Z prowadzeniem własnej firmy łączą się przeróżne wydatki, związane m.in. z wyposażeniem jej biura w meble, sprzęt komputerowy, stworzeniem zaplecza socjalnego, a także zapewnieniem odpowiedniego wystroju (obrazy, kwiaty itp.). Większość z tych wydatków przedsiębiorca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Będą bowiem miały związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Nie wszystkie jednak można w ten sposób rozliczyć.

Organy podatkowe mogą próbować kwestionować zasadność ponoszenia niektórych z nich, m.in. związanych z zapewnieniem wystroju firmy czy zakupem sprzętu (jeśli działalność prowadzona jest w mieszkaniu przedsiębiorcy). W takich sytuacjach to przedsiębiorca będzie musiał udowodnić organom podatkowym, że wydatki te są celowe i że mają związek z prowadzoną działalnością. Same deklaracje nie wystarczą.

Podatnik może mieć problemy z wykazaniem związku wydatków z prowadzoną działalnością, m.in. gdy do kosztów podatkowych zaliczy wydatki na zakup lodówki czy kuchenki mikrofalowej jako wyposażenia pomieszczenia socjalnego. Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych (np. Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze z 29 maja 2006 r., II-2/423/5/2006/KS). Problemów nie powinien mieć natomiast przedsiębiorca zaliczający do kosztów wydatki na zakup do firmy telefonów, faksów, mebli czy artykułów biurowych.

Przy zaliczaniu ponoszonych wydatków do kosztów podatkowych obowiązują ogólne zasady określone w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) oraz art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop). Przedsiębiorca ma więc prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie wydatki, jeśli tylko mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i wpływ na wysokość osiąganych przychodów. Kosztami będą nie tylko wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, ale i te, które pozostają w związku pośrednim. Istotne jest to, by między poniesieniem wydatku i zamiarem osiągnięcia przychodów istniał związek przyczynowo-skutkowy. Niezbędne jest także to, by wydatek nie znajdował się wśród tych, których przepisy nie uznają za koszty uzyskania przychodów (art. 23 updof i art. 16 updop).

Przedsiębiorcy, zaliczając do kosztów wydatki związane z zakupem materiałów i sprzętu biurowego, powinni zwrócić uwagę na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 52 updop. Przepisy te mówią, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup stopniowo zużywających się rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, które nie mogą być zaliczone do środków trwałych, jeśli:

- nie są wykorzystywane do działalności gospodarczej przedsiębiorcy, a służą celom osobistym jego, pracowników lub innych osób albo

- bez uzasadnienia (czyli wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą) znajdują się poza siedzibą firmy podatnika. Jeśli zatem sprzęt będzie znajdował się poza siedzibą firmy, nie będzie możliwości zaliczenia go do kosztów podatkowych (patrz ramka).

Najczęściej kupowane – jako wyposażenie firmy – są meble (szafki, biurka, krzesła). W zależności od wartości początkowej (ceny nabycia lub wytworzenia) danego przedmiotu wydatki na zakup będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio albo przez odpisy amortyzacyjne.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania przekracza 3,5 tys. zł. Jeżeli wartość początkowa jest równa lub niższa od 3,5 tys. zł, przedsiębiorca decyduje, czy składnik majątku będzie amortyzowany, czy zaliczy go bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Meble – jeśli przedsiębiorca chce zaliczyć je do środków trwałych podlegających amortyzacji – muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. W praktyce zatem bardzo istotne jest, by kwalifikować meble jako jeden środek trwały, w sytuacji gdy chodzi o zakup elementów, które samodzielnie nie są w stanie pełnić funkcji użytkowej zgodnie z ich przeznaczeniem, lecz kompletną i zdatną do użytku całość tworzą dopiero po ich zmontowaniu ze sobą.

Podobne zasady rozliczania będą dotyczyły wydatków na zakup urządzeń technicznych (komputery, drukarki, faksy, telefony).

Urządzenia te mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki na ich nabycie można zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli wartość początkowa urządzenia technicznego w dniu przyjęcia do używania przekracza 3,5 tys. zł, przedsiębiorca wprowadza składnik majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i musi dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.

Jeśli jednak wartość składnika majątku nie przekracza 3,5 tys. zł, przedsiębiorca nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania. Wtedy może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Ale może też zaliczyć takie urządzenie do środków trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.

