Analiza aktualnej sytuacji na rynku pracy może dawać podstawy do stwierdzenia, że mamy do czynienia z tak zwanym rynkiem pracownika. Rynek pracownika charakteryzuje się znaczną liczbą ofert pracy i utrudnionym pozyskiwaniem przez firmy odpowiednich kandydatów, ponieważ mają oni silniejszą pozycję negocjacyjną i mogą wybierać wśród ofert pracy oraz dyktować warunki zatrudnienia. Pracodawcy z kolei skupiają się na ograniczaniu odpływu wartościowych pracowników i obniżaniu fluktuacji zatrudnienia. Specjaliści są cenieni w każdej branży, więc firmy wkładają dużo wysiłku w pozyskanie i utrzymanie wykwalifikowanej kadry pracowniczej. Przede wszystkim fluktuacja powoduje wzrost kosztów, takich jak na przykład:

- wydatki związane z przeprowadzeniem procesu rekrutacji (ogłoszenia, spotkania itp.);

- koszty wstępnego zatrudnienia nowych pracowników;

- szkolenia związane z przekazywaniem umiejętności i wymagań na danym stanowisku w podmiocie gospodarczym.

Metodami, z których korzystają pracodawcy, aby przyciągnąć i zatrzymać na dłużej pracowników, mogą być – poza odpowiednim wynagrodzeniem – różnorodne niepieniężne świadczenia dodatkowe, takie jak na przykład: karty sportowe, świadczenia pozapłacowe w formie bonów czy opieka medyczna w niepublicznych placówkach.

Czytaj też: NSA: zwolnienie z VAT dotyczy tylko medycyny pracy

Ewidencja księgowa

Opieka medyczna w sieci prywatnych placówek jest dość powszechną praktyką, ułatwiającą pozyskanie i zmotywowanie pracowników do pracy. Często dotyczy nie tylko samych pracowników, ale również umożliwia korzystanie z usług medycznych członkom ich rodzin. Ujęcie w księgach rachunkowych takich kosztów nie powinno stanowić specjalnego problemu. Co do zasady jednostka powinna je odnieść w ciężar działalności operacyjnej, przy zachowaniu zasady memoriału opisanej w art. 6 ust. 1 uor, która mówi, że w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Koszty usług, zarówno tych nabywanych z zagranicy, jak i od krajowych kontrahentów są księgowane zwykle na kontach zespołu 4 – przy założeniu, że dana jednostka gospodarcza korzysta z wzorcowego planu kont.

Przykład:

W czerwcu 2018 r. ABC sp. z o.o. nabyła usługę medyczną w postaci abonamentu medycznego dla pracowników o wartości 1200 zł. Zakup usługi został udokumentowany fakturą VAT. Ujęcie tego wydatku w księgach ABC sp. z o.o. mogło wyglądać następująco:

Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"

Ma „Rozrachunki z dostawcami".

Jak rozliczyć

Kłopotliwe może okazać się ujęcie nabycia pakietów medycznych z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych. Ustawa o CIT posługuje się sformułowaniem „koszty uzyskania przychodów". Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aktualne przepisy podatkowe nie zawierają zatem indeksu nakładów i wydatków, które z punktu widzenia podatku dochodowego uznane są za koszty uzyskania przychodów. Biorąc pod uwagę różnorodność podmiotów gospodarczych i odmienny charakter prowadzonej działalności, utworzenie takiego katalogu w praktyce jest wyjątkowo trudne lub niemożliwe. W przytoczonym powyżej art. 16 ust.1 ustawa o CIT wymienia jedynie enumeratywnie wydatki, o które nie można zmniejszyć podstawy opodatkowania. W praktyce prawo podatkowe nakłada następujące warunki, które powinny zostać spełnione, aby dany koszt uznać podatkowo:

- nakład musi być faktycznie poniesiony,

- celem poniesienia danego nakładu musi być osiągnięcie, zachowanie czy zabezpieczenie źródła przychodów,

- wydatek nie może być uwzględniony w negatywnym katalogu z art. 16 ustawy o CIT.

Omówione przesłanki wskazują na konieczność wykazania związku danego kosztu z przychodem, który osiąga lub planuje osiągnąć jednostka , co oznacza, że powinien on być rezultatem takich działań podatnika, które skierowane są jednoznacznie na wypracowanie dochodu. Warto w tym miejscu przypomnieć, że przed 1 stycznia 2007 definicja kosztów podatkowych głosiła, iż do tej kategorii można zaliczyć te wydatki, których rezultatem miało stać się osiągnięcie przychodów. Nie nastąpiło tutaj żadne rozszerzenie merytoryczne pojęcia, a zmiana dotyczyła jedynie doprecyzowania i uszczegółowienia definicji w związku z praktyką podatkową wynikającą ze stanoiska organów skarbowych, zgodnie z którymi wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione nakłady związane z funkcjonowaniem jednostki gospodarczej są kosztami uzyskania przychodów. Za takie koszty można uznać wydatek poniesiony na pakiet medyczny zarówno dla pracowników, jak i członków ich rodzin. Zapewnienie szybkiego i łatwego dostępu do podstawowej opieki medycznej oraz innych świadczeń medycznych (na przykład diagnostyka czy profilaktyka) obniża absencję chorobową pracowników oraz ich nieobecności związane z opieką nad chorymi członkami rodziny. Działanie takie minimalizuje koszty generowane przez nieobecność pracownika w pracy. Możliwość skorzystania z usług medycznych zwiększa również motywację do pracy w firmie.

