Koszty można rozliczać na dwa sposoby

W poprzednich latach także mieliśmy do wyboru dwa sposoby rozliczania kosztów:

-w momencie ich poniesienia - tzw. metoda kasowa (art. 22 ust. 4 updof),

-w roku podatkowym, którego do tyczą (metoda memoriałowa, tak jak w księgach rachunkowych -art. 22 ust. 5 i 6 updof). Jeśli więc podatnik dostał w styczniu fakturę z opłatami za grudniowe rozmowy telefoniczne, to przy metodzie kasowej księgował ją w styczniu. Przy memoriałowej w grudniu. Jeśli nie można było wydatku przypisać do danego roku podatkowego, księgowany był w momencie poniesienia - niezależnie od metody prowadzenia księgi. Podobnie było z wydatkami, które można było "zamknąć" w określonym przedziale czasowym, ale nie dało się ich przypisać do konkretnego przychodu, np. opłaty za ubezpieczenie firmowego majątku.

Towary handlowe wpisywaliśmy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (z wyjątkami określonymi w § 30 rozporządzenia MF). Niektóre wydatki były kosztem dopiero po zapłacie, np. pensje dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Zgodnie z ogólną regułą, o której mówi art. 22 ust. 4 updof, koszty potrącamy w roku poniesienia. Ale przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się do danego roku podatkowego, mogą stosować zasady przewidziane dla prowadzących księgi rachunkowe (określone w art. 22 ust. 5 - 5c updof).

W nowych przepisach mamy podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić koszty poniesione po jego zakończeniu do dnia złożenia zeznania (nie później jednak niż do upływu terminu na wykonanie tej czynności). Jeśli koszt ponieśliśmy później, potrącamy go w następnym roku.

Z kolei koszty pośrednie będziemy potrącać w roku ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku.

Te zasady rozliczania kosztów dotyczą wprawdzie firm prowadzących księgi rachunkowe, ale mogą je również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się dodanego roku.

Jak więc będą rozliczali koszty podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów, którzy zdecydują się na zasadę memoriałową? Bezpośrednie zaksięgują w roku, w którym można je powiązać z przychodem. Jakie to będą koszty? Mogłoby się wydawać, że na zakupy towarów handlowych, ale tu rozporządzenie MF przewiduje odrębne zasady księgowania (piszemy o nich dalej). Pozostają więc inne wydatki, które da się przyporządkować przychodom, np. zakup usług obcych niezbędnych do wykonania usługi końcowej, wydatki na transport towarów.

Koszty pośrednie to natomiast wydatki na funkcjonowanie firmy, których nie da się powiązać z konkretnym przychodem, np. zakup materiałów biurowych. Księgujemy je w momencie poniesienia. Inaczej będzie w razie kosztów pośrednich dotyczących "okresu przekraczającego rok podatkowy". Jak pisał na naszych łamach Gerard Dźwigała, doradca podatkowy z kancelarii Chadbourne & Parke (DF z 21 grudnia 2006 r.), chodzi tu o wydatki dotyczące przynajmniej dwóch lat podatkowych, przykładowo ubezpieczenia składnika majątku zawartego na okres grudzień - styczeń. Trzeba je rozliczyć proporcjonalnie - połowę w grudniu, połowę w styczniu. Ta reguła nie odnosi się natomiast doświadczeń wykonanych jednorazowo, lecz wykorzystywanych albo odnoszących skutek przez dłuższy czas (np. wydatki na reklamę). Te rozliczymy w momencie poniesienia.

Większość podatników rozlicza jednak koszty w momencie poniesienia, czyli metodą uproszczoną. Kiedy koszt jest poniesiony? Dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z1 lutego br. (odpowiedź napytanie DF), w którym czytamy: "Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera".

15 marca zmieniło się rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie MF). Jego ujednoliconą wersję publikowaliśmy w poniedziałkowej DF. Zmienił się wzór księgi, wykreślono przepisy o szczególnym momencie powstania przychodu. Ale najważniejsze są zmiany dotyczące kosztów, które wprowadziła nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updf). Niestety, nie mamy dobrych wiadomości - księgowi znowu będą mieli problemy.

Nowe przepisy wprowadzają zasadę, że momentem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia fak tury (lub innego dowodu). Ale nadal zostaje nam grupa wydatków, które mogą być kosztem dopiero w momencie faktycznej zapłaty, bez względu na wybraną metodę. Są to m.in. ¦ wynagrodzenia i ZUS za pracowników,

-odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

-odsetki od zobowiązań. Mamy więc nadal dwie metody księgowania kosztów:

-na zasadach uproszczonych (w momencie poniesienia),

-memoriałowo, tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążemy z przychodem, pośrednie rozliczamy w momencie poniesienia).