Elektroniczne prowadzenie ksiąg było dla rachunkowości przełomem na miarę rewolucji przemysłowej. Motorem rozwoju przemysłu stało się wynalezienie silnika parowego. Dla rozliczeń podatkowych wydarzeniem tej rangi było powstanie pierwszego arkusza kalkulacyjnego.

Rzeka korzyści niesie jednak w swoim nurcie również ryzyko, które materializuje się w najmniej oczekiwanym momencie. Chociaż praca obliczeniowa stała się szybsza i łatwiejsza, wciąż nietrudno o błąd, który można popełnić choćby przez nieuwagę. Jak więc przygotować prawidłową kalkulację CIT? Zamiast w przeddzień złożenia deklaracji uczyć się na własnych błędach, lepiej skorzystać z dobrych praktyk, które zostały wypracowane przez rzesze księgowych.

Rozliczenie to proces

Nie będzie odkrywczym stwierdzenie, że przygotowanie deklaracji CIT-8 to proces. Rozpoczyna go wygenerowanie danych z systemu źródłowego (np. ERP) oraz ujęcie ich w kalkulacji. Następnie dane pierwotne są przetwarzane i obrabiane oraz sprawdzane i korygowane. Proces kończy się wraz z wypełnieniem deklaracji i złożeniem jej w odpowiednim urzędzie skarbowym. Zanim jednak przygotujemy deklarację, niejednokrotnie dane wejściowe ulegają zmianie (np. na skutek nowych księgowań) i powstaje potrzeba ponownego rozpoczęcia procesu lub modyfikacji wcześniej wygenerowanych danych, jeżeli zmiana nie jest duża >patrz schemat str. >H2.

Na każdym etapie powstają pewne niebezpieczeństwa: nieprawidłowego ujęcia danych w kalkulacji, błędnej zmiany znaku, użycia niepoprawnej formuły, niezabezpieczenia danych lub ich nieuprawnionej zmiany. Z pozoru małe i nieistotne błędy są koszmarem każdego księgowego. Ich poprawienie jest kwestią kilku minut, lecz zidentyfikowanie miejsca, w którym się pojawiły, może zająć długie godziny.

Setki tysięcy księgowych i dziesiątki milionów użytkowników arkuszy kalkulacyjnych na całym świecie przez ostatnie dziesięciolecia wypracowało wiele pożytecznych zasad tworzenia kalkulacji. Zastosowanie ich do rozliczania podatków może usprawnić proces przygotowania deklaracji i zapobiec pomyłkom.

Krok 1. Przygotowanie danych źródłowych

Pierwszy etap przygotowania deklaracji odbywa się w systemie źródłowym i jest kluczowy dla całego procesu.

Zakres dat, zmiana znaku

Użytkownicy najczęściej popełniają w tym miejscu błędy podczas określania zakresu dat, za który generowane są raporty źródłowe, zakresu danych (np. kont, które biorą pod uwagę w kalkulacji), zmiany układu kolumn czy zmiany znaku („+" lub „-").

Część z tych problemów (układ kolumn czy zmiana znaku na tym etapie) może być rozwiązana przy pomocy tzw. customizacji layoutu. Oznacza to zapisanie danego układu kolumn jako wzorca, z którego będziemy korzystać każdorazowo przy generowaniu danego raportu. Ważne, aby nadać takiemu wzorcowi nazwę, która będzie jednoznacznie odpowiadać celom raportu, np. „Obrotówka" lub „GL lines by lines". Inaczej będzie wyglądał układ kolumn zestawienia obrotów i sald na potrzeby JPK, a inaczej na potrzeby rozliczenia CIT.

Kto i kiedy wygenerował raport

Kolejną dobrą praktyką jest skonfigurowanie systemu źródłowego w taki sposób, aby do każdego raportu dodawał informację dotyczącą daty i godziny jego wygenerowania oraz osoby odpowiedzialnej za ten proces. Raport powinien zawierać również informację o jego systemowej nazwie (jeżeli taka istnieje). Pozwala to na szybkie wygenerowanie raportów porównawczych przy użyciu predefiniowanych (w ramach ustawień systemu dla danego typu raportu) danych, co jest niezwykle użyteczne przy weryfikacji rozliczeń.

Istotny jest również zakres generowanych danych. Często popełnianym błędem jest przygotowywanie zestawienia obrotów i sald tylko dla kont, na których w danym okresie zaksięgowano jakieś transakcje. Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno składać się ze wszystkich kont, w tym również tych z zerowymi obrotami. Dzięki temu mamy możliwość wstępnej weryfikacji, czy na takich kontach faktycznie nie było „ruchu" oraz sprawdzenia, czy zestawienie obejmuje także nowe konta, które zostały dodane w badanym okresie. Ta zasada znajduje zastosowanie do wszystkich raportów. Zakres danych zawsze powinien być jak najszerszy.