Przedsiębiorcy często kupują do firm kwiaty doniczkowe i cięte, obrazy, dywany czy zasłony. Wydatki te najczęściej uzasadniają chęcią stworzenia klimatu sprzyjającego pracy, a także zapewnienia dobrego wizerunku firmy. Problem jednak w tym, że wydatki te organy podatkowe mogą zakwalifikować jako koszty reprezentacji, a te nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Jeśli zatem przedsiębiorcy uda się przekonać urzędników, że są to wydatki związane z funkcjonowaniem firmy – będą one w całości kosztem podatkowym. Jeśli jednak zakupy będą miały charakter reprezentacyjny, a więc podkreślający okazałość siedziby firmy przedsiębiorcy, wydatki te mogą być traktowane jako koszty reprezentacji, a te nie zwiększą kosztów podatkowych (patrz ramka).

Kupując materiały biurowe, należy zadbać o dowody poniesienia wydatków. Będą to dowody księgowe, czyli faktury, dokumenty celne, rachunki, faktury korygujące i noty korygujące. Dowodem księgowym może być też inny dowód, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, zawierający przede wszystkim wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, a także datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, jej przedmiot.

Kupno kwiatów

Wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie roślin doniczkowych w celu wystroju swojej siedziby będą zaliczane do wydatków ponoszonych na reprezentację, jeżeli będą to szczególnie cenne okazy nabywane w celu podkreślenia wytworności i okazałości w sposobie funkcjonowania spółki. Jeżeli natomiast spółka nabywa ogólnodostępne rośliny doniczkowe, których ustawienie w biurze ma na celu poprawę warunków pracy i zapewnienie większej ilości tlenu, to wydatki te należy traktować jako pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem firmy. A w tym wypadku spółka może zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki w całości w ciężar kosztów uzyskania przychodów – interpretacja Izby Skarbowej w Gdańsku z 12 grudnia 2003 r. (nr BI/005/0532/03).

Pralka w działalności gospodarczej

Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą – specjalistyczną praktykę lekarską. Jako lekarz patomorfolog wykonuje średnio 2, 3 sekcje zwłok dziennie, a oprócz tego wykrawa codziennie materiał biologiczny. W trakcie tych czynności, mimo stosowania odzieży ochronnej jednorazowego użytku, dochodzi do zabrudzenia ubrań osobistych krwią, płynami organicznymi i wydalinami. Ubrania te muszą zostać każdorazowo wyprane. Zdaniem organów podatkowych wydatki na pranie odzieży osobistej, a tym samym na zakup pralki automatycznej nie mają wpływu na wielkość osiąganego przychodu z działalności gospodarczej. W związku z tym nie można zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodu. Nie zachodzi związek przyczynowo-skutkowy między wydatkami na zakup pralki automatycznej i powstaniem przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. Pralka do prania odzieży jest urządzeniem ułatwiającym utrzymanie schludnego wyglądu każdej osobie funkcjonującej w życiu społecznym, nie tylko prowadzącej działalność gospodarczą – interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Koszalinie z 4 sierpnia 2006 r. (ZN-II-1/415-17/06/PP).

Sprzęt audiowizualny

Podatnik zastanawiał się, czy wydatki poniesione na zakup sprzętu tv i specjalistycznego łóżka do wykonywania usług masażu, które są przechowywane w pomieszczeniu nieprzeznaczonym do prowadzonej działalności gospodarczej, są kosztem uzyskania przychodów. Organ podatkowy stwierdził, że zakup specjalistycznego łóżka do wykonywania usług masażu, jak również zakup sprzętu tv (telewizora i kina domowego) dla prezentacji multimedialnych świadczonych usług masażu nie są związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i nie wpływają na wielkość osiągniętego z tego tytułu przychodu. Nie można ich zatem uznać za koszty uzyskania przychodów – interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna z 30 sierpnia 2005 r. (I/415-75/05).

Aparat cyfrowy w biurze

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego zastanawiał się, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup kamery wideo z funkcją fotografowania aparatem cyfrowym? Organy podatkowe uznały, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wydatków, jednak pod warunkiem wykazania ich bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Musi też wykazać, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ciężar udowodnienia tego faktu spoczywa na podatniku. W tej jednak sytuacji wydatku na zakup kamery wideo w celu robienia zdjęć nie można uznać za koszt uzyskania przychodu. Podatnik nie wskazał bowiem związku między poniesieniem wydatku i uzyskaniem przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego – interpretacja Urzędu Skarbowego w Tomaszowie Mazowieckim z 29 kwietnia 2005 r. (U.S.I/3.415-11/05).