VAT/PIT: Jak dokumentować zakup produktów rolnych

Dla przedsiębiorców, którzy zajmują się handlem świeżymi owocami i warzywami, sezon trwa w pełni. Na sierpień i wrzesień przypadają zbiory jabłek, gruszek, malin, śliwek. Także ziemniaki, dynie, kapusta czy buraki pojawią się na targach i straganach. Każdy biznes ma jednak drugą stronę medalu – obowiązki dokumentacyjne. Wbrew pozorom, udokumentowanie zakupu kilograma marchwi do odsprzedaży nie należy do najprostszych.

Zakup sezonowych owoców i warzyw w celu odsprzedaży w stanie nieprzerobionym może być dokumentowany na różne sposoby. W interesie nabywcy jest zidentyfikowanie statusu producenta i dopilnowanie, aby został wystawiony prawidłowy dowód sprzedaży. Dowód zakupu może też być wystawiany przez nabywcę. Prawidłowe udokumentowanie transakcji to podstawowy warunek zaksięgowania kosztu w księgach. Kosztem podatkowym mogą być bowiem tylko te wydatki, które zostały udokumentowane w sposób zgodny z przepisami prawa.

Skup sezonowych owoców i warzyw, a następnie ich odsprzedaż w stanie nieprzetworzonym to typowa działalność handlowa. Owoce i warzywa mogą być nabywane przez handlowca w różny sposób. Mogą to być zakupy od rolnika z gospodarstwa rolnego, zakupy od osób, które nie są rolnikami, ale posiadają przydomowe ogrody, zakupy na drobnych straganach i targowiskach, na tzw. zielonych rynkach, bądź z burty samochodu. Zakupy mogą mieć charakter hurtowy, np. zakup kilkuset kilogramów malin od plantatora, albo detaliczny np. zakupy kilku kilogramów śliwek czy marchwi od rolnika.

Handlowiec powinien ustalić kim jest sprzedawca owoców i warzyw. Od tego zależy sposób dokumentowania transakcji.

Kim jest kontrahent

Nabycie produktów roślinnych przez przedsiębiorcę powinno być udokumentowane fakturą, fakturą VAT RR lub dowodem wewnętrznym. O tym jaki dokument powinien być wystawiony decyduje to, kim jest dostawca oraz nabywca produktów.

Warunki zaliczania wydatków do kosztów podatkowych określa ustawa o PIT. Stosownie do jej art. 22 kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 >patrz ramka.

Obowiązek udokumentowania wydatku wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

W kolumnie 10

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest ściśle określony przepisami prawa. Owoce i warzywa nabywane od ich producenta w celu odsprzedaży w stanie nieprzerobionym według przepisów podatkowych są towarami handlowymi.

Towarem handlowym są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Tak stanowi § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Towarem handlowym będą zatem owoce i warzywa, produkty rolne zakupione od rolnika i przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.

Do księgowania zakupu towarów handlowych służy kolumna 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Wydatek powinien być zaewidencjonowany w cenie zakupu. Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia cena zakupu to cena jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami.

Dwie grupy sprzedających

Według ustawy o VAT rolników należy podzielić na dwie grupy:

- rolników ryczałtowych, którzy nie rozliczają VAT. Sprzedając produkty rolne korzystają ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

- rolników rozliczających się na zasadach ogólnych, a więc zarejestrowanych czynnych podatników VAT.

Rolnik VAT czynny...

Rolnik VAT czynny ma obowiązek dokumentować wykonaną sprzedaż fakturą. Obowiązek prawidłowego udokumentowania transakcji leży po jego stronie. Nabywca powinien otrzymać egzemplarz faktury VAT. Otrzymany dokument jest podstawą do wprowadzenia zapisu w księdze podatkowej. Wydatek powinien być zaksięgowany w kwocie netto – jeżeli handlowiec jest podatnikiem VAT albo w kwocie brutto – jeżeli korzysta ze zwolnienia. Podatek naliczony wynikający z faktury podlega odliczeniu na zasadach ogólnych w terminie otrzymania dokumentu.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na handlu detalicznym na straganach i targowiskach owoców i warzyw. Jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi ewidencję rachunkową w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kilka razy w tygodniu nabywa 20 kg malin od rolnika, który rozlicza VAT na zasadach ogólnych. Rolnik dokumentuje dostawy fakturą zbiorczą, którą wystawia na koniec miesiąca, ujmując w niej sprzedaż zrealizowaną w całym okresie rozliczeniowym. Tytułem sprzedaży malin w lipcu została wystawiona faktura 30 lipca br. na kwotę netto 1600 zł + VAT 5 proc. Przedsiębiorca odebrał fakturę 1 sierpnia br.

Kwotę 1600 zł przedsiębiorca powinien zaksięgować w księdze pod datą 30 lipca 2016 r. Natomiast VAT będzie mógł odliczyć dopiero w sierpniu, tj. w okresie rozliczeniowym, w którym odebrał dokument. Wynika to z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT.

