Nieodzownym elementem wykonywania działalności gospodarczej jest konieczność wyjazdów służbowych zarówno przez samych przedsiębiorców, jak i osoby zatrudnione w firmach. Rosnąca liczba podróży wykonywanych przy użyciu samochodów firmowych, wynajętych lub będących przedmiotem umów leasingu czy w końcu prywatnych wykorzystywanych dla celów działalności gospodarczej, w sposób naturalny zwiększa ryzyko zaistnienia zdarzenia drogowego, które może skutkować ukaraniem kierowcy przez właściwe służby w związku z naruszeniem przez niego zasad ruchu drogowego. Mandat może być wynikiem nawet niewielkiego przekroczenia dopuszczalnej prędkości czy chociażby zaparkowania samochodu w miejscu niedozwolonym. Konsekwencją jest konieczność jego zapłaty, a więc poniesienie wydatku. Przedsiębiorcy często zatem rozważają możliwość zaliczenia tego typu opłaty sankcyjnej w ciężar kosztów uzyskania przychodów, argumentując, że mandat został otrzymany w związku z realizacją wyjazdu o charakterze służbowym.
Odnosząc się do tego zagadnienia, należy w pierwszej kolejności wskazać na zapisy art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przepisy te stanowią, że za koszty uzyskania przychodów mogą zostać uznane koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe, a więc w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. A zatem zaliczenie wydatku w ciężar kosztów podatkowych możliwe jest przy łącznym spełnieniu poniższych warunków:
- koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła,
- koszt nie został wymieniony jako nieuznawany za koszt uzyskania przychodów,
- wydatek (koszt) jest właściwie udokumentowany.
