Wydatki na zakup felg można udokumentować dowodem wewnętrznym

Przedsiębiorca zamierza rozszerzyć działalność o skup od ludności i firm zużytych felg samochodowych, ich naprawę i renowację, a następnie sprzedaż nowym nabywcom. W przypadku zakupu zużytych felg od firm będzie otrzymywał fakturę od zbywcy. Zakup od osób fizycznych będzie dotyczył raczej niewielkiej liczby felg zużywanych przez poszczególne osoby fizyczne. Nabywane felgi nie będą pochodzić z przeznaczonych do złomowania samochodów ani nie będą przeznaczone na złom. Zakup felg od osób indywidualnych będzie się odbywał poprzez portale internetowe. W przypadku zakupu przez internet przedsiębiorca będzie realizował płatność za pośrednictwem rachunku bankowego na konto sprzedającego. Jak wskazuje doświadczenie innych podmiotów, sprzedawcy (osoby indywidualne) często nie chcą ujawniać nabywcom całości swoich danych, ograniczając się do numeru konta. W tej sytuacji powstaje problem jak należy udokumentować zakup zużytych felg, które przedsiębiorca ma zamiar poddać naprawie i renowacji, aby wydatek na ich nabycie stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów i mógł być ujęty w prowadzonej przez niego podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Czy wydatki na zakup zużytych felg samochodowych nabywanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można dokumentować dowodem wewnętrznym oraz czy tak udokumentowany wydatek będzie dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca zamierza nabywać felgi od osób indywidualnych, aby sprzedawać je po ich naprawie i renowacji. Wydatki poniesione na nabycie tych towarów (felg) bez wątpienia mogą zatem zostać przez przedsiębiorcę uznane za koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Nie tylko faktury

Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Wszystkie ww. dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie.

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

2) noty księgowe, sporządzone w  celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

3) dowody przesunięć,

4) dowody opłat pocztowych i bankowych,

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Z kolei, stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Po polsku i w złotych

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (zob. § 12 ust. 4 rozporządzenia).

Odpady poużytkowe

W § 14 ust. 2 rozporządzenia znajduje się zamknięty katalog przypadków, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. I tak, w myśl § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia, dowody (wewnętrzne) mogą dotyczyć zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaz- nych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Pojęcie odpadów zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z 14 grudnia 2012 r. o odpadach (DzU z 2013 r., poz. 21 ze zm.). Przez odpady rozumie się każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Z kolei, stosownie do § 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia, odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Zdaniem fiskusa

Z przedstawionych informacji wynika, że przedsiębiorca zamierza rozszerzyć działalność gospodarczą o działalność polegającą na skupie zużytych felg samochodowych m.in. od ludności (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), ich naprawie i renowacji a następnie sprzedaży nowym nabywcom.

Organy podatkowe przyjmują, że zakup od ludności zużytych felg samochodowych kwalifikowanych jako odpady poużytkowe stanowiące surowce wtórne – w sytuacji gdy felgi nie będą pochodzić z przeznaczonych do złomowania samochodów ani nie będą przeznaczone na złom – może być udokumentowany dowodem wewnętrznym na podstawie § 14 ust. 1 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia. Dokumenty te powinny zawierać dane określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (zob. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 lipca 2016 r., ILPB1/4511-1-566/16-2/AK).

Autor jest doradcą podatkowym

Kiedy wydatek jest kosztem

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,