Przechowywanie

Ponadto należy pamiętać o odpowiedniej organizacji danych. Powinien istnieć wydzielony folder, w którym przechowywane są wszystkie wersje raportów przygotowanych w trakcie sporządzania kalkulacji. Dzięki temu, w przypadku identyfikacji błędów istnieje możliwość dotarcia do źródła i zidentyfikowania momentu, w którym nastąpiła pomyłka.

Krok 2. Ujęcie danych w kalkulacji

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest zaimportowanie błędnych danych lub ich nieprawidłowe ujęcie w kalkulacji podatku (np. ujęcie w kalkulacji bilansu zamknięcia sald kont zamiast obrotów bieżących). Takich błędów nie da się całkowicie wyeliminować, można jednak ograniczyć je do minimum poprzez stosowanie pewnych prostych praktyk.

Import danych

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na sposób przygotowywania skoroszytu w arkuszu kalkulacyjnym. Przed importem danych poszczególne komórki nie powinny być sformatowane.

Do minimum należy ograniczyć odniesienia do plików zewnętrznych. Cała kalkulacja powinna być w maksymalnie szeroko udokumentowana wewnątrz pliku, na kolejnych zakładkach. Arkusze kalkulacyjne często nie radzą sobie z odniesieniami do plików zewnętrznych. Nierzadka jest sytuacja, w której po przeładowaniu pliku część danych nie pojawia się. Dlatego poszczególne części kalkulacji, np. kontrakty długoterminowe, powinny być przygotowywane w plikach zewnętrznych. Podsumowanie, zawierające istotne liczby, powinno być ujęte w odrębnym arkuszu, który następnie może być skopiowany do pliku z kalkulacją. Kopiujemy go wtedy jako „values" czyli „wartości" – bez kopiowania formuł i formatowania. Warto również dodać adnotację, z której wersji pliku pochodzą dane. Plik z zewnętrzną kalkulacją powinien zostać zarchiwizowany i dołączony do folderu kalkulacji na potrzeby weryfikacji.

Wklejając dane do kalkulacji, zawsze robimy to w ramach odrębnego arkusza, nigdy bezpośrednio do samej kalkulacji. Ponadto należy zadbać o dopisanie nagłówków kolumn. Raporty powinny być wygenerowane jednolicie, tzn. bez pustych wierszy lub wierszy rozdzielających pozostałe wiersze, np. za pomocą stronicowania, które występuje w niektórych systemach ERP. Brak jednolitości może doprowadzić do nieuwzględnienia wszystkich danych w kalkulacji.

Krok 3. Kalkulacja podatku

Istnieje wiele zasad dotyczących zastosowania formuł w kalkulacji podatków. Jedna z nich jest na tyle istotna, że powinna zostać wyciągnięta przed nawias. To prawdziwa perła – występuje wyjątkowo rzadko, a jednocześnie jej wartość jest nie do przecenienia. Jak brzmi ta zasada? Formuły powinny być jak najprostsze.

Można wskazać dwie zasady szczegółowe, z których składa się ta dyrektywa:

1. należy unikać zagnieżdżania formuł w formułach;

2. należy rozbijać skomplikowane formuły na kilka prostszych.

Jak najprostsze formuły

Pycha prowadzi do klęski, zwłaszcza gdy w grę wchodzi olbrzymi wolumen danych. Zbyt daleko idąca pewność siebie przy konstruowaniu skomplikowanych formuł przejawia się w zagnieżdżaniu warunków w warunkach, odniesień do innych komórek i stosowaniu kilku różnych funkcji w jednej komórce. Być może stanowi to o zwinności twórcy formuły, jednak w momencie, gdy w kalkulacji pojawią się błędy, odnalezienie ich przyczyn może okazać się koszmarem. Podobne wrażenie odniesie osoba, która przejmie kalkulację i będzie chciała szybko zrozumieć intencje autora – nieodpowiednio opisane, skomentowane czy wyjaśnione.

Dlatego właśnie skomplikowane formuły należy rozbijać na kilka mniejszych kalkulacji. Takie podejście świadczy nie o ograniczonych zdolnościach autora, ale o jego rozsądku i umiejętności zarządzania ryzykiem obliczeniowym. W szczególności należy unikać zagnieżdżania formuł warunkowych w formułach warunkowych. Tam najprościej można popełnić błędy, których skutki mogą być bardzo dotkliwe.

