Koszty: firma tylko w kawalerce

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu to już norma. Przedsiębiorca nie ponosi kosztów najmu, a dodatkowo może sporo zyskać na podatku. Fiskus zgadza się na odliczenie wydatków, np. na zakup mebli, ekspresu do kawy, koniecznych remontów, a także odsetek od kredytu i amortyzacji. Warunek jest jeden: koszty odliczyć można tylko w tej części, w jakiej nieruchomość jest wykorzystywana na potrzeby firmy.

Czytaj także: Czynsz i media w koszty firmy bez wydzielania pomieszczenia na biuro

– W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien wydzielić osobny pokój. Raczej trudno liczyć na korzyści podatkowe, jeśli działalność jest prowadzona w kawalerce, gdzie część prywatna miesza się ze służbową – mówi prawnik Marcin Malinowski.

Związek z biznesem

„Rzeczpospolita" zapytała Ministerstwo Finansów, czy osoba, która prowadzi działalność w jednopokojowym lokalu, też może odliczyć część wydatków. Odpowiedź resortu nie jest jednoznaczna. Dlatego lepiej nie ryzykować.

MF przypomina, że wydatki ponoszone przez tych, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów podatkowych. Nie zostały wymienione w art. 23 ustawy PIT, który określa, czego nie wolno zaliczyć do kosztów. Jeżeli więc wydatki pozostają w związku z przychodem lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, to w takim zakresie będą podlegały odliczeniu.

– Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika oraz ich kwalifikacja do kosztów podatkowych wymaga dokonania indywidualnej analizy w konkretnym stanie faktycznym – odpowiada ministerstwo.

Grzegorz Grochowina, menedżer w KPMG w Polsce, wskazuje, że w praktyce odliczenie tych kosztów może być kłopotliwe.

– To skomplikowany problem. W małym mieszkaniu trudno jest bowiem oddzielić przestrzeń biurową od tej mieszkalnej. Przedsiębiorca powinien móc wówczas odliczyć wydatki proporcjonalnie, np. 30 czy 50 proc. wszystkich kosztów utrzymania lokalu. Niestety, w praktyce fiskus może zakwestionować takie rozliczenie – mówi.

Jednak – jak podkreśla – przy prowadzeniu działalności gospodarczej w domu koszty utrzymania lokalu powinny być odliczane na podobnych zasadach, jak w przypadku kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej.

– Organy podatkowe powinny wziąć pod uwagę, że we własnym mieszkaniu przedsiębiorca także ponosi opłaty, m.in. za energię i czynsz – mówi Grzegorz Grochowina.

Przepisy nie pomagają

Według Adama Allena, doradcy podatkowego i wspólnika w Kancelarii Thedy & Partners, problem wynika z braku odpowiednich regulacji w przepisach podatkowych.

– W przypadku gdy trudno obliczyć, jaka część wydatków została poniesiona w związku z prowadzoną działalnością, np. na media czy internet, powinny być one zaliczane do kosztów podatkowych według odpowiedniej proporcji. Przepisy nie wskazują jednak, jak ją kalkulować – mówi Adam Allen.

Jak więc odliczyć wydatki i uniknąć kłopotów? Marcin Malinowski wyjaśnia, że podpowiedzią może być interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej z maja 2018 r. (nr 0113-KDIPT2-1.4011. 144.2018.2.MD). Sprawa dotyczyła podatnika, który prowadzi jednoosobową firmę – jest przedstawicielem farmaceutycznym. Zamierza wspólnie z żoną kupić trzypokojowe mieszkanie, w którym jeden z pokoi przeznaczy na cele biznesowe, m.in. spotkania z kontrahentami.

Fiskus zgodził się na odliczenie kosztów związanych z prowadzeniem firmy. Chodzi o wydatki na wyposażenie pokoju, w tym stół z krzesłami i komplet wypoczynkowy. Do kosztów zaliczy też laptop za ok. 2,5 tys. zł i ekspres do kawy za ok. 2 tys. zł.

Co więcej, przedsiębiorca odliczy odsetki od kredytu hipotecznego na zakup mieszkania, ale tylko w tej części, w jakiej będzie wykorzystywał je na potrzeby firmy. Może też dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tej części lokalu. W praktyce chodzi o odsetki i odpisy przypadające na jeden wydzielony pokój.

– Można z tego wysnuć wniosek, że przedsiębiorcy mający większe mieszkanie są w lepszej sytuacji – podsumowuje Malinowski.

Jarosław Ziobrowski adwokat, partner w Kancelarii Kurpisz Ziobrowski

Nie wszystkie wydatki na mieszkanie mają związek z prowadzoną w nim działalnością. Część z nich zachowuje bowiem osobisty charakter. Dlatego dobrym rozwiązaniem wydaje się wydzielenie odrębnego pokoju wyposażonego w meble biurowe, komputer czy drukarkę. Jeśli chodzi o firmę zarejestrowaną w kawalerce, to podejście organów podatkowych bywa restrykcyjne. Mimo to fiskus nie powinien kwestionować wydatków na meble biurowe czy sprzęt elektroniczny. W każdym przypadku należy jednak gromadzić dokumentację potwierdzającą, że dany koszt został poniesiony na cele służbowe, a nie prywatne. Przedsiębiorcy powinni się też przygotować na to, że jeśli chcą zarejestrować firmę na VAT, czeka ich wizytacja. Skarbówka sprawdza, czy firma rzeczywiście istnieje.