Trudno wtedy mówić o reprezentacji. A od tego, czy inwestycję w świąteczny wystrój zaliczymy do reprezentacji, czy nie, zależy jej podatkowe rozliczenie.

Święty Mikołaj przy choince witający klientów – to wystrój wielu firm w okresie świątecznym. Czy to utrwalanie dobrego wizerunku? Tak, szczególnie jeżeli bożonarodzeniowe bibeloty przyciągają wzrok gości i robią na nich dobre wrażenie. Przyjmuje się więc, że wydatki na świąteczne wyposażenie to koszty reprezentacji.

Ale można też przyjąć odważniejszy pogląd. Jak wiadomo, reprezentacja kojarzy się z okazałością, wytwornością i ponadstandardowym działaniem (tak Ministerstwo Finansów w piśmie z 17 lipca 1995 r., PO4/AK-722-702/95, przytaczanym wielokrotnie w interpretacjach urzędów). Tymczasem przystrojenie firmy na święta stało się w wielu miejscach normalnym, corocznym zwyczajem. Świąteczna atmosfera ma przyciągnąć klientów i stworzyć im przyjemne warunki do robienia zakupów. Nie jest to więc działanie reprezentacyjne, ale wydatki na funkcjonowanie firmy, a konkretnie na jej wyposażenie dostosowane do okoliczności. Takie podejście może jednak nie spodobać się organom podatkowym.

Na święta firma może też wynająć Mikołaja, który chodzi po sklepie i zachęca klientów do zakupów. To nie reprezentacja, tylko działanie promocyjne. Opłata za usługi Mikołaja może więc być kosztem podatkowym.

Reprezentacją nie jest również postawienie choinki w miejscu, do którego nie mają dostępu kontrahenci. Taki wydatek należy traktować jako koszt „wewnętrzny”, tj. związany z zapewnieniem dobrej atmosfery pracy.

Warto tu przypomnieć sprawę spółki, która kupiła kwiaty do dekoracji pomieszczeń. Jak stwierdził Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 5 czerwca 2007 r. (PO2/ 423-71/07/47855): „koszty te w swoim charakterze zbliżone są do kosztów związanych z zakupem np. firanek, lampek na biurko, dywanów itp., które stanowią składniki wyposażenia i tym samym koszt ogólny funkcjonowania przedsiębiorstwa”.

– Choć brzmi to absurdalnie, rozliczenie wydatków na choinkę zależy od tego, gdzie ją postawimy – mówi Katarzyna Szafrańska-Blank, doradca podatkowy w PricewaterhouseCoopers. – Jeśli znajduje się wewnątrz firmy, jest to element wyposażenia, które ma poprawić atmosferę pracy. Jeśli na zewnątrz, będzie to wydatek na reprezentację. Chyba że choinka ma typowo reklamowy charakter i jest przystrojona ozdobami z logo i informacjami o firmie lub produktami. Wtedy można się pokusić o zaliczenie wydatku w koszty.