... albo ryczałtowy

Dostawcą produktów rolnych może być rolnik ryczałtowy. Ma to miejsce w znacznej części przypadków. Rolnik ryczałtowy jest zwolniony z obowiązku dokumentowania sprzedaży (wystawiania faktur). Stanowi o tym art. 117 pkt 1 ustawy o VAT. W przypadku zakupu od rolnika ryczałtowego transakcję dokumentuje nabywca. To, kim jest nabywca, decyduje o tym jaki dokument powinien zostać sporządzony. Jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT czynnym, to wówczas będzie miał obowiązek wystawić fakturę VAT RR. Jeżeli natomiast jest podatnikiem VAT zwolnionym, to transakcję udokumentuje dowodem wewnętrznym.

Faktura VAT RR...

Zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego (oznacza) dla nabywcy konieczność dopełnienia obowiązków dokumentacyjnych. Kupujący jest obowiązany doliczyć do ceny nabywanych produktów kwotę zryczałtowanego zwrotu VAT. Wynosi ona 7 proc. ceny netto. Nabywca, jako podatnik VAT, ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą nabycie tych produktów – fakturę VAT RR, przy czym RR oznacza skrót od „rolnik ryczałtowy". Zasady wystawiania tej faktury reguluje art. 116 ustawy o VAT. Fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał przekazywany jest rolnikowi, natomiast kopia pozostaje u wystawcy – nabywcy produktów rolnych.

...i jej elementy

Faktura VAT RR powinna zawierać dane ściśle określone w art. 116 ustawy o VAT. Poza standardowymi danymi typu: dane dostawcy i nabywcy, data dostawy i wystawienia, numer faktury, nazwa nabywanych produktów rolnych, ich ilość, cena jednostkowa oraz wartość bez podatku, powinna ona zawierać:

- NIP lub PESEL dostawcy,

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną,

- stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,

- kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,

- wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,

- kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,

- czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.".

Koniecznie na rachunek bankowy

Nabywca powinien zwrócić uwagę na realizację zapłaty należności z faktury VAT RR na rachunek bankowy rolnika. Wprawdzie nie jest to element obligatoryjny tej faktury, ale w praktyce wskazane jest, aby został podany w treści dokumentu. Zapłata za produkty rolne musi bowiem nastąpić na rachunek bankowy rolnika. Wykonanie przelewu w określonym terminie uprawnia nabywcę do zwiększenia kwoty podatku naliczonego o ryczałtowany zwrot podatku. Ujmując prościej: zapłacony rolnikowi VAT może być odliczony.

Warunki, w jakich odliczenie to może być zrealizowane, określa art. 116 ust. 6 ustawy o VAT. Przede wszystkim, zryczałtowany zwrot podatku podlega odliczeniu w deklaracji VAT za okres, w którym nastąpiła zapłata należności wynikającej z faktury VAT RR. Za datę zapłaty uważa się datę wydania dyspozycji bankowej przekazania środków finansowych na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego, jeżeli dyspozycja ta została zrealizowana. Tak stanowi art. 116 ust. 7 ustawy o VAT. Zapłata należności za produkty rolne, wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu, musi nastąpić na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu. Zlecając przelew do realizacji, w treści operacji obowiązkowo należy wpisać numer i datę wystawienia faktury potwierdzającej nabycie produktów rolnych.

Przykład

Adam Nowak prowadzi warzywniak. Jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Stałym dostawcą ziemniaków do warzywniaka jest pan Jan, który jest rolnikiem ryczałtowym. 25 sierpnia br. pan Adam nabył 50 kg ziemniaków i wystawił fakturę VAT RR. Do ceny towaru został doliczony zryczałtowany zwrot podatku według stawki 7 proc. Zapłata została zrealizowana przelewem na konto pana Jana 3 września br. Pan Adam dopełnił obowiązku wystawienia faktury dla rolnika ryczałtowego, zapłata miała charakter bezgotówkowy, przelew został wykonany w ciągu 14 dni od daty zakupu, zatem pan Adam ma prawo doliczyć do podatku naliczonego kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku. Kwota netto z faktury VAT RR zostanie zaksięgowana w podatkowej księdze w kolumnie 10, natomiast zryczałtowany zwrot podatku zostanie wykazany w rejestrach VAT zakupu i odliczony w deklaracji podatkowej składanej za wrzesień, czyli za miesiąc, w którym nastąpiła zapłata na rzecz rolnika ryczałtowego.

Gdy przelew zostanie zrealizowany po wyznaczonym terminie lub zapłata nastąpi w formie gotówkowej, nabywca nie będzie miał prawa do powiększenia podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku wypłacony rolnikowi. Faktura VAT RR w dalszym ciągu jednak będzie mogła zostać ujęta w kosztach podatkowych w kwocie netto. Kwota zryczałtowanego zwrotu podatku nie będzie kosztem podatkowym. Stanowisko takie potwierdziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 13 września 2011 r. (ITPB3/423-328/11/AW). W interpretacji tej czytamy: „w sytuacji, gdy podatnik utracił uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego na skutek niedochowania rygorów wynikających z przepisów ustawy o VAT – brak jest podstaw prawnych do zaliczenia tego podatku do kosztów uzyskania przychodów" >patrz ramka.

