Można odliczyć wydatki na działalność

Własna firma to szansa na rozliczenie wielu wydatków na jej funkcjonowanie. Dzięki temu zaoszczędzimy na podatku. Odliczyć można wiele typowych i nietypowych inwestycji. Podstawowe warunki to:

- wydatek musi być związany z działalnością i

- wydatek nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (tam znajduje się tzw. negatywny katalog kosztów).

Oczywiście nie każdy wydatek da się powiązać z konkretnym przychodem. Wiele z nich to tzw. koszty funkcjonowania firmy, pośrednio związane z obrotami. Takie też możemy odliczyć, co wynika zresztą z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który mówi, że kosztem mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Przy rozliczaniu kosztów musimy pamiętać o rozsądku i umiarze, szczególnie jeśli inwestycje służbowe pokrywają się z osobistymi. Będzie tak zwłaszcza w małych, domowych firmach.

Wprawdzie siedziba w mieszkaniu daje możliwość skonsumowania tzw. codziennych wydatków, ale muszą one być związane z działalnością. Nie odliczymy więc całego czynszu i innych opłat, ale tylko część przypadającą na powierzchnię firmy. Musimy ją wiarygodnie określić. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 kwietnia 2000 r. (I SA/Po 488/ 99): „Organy podatkowe dla określenia kosztów uzyskania przychodów z tytułu opłat czynszu najmu mieszkania i opłat za energię elektryczną musiały określić wielkość powierzchni zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej z zakresu ubezpieczeń. Ponieważ w mieszkaniu skarżącego nie zostało wyodrębnione oddzielnie pomieszczenie na wykonywanie tej działalności i była ona wykonywana w obu pokojach zajmowanych jednocześnie na potrzeby mieszkaniowe rodziny skarżącego, przyjęto, że działalność ta jest wykonywana na powierzchni równej metrażowi mniejszego pokoju. Metoda ta, zważywszy na rozmiary działalności agenta ubezpieczeniowego, nie budzi zastrzeżeń”.

Pan Kowalski ma zarejestrowaną firmę w domu i wykorzystuje na jej potrzeby jeden pokój. Jego powierzchnia wynosi 14 mkw., natomiast całego mieszkania 70 mkw. Miesięczny czynsz to 400 zł. Do kosztów podatkowych pan Kowalski zaliczy 80 zł. Wynika to z wyliczenia:

(14 mkw. : 70 mkw.) x 100 = 20 proc.

400 zł x 20 proc. = 80 zł

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążą z przychodem, pośrednie odliczają w momencie poniesienia) albo stosować metodę uproszczoną. Ten drugi sposób polega na rozliczaniu wszystkich kosztów w momencie poniesienia i stosuje go większość przedsiębiorców.

Kiedy koszt jest poniesiony? Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 lutego 2007 r. (odpowiedź na pytanie DF), w przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. W wyjaśnieniach czytamy: „Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o PIT nie zawiera”.

Do stanowiska Ministerstwa Finansów stosuje się zdecydowana większość urzędów skarbowych (np. interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 12 lipca 2007 r., IIUSpbIA/1/415-58/101a/57/07/BB, oraz interpretacja Urzędu Skarbowego w Nowej Rudzie z 28 marca 2007 r., PD/ 406/1/3/1/7). Ale zdarzają się też wyjątki (interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście z 16 lipca 2007 r., 1435/FB2/415/27a/07/ES).

Pan Kowalski prowadzi księgę przychodów i rozchodów według metody uproszczonej. W grudniu zaprenumerował fachową literaturę. Wydawnictwo wystawiło fakturę pod koniec miesiąca, ale zapłacił za nią dopiero w styczniu. Podobnie było z fakturą za najem firmowego lokalu. Właściciel sporządził ją w grudniu, ale pan Kowalski zapłacił za usługę w następnym roku.

Pan Kowalski wykupił też ubezpieczenie firmowego samochodu. Ubezpieczyciel wystawił polisę 1 grudnia na 12 miesięcy (do końca listopada 2008 r.).

Wszystkie wydatki pan Kowalski zaliczył do kosztów w grudniu.

W styczniu 2008 r. otrzymał natomiast fakturę VAT za telefon. Operator sieci komórkowej wystawił ją 10 stycznia 2008 r. i wykazał w niej rozmowy telefoniczne za grudzień oraz abonament za styczeń. Pan Kowalski wydatek zaliczy do kosztów w styczniu (w momencie poniesienia).

Z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że towary handlowe (oraz materiały podstawowe) wpisujemy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Nie ma więc tu znaczenia przyjęta przez podatnika metoda księgowania kosztów. Wyjątki od tej zasady określono w § 30 rozporządzenia, np. dla podatników mających przedsiębiorstwo wielozakładowe lub prowadzących księgowość na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych (mogą wpisywać wydatki do 20 dnia następnego miesiąca).

Natomiast wynagrodzenia, składki ZUS, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych księgujemy w momencie zapłaty. Podobnie będzie np. z odpisami na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo odsetkami od pożyczki.

Co zrobić, gdy dostaniemy faktury już po zamknięciu księgi przychodów i rozchodów? Czy można je rozliczyć później? Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Rzeszowie z 17 września 2007 r. (L.IS.I/1/4151 /33/2007). Pytanie dotyczyło wydatków na czynsz, energię, rozmowy telefoniczne, ochronę obiektu. Faktury za te usługi wysyłane były pocztą i przychodziły do firmy z opóźnieniem – już po zamknięciu księgi za dany miesiąc. Czy trzeba robić korektę za poprzedni miesiąc? Jak czytamy w odpowiedzi: „w przypadku gdy podatnik otrzymał fakturę w terminie późniejszym niż widniejąca na niej data wystawienia, a w międzyczasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy też podsumował miesiąc, w którym faktura została wystawiona, powinien dokonać jej wpisu w dniu faktycznego otrzymania faktury. W kolumnie data zdarzenia gospodarczego może wówczas wpisać datę wystawienia faktury, a w kolumnie uwagi – adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii”. Zdaniem izby skarbowej podatnik nie musi korygować zapisów z poprzednich miesięcy.

Inaczej uważa Urząd Skarbowy w Nowym Targu. W interpretacji z 5 września 2007 r. (PDP/415-25/ Int 64/07) stwierdził, że gdy podatnik otrzyma fakturę po zamknięciu ksiąg, powinien ją zaksięgować pod datą wystawienia, w związku z czym musi skorygować zapisy dotyczące danego miesiąca.

Dla podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, ustawodawca podzielił koszty na bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić koszty poniesione po jego zakończeniu do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu na złożenie zeznania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu na wykonanie tej czynności (dotyczy to podatników, którzy nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego).

Jeśli koszt ponieśliśmy później, potrącamy go w następnym roku.

Koszty pośrednie rozliczamy w roku ich poniesienia. Momentem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto wydatek w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu. Nie dotyczy to rezerw ani biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeśli jednak koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku. Te zasady mogą również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się do danego roku. Jeśli nie, będą je rozliczać w roku poniesienia.

Metodę rozliczania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów możemy zmienić w nowym roku (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 stycznia 2008 r., IBPB1/415-213/07/KB/KAN-1738/10/07).

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów m.in.:

- opłaty związane z siedzibą (także wtedy, gdy znajduje się ona w mieszkaniu) – czynsz, prąd, woda,

- wyposażenie biura, koszty remontów,

- zakupy towarów i materiałów do produkcji,

- odpisy amortyzacyjne od majątku firmy – siedziby, samochodu, komputera,

- wydatki na eksploatację służbowego samochodu – benzyna, remonty, wymiana opon,