Gdzie plus, gdzie minus

Należy również wystrzegać się żonglowania znakami „+" i „–". Największym problemem w pozyskiwaniu danych a następnie ich przetwarzaniu jest odpowiednie definiowanie tego, co jest dodatnie oraz tego, co ujemne. Co więcej, musi to nastąpić w odpowiednim momencie. Dlatego należy jasno i wyraźnie zaznaczyć (najlepiej kolorem) miejsce w kalkulacji, w którym następuje zmiana znaku. Dodatkowo, miejsce to powinno zostać opatrzone komentarzem wyjaśniającym intencje zmiany.

Poza tym, często zdarza się, że w kalkulacji z różnych przyczyn następuje zmiana znaku również w dalszej części (np. odwrócenie znaku kosztów na „–" w ostatecznej kalkulacji). Również takie miejsce należy wyraźnie oznaczyć.

Krok 4. Weryfikacja

To nie proces przygotowania kalkulacji jest jednak najważniejszy. Znacznie bardziej istotne jest sprawdzenie otrzymanego wyniku. Tylko odpowiednia weryfikacja może zagwarantować, że obliczenia będą rzetelne i prawidłowe.

Punktem wyjścia dla przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji jest przyjęcie założenia, że kalkulacja została sporządzona w najlepszy możliwy sposób. Innymi słowy – nikt intencjonalnie nie popełni błędów w kalkulacji. Przyczyny pomyłek mogą być różne – od roztargnienia, przez brak zrozumienia procesu, skończywszy na błędach typowo kalkulacyjnych (np. nieprawidłowa formuła).

Liczby i sumy kontrolne

Mając na względzie, że szukamy omyłek nieintencjonalnych, należy skategoryzować je w kilka grup. Po pierwsze, możemy mieć do czynienia z błędem w imporcie danych. Punktem wyjścia powinno być sprawdzenie liczb kontrolnych (jak choćby sald kont). Jeżeli zaimportowane dane są kompletne (czyli np. w systemie źródłowym salda obrotów po stronie „Ma" odpowiadają saldom obrotów w zaimportowanych danych), należy upewnić się, że wszystkie wymagane liczby zostały ujęte w kalkulacji. Ich omyłkowa eliminacja może nastąpić na przykład na skutek nieprawidłowego podpięcia formuł. W tym przypadku przydatne będą sumy kontrolne, jak również kontrola wyrywkowa poszczególnych pozycji.

Zmiana znaków

Zanim przyjrzymy się samej kalkulacji, kolejnym krokiem powinno być zbadanie, czy znaki są zmieniane w odpowiednim miejscu i w odpowiedni sposób. Właśnie tutaj przydaje się opis poszczególnych kluczowych miejsc kalkulacji. Punktem wyjścia jest weryfikacja znaku po stronie przychodowej i po stronie kosztowej, a następnie zestawienie ostatecznego wyniku z wynikiem księgowym, który znajdziemy w systemie źródłowym.

Istotne wartości

Niezbędnym elementem weryfikacji powinno być również sprawdzenie wszystkich materialnych kwot. Poziom materialności jest ustalany w odniesieniu do każdego przedsiębiorstwa osobno – w małych firmach może to być kilka tysięcy złotych, w tych największych – miliony. Niezależnie od przyjętego progu, wszystkie przekraczające go kwoty powinny podlegać weryfikacji, zarówno pod względem poprawności podpięcia danych, jak również istoty transakcji.

Kiedy mamy już pewność, że kalkulacja jest prawidłowa, możemy przystąpić do wypełniania deklaracji CIT.

W firmie powinna funkcjonować procedura tworzenia kalkulacji

Należy pamiętać, że chaos jest wrogiem dobrego procesu i jego kompleksowej weryfikacji. W przygotowywaniu kalkulacji podatku najważniejsza jest ostrożność i rozsądek. Arkusz kalkulacyjny jest potężnym narzędziem, niemniej nie można mu ufać bezgranicznie. Poszczególne formuły i zależności są wytworem pracy człowieka i mogą zawierać błędy.

Pomyłki można jednak minimalizować. W tym celu, oprócz powyżej opisanych zasad, warto mieć zawsze na względzie możliwość stworzenia procedury, która będzie dokładnie opisywała proces tworzenia kalkulacji. Dodatkowo, jej elementem może być tzw. check-lista, która pozwala sprawdzić, czy wszystkie kroki zostały wykonane. Jest to również dobre narzędzie dla osób, które odpowiadają w firmie za proces rozliczania podatków. Pozwala ona szczegółowo monitorować postępy rozliczeń CIT, a w razie błędów, wykazać należytą staranność uczestników procesu.