Nieodzownym elementem wykonywania działalności gospodarczej jest konieczność wyjazdów służbowych zarówno przez samych przedsiębiorców, jak i osoby zatrudnione w firmach. Rosnąca liczba podróży wykonywanych przy użyciu samochodów firmowych, wynajętych lub będących przedmiotem umów leasingu czy w końcu prywatnych wykorzystywanych dla celów działalności gospodarczej, w sposób naturalny zwiększa ryzyko zaistnienia zdarzenia drogowego, które może skutkować ukaraniem kierowcy przez właściwe służby w związku z naruszeniem przez niego zasad ruchu drogowego. Mandat może być wynikiem nawet niewielkiego przekroczenia dopuszczalnej prędkości czy chociażby zaparkowania samochodu w miejscu niedozwolonym. Konsekwencją jest konieczność jego zapłaty, a więc poniesienie wydatku. Przedsiębiorcy często zatem rozważają możliwość zaliczenia tego typu opłaty sankcyjnej w ciężar kosztów uzyskania przychodów, argumentując, że mandat został otrzymany w związku z realizacją wyjazdu o charakterze służbowym.
Odnosząc się do tego zagadnienia, należy w pierwszej kolejności wskazać na zapisy art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przepisy te stanowią, że za koszty uzyskania przychodów mogą zostać uznane koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe, a więc w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. A zatem zaliczenie wydatku w ciężar kosztów podatkowych możliwe jest przy łącznym spełnieniu poniższych warunków:
- koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła,
- koszt nie został wymieniony jako nieuznawany za koszt uzyskania przychodów,
- wydatek (koszt) jest właściwie udokumentowany.
W analizowanym przypadku pozornie można się nawet doszukiwać spełnienia pierwszego i ostatniego z warunków, ponieważ mandat otrzymany w związku z wykonywaniem podróży służbowej sugeruje możliwość zaliczenia tego typu wydatków do kosztów podatkowych, zwłaszcza że wydatek ten jest udokumentowany drukiem urzędowym. Jeżeli natomiast chodzi o drugi warunek, to konieczne staje się przeprowadzenie analizy tych wydatków, które stosownie do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe.
Tutaj bowiem, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT), nie uznaje się za podatkowe koszty uzyskania przychodów kosztów grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w pos tępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar. Tym samym niemożliwe jest zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych m.in. mandatu karnego, który został wydany w związku z zaistniałym wykroczeniem w ruchu drogowym. Mandat ma bowiem charakter kary finansowej nałożonej w sprawie o wykroczenie na jego sprawcę.
Czytaj więcej
Czy nabycie samochodu może być tak proste, jak zamówienie sprzętu online? O tym, jak wygląda transformacja tego sektora oraz jak należy odpowiedzie...
Oznacza to także, że brak jest podstaw dla przeniesienia na przedsiębiorcę (pracodawcę) obciążających pracownika kosztów otrzymanego przez niego mandatu. Te wynikają bowiem z naruszenia przepisów o ruchu drogowym przez kierującego pojazdem, a nie przez przedsiębiorcę, który go zatrudnia. Pogląd w zakresie braku możliwości zaliczenia w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zapłatą mandatu jest ugruntowany od wielu lat, co potwierdza przykładowo publikowana na stronach Krajowej Informacji Podatkowej interpretacja indywidualna prawa podatkowego z 18 lipca 2005 r. wydana przez Podkarpacki Urząd Skarbowy (PUS.I/423/37/05).
Autor jest doradcą podatkowym
