Z rozliczeniem pensji wypłacanych na przełomie roku księgowi mają jednak problemy.

Wysłaliśmy pieniądze dla pracowników przelewem bankowym 31 grudnia. Na ich konta wpłynęły 2 i 3 stycznia. Jak je rozliczyć, kiedy wystąpi koszt u pracodawcy i przychód u pracownika?

– pyta czytelniczka DF.

Wynagrodzenie za pracę zaliczamy do kosztów w momencie wypłaty. Tak mówi art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT.

Czy sama dyspozycja przelewu wystarczy jednak, aby zaliczyć wydatek do kosztów? Przepisy mówią o „niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji” wynagrodzeniach. Takie nie są kosztem. Mogłoby to sugerować, że wydatek można odliczyć dopiero wtedy, gdy pensja jest postawiona do dyspozycji pracownika, czyli znajdzie się na jego koncie.

Z interpretacji organów podatkowych wynika jednak, że koszt można już naliczyć w dniu przelewu z rachunku firmy.

Jak stwierdził Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 5 lutego 2007 r. (1472/ROP1/ 42332/07/RM): „jeżeli spółka składa bankowi dyspozycje przelewu wynagrodzeń na rzecz pracowników w grudniu, wynagrodzenia schodzą z rachunku bankowego spółki w grudniu i trafiają na rachunki bankowe pracowników w styczniu, nie ma przeszkód, aby zaliczyć te wynagrodzenia do kosztów grudnia, nawet jeżeli docierają na rachunek bankowy pracownika w styczniu”.

O podobną sprawę zapytała też spółka przelewająca pensje ostatniego dnia miesiąca. Obciążają one w tym dniu rachunek pracodawcy, ale często trafiają na konta pracowników dopiero w następnym miesiącu. Zdaniem spółki momentem zaliczenia wydatku do kosztów jest data obciążenia jej rachunku. Tak też uważa Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie (interpretacja z 6 kwietnia 2006 r., I US.VII/423/412/2/06).

Także Urząd Skarbowy w Wałbrzychu w interpretacji z 14 lipca 2006 r. (PD-III/423-84/ 4/1/06) stwierdził: „o możliwości zaliczenia wydatków z tytułu wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów w rachunku podatkowym decyduje data obciążenia przez bank rachunku spółki”.

Podobnie jest z innymi składnikami wynagrodzenia, np. premiami – również będą kosztem w dniu przelewu.

Czy przychód u pracownika powstanie w grudniu (kiedy pracodawca złożył dyspozycję przelewu), czy też w styczniu (kiedy pieniądze faktycznie wpłynęły na konto)? Wydaje się, że w tej drugiej dacie. Przychodem ze stosunku pracy są bowiem otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze. Dlaczego więc miałby płacić podatek od wypłaty, której nie dostał? Jednak niektóre organy podatkowe są innego zdania. Przykładowo w interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2006 r. (PB I-3/4150/IN-572/06/MK) czytamy: „za moment uzyskania przychodu ze stosunku pracy należy przyjąć moment wypłaty (obciążenia rachunku), a nie dzień, w którym wynagrodzenie wpłynie na rachunek pracownika”.

Jak obliczyć zaliczkę od wynagrodzenia wypłaconego w grudniu, które dotarło w styczniu? Jeśli jest to przychód styczniowy, to musimy stosować zasady obowiązujące w 2008 r. Przyjmujemy więc wyższe koszty (podstawowe to 111,25 zł na miesiąc), stosujemy noworoczne składki na ubezpieczenia społeczne (jak je wyliczyć, pisaliśmy w DF z 21 grudnia), zaliczkę pomniejszamy w niektórych przypadkach o 48,90 zł (1/12 kwoty zmniejszającej podatek).

Od stycznia wzrosły zryczałtowane koszty uzyskania przychodów pracowników. Wynoszą one:

- 111 zł 25 gr miesięcznie, łącznie nie więcej niż 1335 zł za cały rok – u osoby uzyskującej przychody z jednej umowy o pracę,

- nie więcej niż 2002 zł 05 gr za cały rok – u osoby uzyskującej przychody równocześnie z więcej niż jednej umowy o pracę.

Jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, koszty wynoszą:

- 139 zł 06 gr miesięcznie, łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr za cały rok – u osoby uzyskującej przychody z jednej umowy o pracę,

- nie więcej niż 2502 zł 56 gr za cały rok – u osoby uzyskującej przychody równocześnie z więcej niż jednej umowy o pracę.

Elżbieta Puławska, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Prawniczej Janowski, Kulczycki, Puławska

Pracodawca może zaliczyć wynagrodzenie pracownika do kosztów już w dacie obciążenia swojego rachunku bankowego. W tym momencie może uznać, że zostało wypłacone. Inna może być natomiast data określenia przychodu u pracownika. Powstaje on dopiero w momencie otrzymania, czyli wtedy, gdy pieniądze wpłyną na jego konto. Nie zgadzam się z tymi organami podatkowymi, które twierdzą, że przychód powstaje już w momencie obciążenia rachunku pracodawcy. Co byłoby bowiem w sytuacji, gdyby pracownik w ogóle nie dostał pieniędzy, np. z powodu upadłości banku? Nie może przecież płacić podatku od przychodu, którego nie otrzymał.

Dopiero od momentu wpływu wynagrodzenia na konto pracownik może nim dysponować i dopiero wówczas można mówić o jego otrzymaniu bądź też postawieniu do dyspozycji. W przypadku należności ze stosunku pracy opodatkowane są właśnie przychody otrzymane lub postawione do dyspozycji, a nie tylko należne.

Konsekwencją naliczenia przychodu w styczniu jest też zastosowanie do jego rozliczenia noworocznych wskaźników, np. kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z nowelizacji ustawy o PIT z 16 listopada 2006 r., w stosunku do dochodu uzyskanego w 2008 r. koszty uzyskania przychodów ustalamy w wysokości 111 zł 25 gr miesięcznie.

Może to oczywiście powodować problemy praktyczne. Uważam, że jeśli pracodawca przelewał pieniądze na pensje 31 grudnia, to musi ocenić, kiedy wpłyną na konto pracownika i kiedy powstanie u niego przychód podatkowy. Od tego zależy, jakie zastosuje koszty. Jeśli się pomyli, będzie odpowiadał za źle obliczoną zaliczkę (w wypadku zaniżenia – przed urzędem skarbowym, a w razie zawyżenia – przed pracownikiem). Ale to jest jego ryzyko. Dlatego powinien raczej w taki sposób ustawiać sobie płatności, aby nie mieć takich dylematów. Zwłaszcza że zgodnie z wymogami prawa pracy wynagrodzenie powinno znaleźć się na rachunku pracownika (a nie tylko zejść z rachunku pracodawcy) najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca. Chyba że pracodawca miał prawo, z uwagi na rodzaj wynagrodzenia, określić w umowie o pracę zawartej z pracownikiem albo w regulaminie pracy późniejszą datę jego wypłaty.