Jednak w rzeczywistości rozliczenie podróży służbowych sprawia wiele problemów. A błędy mogą spowodować spore kłopoty podatkowe.

Pracodawca powinien zwrócić wydatki poniesione podczas służbowego wyjazdu. Przede wszystkim koszty przejazdu i noclegu. Nalicza też dietę za wyżywienie. Świadczenia te są zwolnione z podatku, jeśli nie przekraczają określonych w przepisach limitów. I oczywiście pod warunkiem, że faktycznie się należą. A to nie zawsze łatwo ustalić. Ciągle bowiem nie wiadomo, czy kierowca wyruszający codziennie w trasę jest w podróży służbowej, o której mówi kodeks pracy, czy nie. A od tego zależy podatkowe rozliczenie. Niestety, przez długi czas urzędy skarbowe uważały, że przywileje nie dotyczą kierowców. Podróże to bowiem istota ich pracy. Ostatnio to się zmienia -można znaleźć interpretacje przyznające im prawo do zwolnienia.

W interesach możemy pojechać nad morze i w góry. Do sąsiedniego miasteczka i na inny kontynent. Ale podczas wycieczki musimy załatwiać sprawy zawodowe. Inaczej urząd skarbowy zakwestionuje nasze wydatki. Ryzyko jest zwłaszcza wtedy, gdy służbowe wyjazdy są łączone z wakacjami. Czasami firmy tu trochę przesadzają. W jednej ze spraw rozpatrywanych przez Naczelny Sąd Administracyjny spółka zaliczyła do kosztów zakupy namiotów, śpiworów, materaców i karimat. Argumentowała, że w ten sposób chce ograniczyć wydatki na służbowe wyjazdy pracowników. Przegrała jednak z fiskusem. Winnej sprawie spółka prowadząca działalność gastronomiczną zaliczyła do kosztów wydatki na podróż prezesa do Nowego Jorku, twierdząc, że poznawał tam tajniki przyrządzania sałatek. Urzędu nie przekonały kulinarne potrzeby prezesa i wyrzucił wydatki z kosztów, a sąd przyznał mu rację.

Firmowy charakter wyjazdu trzeba udowodnić. Przyda się każdy dokument potwierdzający, że w trakcie wyprawy załatwialiśmy służbowe interesy. Nie tylko faktury i bilety, ale także protokoły, oferty, notatki.

Służbowego celu podróży nie dyskwalifikuje nawet fiasko negocjacji. Trzeba tylko udowodnić, że faktycznie do nich doszło.

W interesach może też wyjechać prezes, zleceniobiorca, współpracujący członek rodziny. Im również zwracamy wydatki na wyjazd i im także przysługuje zwolnienie podatkowe. Firmowy cel podróży powinien jednak wynikać z dokumentów, a obowiązek zwrotu kosztów powinna gwarantować umowa.

Zasady rozliczania w prywatnej firmie ustala jej właściciel. Inaczej jest w budżetówce. Tutaj obowiązują dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej - w sprawie podróży krajowych i zagranicznych. Może je też stosować szef prywatnej firmy. Ma więc dwie możliwości:

- przyjąć reguły rozliczania podróży służbowych wynikające z tych rozporządzeń,

- określić je we własnym zakresie.

Jeżeli zdecyduje się na drugie rozwiązanie, musi pamiętać, że warunki refundowania wyjazdów powinien określić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Gdy nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie musi tworzyć regulaminu wynagradzania, zasady rozliczenia określa w umowie o pracę. Jeżeli tego nie zrobi, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.

Przyjęcie własnych reguł rozliczania służbowych wyjazdów nie oznacza jednak pełnej dowolności. Dieta (czyli ekwiwalent za koszty wyżywienia) nie może być bowiem niższa niż 23 zł (tyle wynosi teraz dieta za dobę podczas krajowej podróży).

Większość firm kieruje się jednak wytycznymi z rozporządzeń. To ułatwia rozliczenie, bo do nich odwołują się przepisy podatkowe mówiące o zwolnieniach.

Służbowo może też wyjechać właściciel firmy. Zawodowe interesy może załatwiać nawet podczas wyjazdu z rodziną, co potwierdził w jednym z wyroków Naczelny Sąd Administracyjny. Może też wynająć sobie mieszkanie na Teneryfie, a czynsz zaliczyć do kosztów (zgodził się na to Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie). Przysługuje mu też dieta na wyżywienie. Oczywiście jej sobie nie wypłaca, ale może ją wrzucić w koszty. Organy podatkowe kwestionują wprawdzie rozliczenia przedsiębiorców podróżujących w celu wykonania usługi, ale sądy ostatnio stają w tej sprawie po stronie podatników i są spore szanse na zmianę podejścia fiskusa.