Nieodzownym elementem wykonywania działalności gospodarczej jest konieczność wyjazdów służbowych zarówno przez samych przedsiębiorców, jak i osoby zatrudnione w firmach. Rosnąca liczba podróży wykonywanych przy użyciu samochodów firmowych, wynajętych lub będących przedmiotem umów leasingu czy w końcu prywatnych wykorzystywanych dla celów działalności gospodarczej, w sposób naturalny zwiększa ryzyko zaistnienia zdarzenia drogowego, które może skutkować ukaraniem kierowcy przez właściwe służby w związku z naruszeniem przez niego zasad ruchu drogowego. Mandat może być wynikiem nawet niewielkiego przekroczenia dopuszczalnej prędkości czy chociażby zaparkowania samochodu w miejscu niedozwolonym. Konsekwencją jest konieczność jego zapłaty, a więc poniesienie wydatku. Przedsiębiorcy często zatem rozważają możliwość zaliczenia tego typu opłaty sankcyjnej w ciężar kosztów uzyskania przychodów, argumentując, że mandat został otrzymany w związku z realizacją wyjazdu o charakterze służbowym.

Odnosząc się do tego zagadnienia, należy w pierwszej kolejności wskazać na zapisy art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przepisy te stanowią, że za koszty uzyskania przychodów mogą zostać uznane koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe, a więc w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. A zatem zaliczenie wydatku w ciężar kosztów podatkowych możliwe jest przy łącznym spełnieniu poniższych warunków:

- koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła,

- koszt nie został wymieniony jako nieuznawany za koszt uzyskania przychodów,

- wydatek (koszt) jest właściwie udokumentowany.

W analizowanym przypadku pozornie można się nawet doszukiwać spełnienia pierwszego i ostatniego z warunków, ponieważ mandat otrzymany w związku z wykonywaniem podróży służbowej sugeruje możliwość zaliczenia tego typu wydatków do kosztów podatkowych, zwłaszcza że wydatek ten jest udokumentowany drukiem urzędowym. Jeżeli natomiast chodzi o drugi warunek, to konieczne staje się przeprowadzenie analizy tych wydatków, które stosownie do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe.

Tutaj bowiem, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT), nie uznaje się za podatkowe koszty uzyskania przychodów kosztów grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w pos tępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar. Tym samym niemożliwe jest zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych m.in. mandatu karnego, który został wydany w związku z zaistniałym wykroczeniem w ruchu drogowym. Mandat ma bowiem charakter kary finansowej nałożonej w sprawie o wykroczenie na jego sprawcę.

Oznacza to także, że brak jest podstaw dla przeniesienia na przedsiębiorcę (pracodawcę) obciążających pracownika kosztów otrzymanego przez niego mandatu. Te wynikają bowiem z naruszenia przepisów o ruchu drogowym przez kierującego pojazdem, a nie przez przedsiębiorcę, który go zatrudnia. Pogląd w zakresie braku możliwości zaliczenia w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zapłatą mandatu jest ugruntowany od wielu lat, co potwierdza przykładowo publikowana na stronach Krajowej Informacji Podatkowej interpretacja indywidualna prawa podatkowego z 18 lipca 2005 r. wydana przez Podkarpacki Urząd Skarbowy (PUS.I/423/37/05).

Autor jest doradcą podatkowym