisemnie o decyzji właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie obowiązuje też na przyszłe lata. Rezygnacja z wpłacania zaliczek w uproszczonej formie wymaga poinformowania urzędu do 20 lutego danego roku podatkowego.

Zaliczki w uproszczonej formie należy wpłacać według zasad i w terminach przewidzianych dla podatników prowadzących działalność gospodarczą (czyli „podwójny” listopad, pomniejszenie o składkę zdrowotną podlegającą odliczeniu – 7,75 proc. podstawy wymiaru). Trzeba przy tym pamiętać, że zmiana kwoty dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczek związana albo z korektą zeznania rocznego, albo z decyzją fiskusa powoduje odpowiednie zmiany w wysokości wpłacanych zaliczek (art. 44 ust. 6f i ust. 6g ustawy o PIT).

Uproszczona forma wpłacania zaliczek jest szczególnie korzystna dla przedsiębiorców, których dochody rosną w przewidywalny sposób. Powinni ją wybrać np. ci, którzy z racji zawieranych umów i pozycji na rynku wiedzą, że w kolejnych latach – o ile nie wystąpią niespodziewane zdarzenia – ich obroty będą stale wzrastać. Płacąc zaliczki niższe od wyliczanych normalnie, dysponują swego rodzaju nieoprocentowanym kredytem, którego termin spłaty przypada na koniec kwietnia przyszłego roku. Nie bez znaczenia jest również to, że kwoty zaliczek uproszczonych nie są pochodną zapisów księgowych danego roku. Oznacza to, że błędny zapis np. z lutego, odkryty i naprawiony przed złożeniem zeznania rocznego, nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji, chociażby w postaci odsetek za zwłokę.

Z uproszczonej formy zaliczkowania powinni także skorzystać podatnicy, którzy nie lubią sporządzać w trakcie roku remanentów. Organy podatkowe, od czasu do czasu, nakazują „w celu urealnienia dochodu” przygotować na koniec miesiąca spis z natury towarów. Po takiej czasochłonnej i przeszkadzającej w normalnym działaniu operacji zaliczkę należy wyliczyć od dochodu z uwzględnieniem różnic remanentowych. Podatnicy, którzy wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek, muszą ją stosować przez cały rok podatkowy. Dlatego też sporządzanie przez nich remanentów w trakcie roku nie przełoży się na zwiększenie wpływów budżetowych. W ich przypadku nakazanie przygotowania remanentu nie powinno więc wystąpić w trakcie normalnej działalności – może się oczywiście zdarzyć w trakcie kontroli podatkowej, gdy będzie to potrzebne kontrolującym np. do wyliczenia marży.

Firmy, które zdecydują się na opłacanie zaliczek w stałej wysokości, mogą mieć problem z ich wyliczeniem

Podstawą ustalenia zaliczki jest dochód z zeznania rocznego. Ustawa o PIT nie precyzuje jednak, o którą konkretnie pozycję chodzi.

Przypomnijmy, że uproszczone zaliczki mogą odprowadzać zarówno przedsiębiorcy rozliczający się według skali, jak i płacący podatek liniowy. U tych pierwszych zaliczka to 1/12 podatku (obliczonego według aktualnej skali) od dochodu wykazanego w zeznaniu za 2006 r. Jeśli w tym roku mieliśmy stratę albo dochód nieprzekraczający 2790 zł, liczymy podatek od dochodu za 2005 r.

Pan Kowalski w rozliczeniu za 2006 r. wykazał dochód w wysokości 40 000 zł. Uproszczoną zaliczkę na 2008 r. wyliczy tak: 40 000 zł x 19 proc. – 586,85 zł = 7013,15 zł : 12 = 584 zł (po zaokrągleniu) Taką zaliczkę (pomniejszoną jedynie o składkę na ubezpieczenie zdrowotne w części do odliczenia) musi co miesiąc odprowadzać do urzędu skarbowego.

U liniowców uproszczona zaliczka to 1/12 podatku wyliczonego przy zastosowaniu 19-proc. stawki.

Pan Kowalski opłaca 19-proc. liniowy podatek z działalności. W 2008 r. zdecydował się na uproszczoną formę odprowadzania zaliczek. Wyliczył je w następujący sposób: 78 000 zł (dochód za 2006 r.) x 19 proc. = 14 820 zł : 12 = 1235 zł. Zaliczka jest co miesiąc pomniejszana o składkę na ubezpieczenie zdrowotne (7,75 proc. podstawy jej wymiaru).

Jak więc widać, podstawą wyliczenia uproszczonej zaliczki jest dochód. Ale który? Art. 44 ust. 6b ustawy o PIT mówi o dochodzie z działalności gospodarczej wykazanym w zeznaniu. Jeśli przyjrzymy się deklaracji PIT-36, to znajdziemy w niej dochód wyliczony po odjęciu kosztów od przychodów, dochód po odliczeniu strat i składek oraz dochód po odliczeniu innych ulg. Także w zeznaniu PIT-36L od dochodu (przychód minus koszty) możemy odjąć straty z poprzednich lat oraz składki na ubezpieczenia społeczne i dopiero wtedy wychodzi nam „dochód po odliczeniach”. Która z tych kategorii jest podstawą obliczenia zaliczki? Kwoty mogą wyjść bardzo różne, a zaniżona zaliczka to ryzyko zapłaty odsetek za zwłokę.

