Czasami nawet rozlicza zatrudnionemu roczny podatek.

Wypłata wynagrodzenia to dla pracodawcy sporo obowiązków. Jest on płatnikiem podatku i odpowiada za jego rozliczenie. Musi przede wszystkim w terminie do 20 dnia następnego miesiąca przekazać zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego (właściwego według jego siedziby bądź miejsca zamieszkania). Informuje o nich urząd w deklaracji rocznej PIT-4R. Może być także zobowiązany do rocznego obliczenia podatku pracownika na formularzu PIT-40. Jeżeli pracownik sam się rozlicza, pracodawca musi mu wystawić informację PIT-11 do końca lutego następnego roku. Przesyła ją też do urzędu skarbowego (właściwego według miejsca zamieszkania podatnika).

Ustawodawca przychody z umowy o pracę określa szeroko – jest to nie tylko comiesięczna wypłata, ale także dodatki, nagrody, ekwiwalenty oraz świadczenia nieodpłatne i w naturze. Dla celów podatkowych nie ma więc znaczenia, jak przełożony nazwie daną gratyfikację, ważne jest, że wynika ona ze stosunku pracy.

Oprócz pensji podstawowej pracodawca funduje nam wiele innych przywilejów. Które są nieopodatkowane? Przede wszystkim musimy zapoznać się z art. 21 ustawy o PIT, zawierającym katalog zwolnień. Jeżeli znajdziemy w nim dane świadczenie, podatku nie zapłacimy. Ale nie wszystko jest ujęte w przepisach, dlatego też opodatkowanie uzależnione jest często od przyjętych w danej firmie metod premiowania pracowników i sposobów ich rozliczania.

Musimy przede wszystkim ustalić dwie rzeczy – czy pracownik faktycznie otrzymał korzyść majątkową i czy można przyporządkować dane świadczenie do konkretnej osoby. Jeżeli więc pracodawca ustawi na firmowym korytarzu automat do bezpłatnej kawy, to nie znaczy, że pracownik uzyskał z tego tytułu przychód. Musi ze świadczenia faktycznie skorzystać. Jeżeli bezpłatną kawę degustuje więcej osób, nie ma nawet „technicznej” możliwości określenia wysokości przychodu. Nie można bowiem przypisać określonego świadczenia konkretnej osobie.

Przychód obniża się o zryczałtowane koszty. Pracownicy nie mogą naliczać kosztów faktycznie poniesionych tak jak przedsiębiorcy.

Jeżeli roczne zryczałtowane koszty są niższe od nakładów na dojazd do pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, można je wykazać (w zeznaniu rocznym) w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Muszą one być udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Pracownik nie wykaże podwyższonych kosztów za dojazd, jeśli pracodawca mu je zwrócił (chyba że wykazał przychód z tego tytułu).

Przy twórczych działaniach pracownika możliwe jest zastosowanie podwyższonych 50-proc. kosztów. Trzeba jednak spełnić dwa warunki:

- musi powstać utwór; zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych utwór to każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia;

- twórca musi zadysponować prawami autorskimi; z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT wynika, że podwyższone koszty można zastosować wtedy, gdy twórca rozporządza majątkowymi prawami autorskimi do swojego utworu (czyli gdy przechodzą one na pracodawcę) lub udziela licencji na korzystanie z nich w określonym zakresie.

Aby wyliczyć zaliczkę na podatek pracownika, trzeba pomniejszyć przychód o koszty jego uzyskania i składki na ubezpieczenia społeczne. Po ustaleniu podstawy opodatkowania obliczamy zaliczkę – według skali podatkowej. Od podatku odliczamy jeszcze składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Pracownik tu traci, gdyż pracodawca potrąca mu składkę w wysokości 9 proc. podstawy wymiaru, a odlicza tylko 7,75 proc.

Jeśli dochód pracownika „wejdzie” w drugi albo trzeci próg skali podatkowej, pracodawca pobiera zaliczkę według wyższej stawki (jak to dokładnie zrobić, mówi art. 32 ustawy o PIT).

Zaliczkę można obniżyć o 1/12 tzw. kwoty zmniejszającej podatek. Pracownik musi jednak przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożyć oświadczenie (PIT-2), w którym stwierdzi, że spełnia warunki do zastosowania ulgi, m.in. nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej. Nie musi składać oświadczenia, jeżeli zrobił to już w latach poprzednich, a jego sytuacja się nie zmieniła.

Obniżenie zaliczki jest możliwe także wtedy, gdy pracownik poinformuje pracodawcę, że za dany rok zamierza opodatkować się według preferencyjnych zasad (z małżonkiem bądź samotnie wychowywanym dzieckiem), a przewidywane dochody nie przekroczą określonych sum.

Ostatecznie podatek rozlicza sam pracownik w zeznaniu rocznym (składanym do 30 kwietnia następnego roku). W niektórych przypadkach może to zrobić pracodawca (mówi o tym art. 37 ustawy o PIT).