Spółka zamierza odstąpić od używania podpisu kwalifikowanego i stosować podpis niekwalifikowany do faktur elektronicznych. Wymagania dotyczące zachowania integralności e-faktur, niezmienności treści, autentyczności, archiwizacji i inne formalne techniczne wymogi zostaną spełnione. Czy firma może to zrobić? – pyta czytelnik.
Przepisy o podatku VAT dopuszczają posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej.
Faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). Faktura to z kolei dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).
Aby dokument spełniał warunki uznania go za fakturę elektroniczną, musi w pierwszej kolejności wypełnić wymogi uznania go za fakturę w ogóle, a zatem, co do zasady, obligatoryjnie musi posiadać elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT. Po spełnieniu tych przesłanek możemy mówić, że mamy do czynienia z fakturą jako dokumentem. Natomiast aby móc ją określić mianem elektronicznej, musi być ona zarówno wystawiona, jak i przekazana w dowolnym formacie elektronicznym.
Ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia e-faktury. Określenie formatu jako „dowolny" oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieograniczony żadnymi obwarowaniami. Ponadto – co ważne – faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym. Dowolność formatu wysłania i odebrania ograniczać może tylko jeden czynnik - format ten powinien być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem. Spółka ma zatem prawo zrezygnować z opatrywania prze- syłanych faktur elektronicznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Spółka ma dowolność w wyborze metody/technologii umożliwiającej zapewnienie autentyczności i integralności fakturowania elektronicznego (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2018 r., 0115-KDIT1-3. 4012.1.2018.1.AT).
Uwaga! Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Przepisy dopuszczają kilka rozwiązań
Jak wynika z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei, przez rzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