Zdaniem organów podatkowych przy wyliczaniu uproszczonej zaliczki bierzemy pod uwagę dochód z działalności przed pomniejszeniem o ewentualne ulgi (np. o połowę straty z poprzednich lat albo darowiznę). Jak podkreśliła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 23 kwietnia 2007 r. (BF 415-9-07/z), dochodem jest nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania. Art. 44 ust. 6b ustawy o PIT mówi właśnie o takim dochodzie (a nie podstawie opodatkowania). Nie można więc od niego – jeszcze przed wyliczeniem zaliczki – odjąć straty z poprzednich lat. Także Urząd Skarbowy w Gorlicach w interpretacji z 28 maja 2007 r. (PDOF/415-34/07/ 30477) stwierdził, że podstawę wyliczenia kwoty miesięcznej zaliczki przy zastosowaniu uproszczonej formy stanowi dochód z działalności gospodarczej, którego nie pomniejszają odliczenia.

Inaczej jest u osób prawnych. U nich uproszczona zaliczka wynosi 1/12 podatku z zeznania za 2006 r. (albo 2005 r., jeżeli w zeznaniu za 2006 r. nie wykazano podatku). Gdy brany pod uwagę przy liczeniu zaliczki rok podatkowy jest krótszy lub dłuższy niż 12 miesięcy, podstawą jest podatek przypadający proporcjonalnie na każdy miesiąc. Jak więc widać, podstawa naliczenia zaliczki u osób prawnych uwzględnia już odliczenia (np. strat albo darowizn). Potwierdził to Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 13 marca 2007 r. (1472/ROP1/423-68/07/AP).

Elżbieta Ochocka, doradca podatkowy w Spółce Doradztwa Podatkowego Dalc i Ochocki Doradcy sp. z o.o. z Poznania

Ustawa o PIT nie określa, jaki dochód jest podstawą wyliczenia uproszczonej zaliczki – czy jest to po prostu „przychód minus koszty”, czy też można odjąć od niego jeszcze straty lub ulgi. Organy podatkowe opowiadają się za pierwszym rozwiązaniem, kierując się literalną wykładnią pojęcia „dochód z działalności gospodarczej”. Moim zdaniem z przepisów nie wynika, że podstawą obliczenia zaliczki jest dochód bez uwzględniania odliczeń. Tym bardziej że naruszałoby to zasadę równego traktowania podatników, bowiem u osób prawnych zaliczka to 1/12 podatku obliczonego od dochodu pomniejszonego o ewentualną stratę lub ulgę. Te odliczenia powinny być również uwzględniane przy wyliczaniu zaliczki u osób fizycznych. Podatnicy muszą jednak zastanowić się, czy warto ryzykować spór z urzędem. Wprawdzie przy rozliczeniu rocznym wszystko się wyrówna, ale musimy pamiętać, że organy podatkowe mogą od zaniżonych zaliczek naliczyć odsetki za zwłokę.

Liczy się dochód z 2006 r.

Podstawą obliczenia uproszczonej zaliczki w 2008 r. jest dochód wykazany w zeznaniu złożonym w poprzednim roku, czyli za 2006 r. Nie może to być dochód z 2007 r., nawet jeśli wyliczymy go jeszcze przed zapłaceniem pierwszej zaliczki - interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 października 2007 r. (ILPB3/423-40/07-2/MC)

Przywilej również dla działających w strefie

Z uproszczonych zaliczek mogą skorzystać również firmy prowadzące działalność gospodarczą na terenie specjalnej strefy ekonomicznej. Przepisy nie wprowadzają dla nich ograniczeń - interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 grudnia 2007 r. (ITPB3/423-150/07/DK)

Podatek minus odliczenia

U osób prawnych uproszczona zaliczka wynosi 1/12 należnego podatku. Należnego, czyli pomniejszonego o przewidziane przepisami odliczenia - interpretacja Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 24 września 2007 r. (PUS.I/423/72/07)

Albo co kwartał, albo uproszczone

Mały podatnik, który zdecydował się opłacać zaliczki co kwartał, nie może wybrać uproszczonej metody ich naliczania. Jest ona bowiem przeznaczona tylko dla przedsiębiorców płacących zaliczki co miesiąc - interpretacja Izby Skarbowej w Gdańsku z 13 czerwca 2007 r. (BI/4117-0023/07)

Nie zmniejszamy w trakcie roku

Zaliczki uproszczone to stała kwota (pomniejszona ewentualnie o składkę zdrowotną). Nie możemy jej obniżyć nawet wtedy, gdy stracimy jedno źródło dochodu - interpretacja Urzędu Skarbowego w Wadowicach z 20 czerwca 2006 r. (PD1A/415-13/05)