W dobie szybkiego postępu technologicznego, administracja podatkowa, nie pozostając w tyle, wprowadza coraz więcej możliwości komunikacji podatnika z urzędem. Pewne obszary komunikacji z administracją podatkową zostawiają obywatelowi dowolność, inne zostały uregulowane wprost w przepisach prawa, nakładających obowiązek np. przekazywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną.
Od 1 stycznia 2015 roku obowiązuje ustawa z 26 września 2014 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Stanowi ona o możliwościach i obowiązkach składania deklaracji drogą elektroniczną. Możliwość składania niektórych deklaracji drogą elektroniczną przewidziana jest generalnie dla wszystkich podatników. Jednak niektóre ich grupy nie mają wyboru i muszą składać określone formularze wyłącznie przez Internet.
Kto ma wybór
W przypadku przedsiębiorców zatrudniających do pięciu pracowników – bez względu na rodzaj zawartej z zatrudnionymi umowy – w zakresie informacji PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1 oraz rocznego zeznania PIT-40 ustawodawca przewidział możliwość składania wskazanych deklaracji do urzędu skarbowego zarówno elektronicznie, jak i w formie papierowej. Wyjątkiem jest dokument IFT-3/IFT-3R, który można składać wyłącznie drogą elektroniczną.
W przypadku przedsiębiorców zatrudniających więcej niż pięciu pracowników – bez względu na rodzaj zawartej umowy – został wprowadzony obowiązek składania wybranych informacji i deklaracji wyłącznie drogą elektroniczną według zasad obowiązujących w ordynacji podatkowej. Dotyczy to informacji PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1 oraz rocznego rozliczenia PIT-40, deklaracji PIT-4R i PIT-8AR >patrz tabela.
Uwaga! Gdy przedsiębiorca korzysta z obsługi biura rachunkowego, wszystkie powyższe informacje i deklaracje musi składać elektronicznie, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.
Dostępne narzędzia
Mając na uwadze wprowadzone w 2015 roku zmiany, Ministerstwo Finansów udostępniło uniwersalną bramkę dokumentów (UBD). Za jej pośrednictwem można jednorazowo przesłać 20 tys. dokumentów PIT-11, PIT-R, PIT-8C i PIT-40. Do tak wysłanych dokumentów pobierane jest tylko jedno urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). To duże ułatwienie, gdyż wszystkie wysłane dokumenty można potwierdzić jednym podpisem elektronicznym.
W celu przesyłania dokumentów za pośrednictwem bramki UBD zostały wprowadzone odpowiednio nowe schematy informacji zbiorczych PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ oraz PIT-40Z.
Uwaga! Schematy dokumentów zbiorczych nie przewidują składania korekt. Powinny być one składane jako odrębne dokumenty za pośrednictwem dotychczasowej bramki e-Deklaracje.
Kwalifikowany...
Co do zasady elektronicznie składane do organów podatkowych informacje i deklaracje powinny być opatrzone podpisem elektronicznym w formie kwalifikowanej. Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny (kwalifikowany) to podpis, który:
- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
- jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny urządzeń, służących do składania podpisu elektronicznego i danych do składania podpisu elektronicznego,
- jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakkolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
...nie dla wszystkich obowiązkowy
Jednak dla płatników zaliczek na podatek dochodowy, będącymi osobami fizycznymi, zostawiono możliwość podpisywania dokumentów PIT-R, PIT-11, PIT-8C, IFT-1, IFT-3 i PIT-40 poprzez dane autoryzujące. Dane autoryzujące to:
- numer NIP albo PESEL płatnika,
- imię (pierwsze),
- nazwisko,
- data urodzenia,
- kwota przychodu wynikająca z poprzedniej deklaracji, którą składał płatnik, czyli w zależności od sposobu rozliczania podatku:
– PIT-28
– PIT-36
– PIT-36L
– PIT-37
– PIT-38
– PIT-39
– PIT-40
– PIT-40A.
Jeżeli za poprzedni rok podatkowy nie złożono żadnego zeznania, wtedy należy wpisać „zero").
Korzystają zarówno biura rachunkowe, jak i ich klienci
Beata Karczewska, główny koordynator ds. rachunkowości w Business Support Solution SA
Wprowadzenie przepisów regulujących zasady przesyłania deklaracji podatkowych za pośrednictwem internetu przyczyniło się do możliwości gromadzenia danych podatników w systemie informatycznym fiskusa, a to z kolei pozwoliło na uruchomienie usługi PFR. Jest to usługa wstępnie wypełnionego zeznania podatkowego, która polega na przedstawieniu podatnikowi propozycji rozliczenia rocznego (PIT-37 i PIT-38 za rok 2015). Teoretycznie podatnik nie musi sam wypełniać zeznania podatkowego, robi to za niego administracja podatkowa na podstawie deklaracji otrzymanych od płatników. Podatnik może, ale nie musi skorzystać z takiej usługi. Jeśli decyduje się na taką formę rozliczenia, powinien pamiętać, że to tylko wstępnie wypełnione zeznanie. Za poprawność rozliczenia odpowiada podatnik, więc w jego interesie leży sprawdzenie danych zawartych w zeznaniu. Dopiero po zweryfikowaniu danych zawartych w PFR powinien się podpisać i wysłać deklarację. Skorzystanie z usługi PFR nie ogranicza podatnika w zakresie skorzystania z ulg czy przekazania 1 proc. na organizację pożytku publicznego. Musi on jednak samodzielnie uzupełnić zeznanie roczne w tym obszarze.
Przedsiębiorcy i firmy, którzy korzystają z obsługi biura rachunkowego, powinni pamiętać o udzieleniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji i wysyłania drogą elektroniczną (formularz UPL). Jest to również duże udogodnienie oraz oszczędność w kosztach przesyłek listowych dla firm outsourcingowych. Dziś czas to pieniądz, a taka forma komunikacji z urzędem skarbowym znacznie przyspiesza proces dostarczania odpowiednich dokumentów i rozliczeń zgodnie z terminem. Firmy zajmujące się obsługą księgową i podatkową z powodzeniem korzystały z bezpiecznego podpisu elektronicznego, zanim stało się to dla nich obowiązkowe. Dzięki temu znacznie sprawniej mogą wykonywać swoje zobowiązania wobec klientów nie tylko w gorącym okresie rozliczania PIT, ale także w zakresie innych deklaracji: VAT, CIT, NIP itd.
