Ponieważ praca zawodowa to istotny wymiar życia osobistego, w przypadku śmierci pracownika kierownictwo firmy organizuje zwykle wyjazd swoich przedstawicieli na pogrzeb, kupuje stosowną wiązankę pogrzebową, zamieszcza w prasie nekrolog oraz kondolencje dla rodziny. Podobne wydatki ponoszone są, gdy śmierć dotyka bliskich pracownika, zarówno zatrudnionego, jak i byłego. Takie postępowanie jest zwyczajowo przyjęte w naszej kulturze – jest wyrazem troski pracodawcy o budowanie pozytywnego wizerunku i więzi z pracownikami poprzez okazanie wsparcia i empatii w trudnych chwilach. Czy to wystarczające uzasadnienie ujęcia wydatków, jakie firma zdecydowała się ponieść w związku z pogrzebem pracownika, byłego pracownika czy członka rodziny osoby zatrudnionej, w księgach rachunkowych i kosztach podatkowych?

Czytaj także: Czy można potrącić wynagrodzenie pracownika po jego śmierci

Księgowanie nie budzi wątpliwości

Ujęcie w księgach rachunkowych takich kosztów nie powinno stanowić specjalnego problemu. Co do zasady jednostka powinna je odnieść w ciężar działalności operacyjnej, przy zachowaniu zasady memoriału opisanej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), która mówi, że dana jednostka gospodarcza powinna ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Koszty usług i materiałów są księgowane zwykle na kontach zespołu 4 – przy założeniu, że jednostka korzysta z wzorcowego planu kont.

Czy wolno odliczyć

Kłopotliwe może okazać się ujęcie wydatków związanych z pogrzebem pracownika w podatku dochodowym od osób prawnych. Ustawa o CIT posługuje się sformułowaniem koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Aktualne przepisy podatkowe nie zawierają zatem indeksu nakładów i wydatków, które z punktu widzenia podatku dochodowego uznane są za koszty uzyskania przychodów. Biorąc pod uwagę różnorodność podmiotów gospodarczych i odmienny charakter prowadzonej działalności utworzenie takiego katalogu w praktyce jest wręcz niemożliwe. Ustawa o CIT wymienia jedynie enumeratywnie wydatki, o które nie można zmniejszyć podstawy opodatkowania. W praktyce, aby dany koszt uznać podatkowo, należy spełnić następujące warunki:

- nakład musi być faktycznie poniesiony,

- celem poniesienia danego nakładu musi być osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,

- wydatek nie może być wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Omówione przesłanki wskazują na konieczność wykazania związku danego kosztu z przychodem, który osiąga lub planuje osiągnąć dana jednostka, co oznacza, że powinien on być rezultatem takich działań podatnika, które skierowane są jednoznacznie na wypracowanie dochodu. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione nakłady związane z funkcjonowaniem firmy mogą być kosztami uzyskania przychodów. Za taki koszt można uznać wydatek poniesiony w związku z pogrzebem zarówno pracowników, jak i członków ich najbliższej rodziny. Dotyczy to także byłych pracowników. Organizacja udziału w pogrzebie, czyli na przykład transport delegacji pracodawcy na ceremonię, zakup okolicznościowego wieńca, zamieszczenie kondolencji oraz nekrologów w prasie i inne podobne nakłady stanowią wyraz szacunku dla pracowników i stanowią swego rodzaju docenienie jego wkładu w działalność i rozwój firmy. Wśród pozostałych pracowników wzrasta poczucie wartości oraz przynależności do kultury organizacji.

Organy się zgadzają

Rozstrzygnięcia organów skarbowych akceptują takie podejście. Jeden z podatników zadał pytanie Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu wieńców, nekrologów umieszczanych w prasie i kondolencji, w związku ze śmiercią pracownika oraz byłego pracownika (emeryta, rencisty). Wymienione wydatki wnioskodawca finansował ze swoich bieżących środków. Podatnik uzasadniał między innymi, że praktyka upamiętniania zmarłych jest powszechnie przyjętą normą zwyczajową. W przypadku śmierci pracownika (albo byłego pracownika) podmiot wnioskodawca, kierując się elementarnymi zasadami współżycia społecznego, czuł się w obowiązku, w dowód uznania dla zasług pracownika bądź byłego pracownika, upamiętnić tę okoliczność poprzez złożenie wieńca na grobie zmarłego, wykup nekrologu i umieszczenie kondolencji w prasie. Praktyka taka ma pozytywny wpływ na poziom motywacji pracowników, ponieważ wzrasta poczucie wartości oraz przynależności pracownika do kultury organizacji, co w efekcie przyczynia się do osiągania przychodu. W związku z tym wymienione we wniosku wydatki należy traktować jako element powszechnie obowiązujących reguł zachowania prawa zwyczajowego i przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy.

To nie reprezentacja

Wnioskodawca podkreślił, że tego rodzaju wydatki nie są ponoszone w celach reprezentacyjnych, a zatem nie zostały wyłączone z kosztów  uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zakup wieńców pogrzebowych i nekrologów w związku ze śmiercią pracownika nie ma cech reprezentacji. Takie działania w żaden sposób nie są okazałe, wystawne czy wytworne – co mogłoby świadczyć o ich reprezentacyjnym charakterze. Realizują jedynie podstawowe kanony kultury i zasady współżycia społecznego, a firma nie działa w celu podkreślenia swojej zasobności, a jedynie realizuje obowiązkowe w naszej kulturze normy społeczne. Taka postawa pracodawcy może istotnie przyczyniać się do poprawy atmosfery pracy i budowania poczucia wspólnoty, co skutkuje z kolei wyższą efektywnością wśród kadr. W konsekwencji wydatki okolicznościowe związane z uroczystościami pogrzebowymi pracowników i byłych pracowników czy też członków ich rodzin przekładają się na uzyskiwane przez jednostkę gospodarczą przychody.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 maja 2018 r. (0111-KDIB2- 3.4010.46.2018.2.PB) potwierdził prawidłowość takiego podejścia. Analogicznie stanowisko zajęła również Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 6 lutego 2017 r. (1462-IPPB6.4510.604.2016.2.SO).