Dowód wewnętrzny

Gdy nie ma podstaw prawnych do wystawienia faktury albo faktury VAT RR, zakup owoców i warzyw może być dokumentowany przez nabywcę dowodem wewnętrznym. Dowód jest wystawiany w sytuacji, gdy dostawcą jest osoba niebędąca rolnikiem, np. właściciel niewielkiej działki (poniżej 1 ha) lub ogródka przydomowego. Dokumentem potwierdzającym transakcję może być w takim przypadku umowa kupna, jednak zazwyczaj sprzedawca nie chce takiego dokumentu sporządzać. Wtedy to nabywca może udokumentować transakcję dokumentem, który wystawia sam. Możliwość taka jest przewidziana w § 14 ust. 1 w związku z ust. 2 pkt 1 rozporządzenia.

Dowód wewnętrzny powinien zawierać nazwę towaru, cenę jednostkową i wartość. Musi być zaopatrzony w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Sporządza się go w jednym egzemplarzu. Dokument jest podstawą do ujęcia wydatku w podatkowej księdze. Określa on wysokość poniesionego kosztu uzyskania przychodu.

Dowód wewnętrzny może być sporządzony na okoliczność zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt. Dowodem można także dokumentować zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0). W interpretacji wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach z 13 lipca 2009 r. (IBPBI/1/415-307/09/BK) czytamy: „pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go dowodem wewnętrznym.".

Przykład

Pan Adam prowadzi punkt skupu runa leśnego. W sezonie jesiennym przyjmuje do skupu grzyby rosnące w warunkach naturalnych. 30 sierpnia nabył od grzybiarza 5 kg podgrzybków w cenie 7 zł za kg. Zakup dokumentuje dowód wewnętrzny na kwotę 35 zł.

Dokument ten jest podstawą do zaksięgowania wydatku w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów o rozchodów. Dowód nie podlega ewidencjonowaniu w rejestrach VAT zakupu.

Zdarza się, że producent odmawia podania swoich danych, uniemożliwiając nabywcy wystawienie faktury. Także w takiej sytuacji organy podatkowe dopuszczają możliwość wystawienia dowodu wew- nętrznego zakupu. Na możliwość taką wskazała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 10 marca 2010 r. (ITPB1/415-983/09/HD) oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 8 września 2008 r. (IBPB1/415-534/08/BK). W pismach uznano, że co do zasady, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura. Jeżeli jednak osoba fizyczna w ramach prowadzonej działalności gospodarczej kupuje od rolników produkty roślinne (warzywa i owoce), a zakup nie może być udokumentowany poprzez wystawienie faktur VAT RR (gdyż rolnicy odmawiają podania danych osobowych i nie mają rachunku bankowego), to podstawą wpisu mogą być inne dokumenty, tj. dowody wewnętrzne. Pomimo korzystnych interpretacji podatkowych, ewidencjonowanie zakupu w takich okolicznościach na podstawie dowodu wewnętrznego jest ryzykowne.

Każda transakcja osobno

Każda pojedyncza transakcja zakupu produktów roślinnych bądź runa leśnego wymaga udokumentowania odrębnym dowodem wewnętrznym. Zwróciła na to uwagę Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 7 maja 2008 r. (ITPB1/415-97/08/HD). Zgodnie z przepisami nie istnieje możliwość sporządzania w danym dniu jednego dowodu wewnętrznego dokumentującego zawarte transakcje z kilkoma rolnikami, w celu zaewidencjonowania ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Kiedy wydatek jest kosztem

Wydatek może być ujęty w kosztach podatkowych pod warunkiem, że:

- jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Między kosztem a przychodem (źródłem przychodów) musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, że poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Cel ten jest spełniony np. gdy określony towar jest nabywany w celu jego odsprzedaży;

- nie został wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów;

- jest należycie udokumentowany. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję rachunkową w formie podatkowej księgi, muszą dokumentować transakcje z zastosowaniem przepisów wynikających z rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. -

VAT jest kosztem tylko wyjątkowo

Podatek od towarów i usług – stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT – nie jest kosztem podatkowym. Kosztem uzyskania przychodów jest jedynie podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o ustawy o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Przepis ten nie ma jednak zastosowania gdy podatnik traci przysługujące mu prawo do odliczenia VAT na skutek niespełnienia określonych warunków. W takim przypadku nieodliczony podatek nie może być zaksięgowany w podatkowej księdze. -

Nabywca pobiera wpłatę na fundusz promocji

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT, którzy skupują owoce lub warzywa od rolników ryczałtowych, są zobowiązani do naliczenia i pobrania od dostawcy wpłaty na fundusze promocji, np. Fundusz Promocji Owoców i Warzyw, w wysokości 0,1 proc. wartości netto. Należy to zrobić nie później niż w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury. Z uwagi na to, że naliczenie i pobranie wpłat powinno być potwierdzone w formie pisemnego oświadczenia, najczęściej oświadczenie to znajduje się na fakturze VAT RR. Opłata jest zazwyczaj potrącana z należności za zakupione owoce i warzywa.