Stanowiska fiskusa

Rozstrzygnięcia organów skarbowych akceptują takie podejście. Jeden z podatników zadał pytanie Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej o możliwość zaliczenia do kosztów swojej działalności nakładów na pakiety medyczne dla pracowników oraz ich rodzin. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji podatnika, pracownikom oraz członkom ich rodzin zapewniane są pakiety medyczne, które upoważniają pracowników oraz członków ich rodzin do korzystania ze świadczeń medycznych w wybranych placówkach zdrowotnych, przy czym zakres świadczeń medycznych jest uzależniony od wykupionego pakietu medycznego. Podatnik uzasadniał między innymi, że co do zasady kosztami uzyskania przychodów są tak zwane koszty pracownicze, które obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. W ocenie firmy występującej o interpretację indywidualną za koszty pracownicze można uznać także wydatki dotyczące zakupu pakietów medycznych dla członków rodzin pracowników. Świadczenie to bowiem jest związane ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą – gdyby nie ten stosunek, członkowie rodzin nie partycypowaliby w nabytych pakietach medycznych. W celu pozyskania najlepszych w branży pracowników, podatnik zdecydował o zapewnieniu im oraz członkom ich rodzin możliwości nieodpłatnego korzystania z pakietów medycznych. Wydatki tego rodzaju stanowią w jego opinii przejaw i wyraz starań o stan zdrowia, kondycję fizyczną i samopoczucie pracowników oraz najbliższych osób dla tego pracownika osób. Objęcie pakietem medycznym najbliższych pracownika (w szczególności dzieci) zapewnia szybszy dostęp do lekarza, a tym samym skutkuje skróconym okresem absencji pracowników w pracy spowodowanej opieką nad dzieckiem. Taka postawa pracodawcy może istotnie wpływać na motywację pracowników do pracy oraz przyczyniać się do poprawy atmosfery pracy, co z kolei skutkuje wyższą efektywnością oraz rzutuje na zmniejszenie rotacji kadr. W konsekwencji nakłady na pakiety medyczne dla pracowników oraz członków ich rodzin przekładają się na uzyskiwane przez jednostkę gospodarczą przychody. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 11 kwietnia 2017 r. (0114-KDIP2-1.4010.17. 2017.1.MR) potwierdził prawidłowość takiego podejścia.

Ubezpieczenie plus opieka medyczna

Analogicznie stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął również w interpretacji z 21 marca 2017 r. (0461- ITPB3.4510.69.2017.1.JS), w której podatnik także pytał o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup pakietów medycznych dla pracowników i współubezpieczonych. W ramach strategii zarządzania personelem oraz mając na uwadze zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników, podatnik zawarł umowę grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, na podstawie której każdy pracownik, a także partner życiowy oraz dziecko pracownika mogą zostać objęci opieką medyczną. Zakres ubezpieczenia miał obejmować między innymi śmierć pracownika oraz wystąpienie u ubezpieczonych i współubezpieczonych choroby lub uszkodzenia ciała skutkujących potrzebą skorzystania przez nich ze świadczeń zdrowotnych. Zakres świadczeń zdrowotnych, których koszt poniesie ubezpieczyciel, różnił się w zależności od wybranego pakietu. Pakiety mogły obejmować w szczególności świadczenia z zakresu profilaktyki zdrowotnej, opieki podstawowej i specjalistycznej. Organ podatkowy uznał, że pakiet medyczny którym są albo zostaną objęci pracownicy spółki, przyczynia się do obniżenia ich absencji chorobowych, a poniesione wydatki na dofinansowanie pakietów ubezpieczenia medycznego pracowników oraz współubezpieczonych przyczynią się do minimalizacji kosztów nieobecności oraz wzrostu motywacji pracowników. Ponadto, Dyrektor Izby Skarbowej wskazał, że wprowadzenie dofinansowania do pakietów ubezpieczenia medycznego spowoduje wzrost efektywności pracowników, co w konsekwencji przyczyni się do wzrostu przyszłych zysków osiąganych w prowadzonej działalności gospodarczej spółki. Biorąc powyższe pod uwagę organ podatkowy pokreślił, że wydatki poniesione na dofinansowanie pakietów ubezpieczenia medycznego pracowników oraz współubezpieczonych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Badania wstępne i okresowe

Warto podkreślić na koniec, że wydatki na badania wstępne oraz okresowe pracowników i inne nakłady na profilaktyczną opiekę zdrowotną pracowników wymagane przepisami prawa pracy, czyli tak zwana medycyna pracy, są w pełni uzasadnione z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej oraz zatrudniania pracowników, a więc stanowią koszty uzyskania przychodów. Jeżeli pakiet medyczny, który firma nabywa dla pracowników, obejmuje zarówno medycynę pracy, jak i „zwykłą" opiekę medyczną (taką jak pomoc doraźna czy badania profilaktyczne i specjalistyczne), to warto poprosić usługodawcę o wyspecyfikowanie, jaka część wydatku dotyczy kosztów związanych z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z prawa pracy, a jaka jest związana z opieką medyczną, którą pracodawca chce dodatkowo zapewnić swoim pracownikom. Ponadto, wartość pakietów medycznych zapewnianych pracownikom oraz członkom ich rodzin (z wyłączeniem medycyny pracy) powinna być kwalifikowana do przychodu pracownika na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 395 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2018 r., poz. 1036 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.)