Do takich kosztów – w świetle art. 15 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] (analogicznie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), można zaliczyć wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatki takie muszą być ponadto właściwie udokumentowane, a podatnik powinien być w stanie wykazać ich związek z oczekiwanymi przez niego przychodami bądź też zabezpieczanym źródłem przychodów.

Ponadto należy pamiętać, że art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474] ustawy o PIT[/link]) wskazuje kategorie wydatków, które, nawet pomimo spełniania ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów, o której mowa wyżej, nie mogą być do nich zaliczone.

Wydatki na katering nie zostały wprawdzie wprost wskazane w tym przepisie, nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdych okolicznościach mogą być one kosztem podatkowym.

[srodtytul]Reprezentacja wyłączona[/srodtytul]

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust.1 pkt 23 ustawy o PIT) wydatki na reprezentację, w szczególności te poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Decydując więc o zaliczeniu wydatku na katering do kosztów podatkowych, należy rozważyć, czy został on poniesiony w celu uzyskania przychodu bądź zabezpieczenia źródła przychodu oraz czy nie został on poniesiony w związku z reprezentacją podatnika.

W praktyce pojęcie reprezentacji jest rozumiane przez władze podatkowe jako działania zmierzające do stworzenia dobrego wizerunku firmy bądź też jego poprawy, wiążące się z okazałością, wytwornością i wykraczające ponad standardowe i powszechne podejście.

Oczywiście kryteria, takie jak „wytworność”, „okazałość”, „przyjęte normy gościnności”, są nieostre, a co więcej ich rozumienie może różnić się w różnych sytuacjach i środowiskach. Określenie więc, czy dany wydatek spełnia kryteria uznania go za koszt podatkowy, czy nie, może nieraz być trudne.

[srodtytul]Restrykcyjne stanowisko fiskusa[/srodtytul]

Analiza najnowszych interpretacji organów podatkowych wydawanych w imieniu ministra finansów pozwala zauważyć coraz bardziej restrykcyjne stanowisko fiskusa co do możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na różnego rodzaju firmowe spotkania oraz serwowane podczas nich posiłki.

Można je podsumować następująco:

- wydatki na posiłki podczas spotkań służbowych odbywających się poza siedzibą podatnika (np. w restauracji) są wydatkami na reprezentację w rozumieniu ustawy o CIT, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Argumentuje się, że nie są one kosztami niezależnie od charakteru samego spotkania, uczestniczących w nim osób (obecny czy potencjalny klient) czy wystawności i okazałości spotkania;

- wydatki na drobny poczęstunek, który może obejmować również artykuły spożywcze, w tym posiłki, podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie podatnika mogą być kosztami uzyskania przychodu, pod warunkiem że nie noszą one znamion wystawności, okazałości, lecz odpowiadają ogólnie przyjętym normom gościnności (w takiej sytuacji nie są one bowiem wydatkami reprezentacyjnymi).

[srodtytul]Posiłek dla pracowników[/srodtytul]

W orzecznictwie i piśmiennictwie przyjmuje się, że o reprezentacji można mówić jedynie w relacji do klientów, kontrahentów podatnika, a nie np. jego pracowników.

Dlatego też uważam, że koszty usług kateringowych zapewnianych pracownikom powinny być klasyfikowane według ogólnych zasad zaliczania wydatków do kosztów (wspomniany art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Przy spełnieniu warunków wskazanych w tym przepisie mogą być zasadniczo uznane za koszty podatkowe. Należy jednak pamiętać, że na klasyfikację tych wydatków często może wpływać klasyfikacja wydatku „głównego” (przykładowo szkolenia, spotkania czy imprezy firmowej).

W sytuacji gdy samo „zdarzenie główne” (np. spotkanie pracowników poza godzinami pracy) nie spełnia kryterium celowości i związku z przychodem, wydatki na katering podczas takiego spotkania nie powinny być kosztami uzyskania przychodu.

[i]Autorka jest doradcą podatkowym, konsultantką w MDDP Doradztwo Podatkowe[/i]