Fiskus nie ma co do tego wątpliwości. Potwierdza, że wydatki na pracowników są podatkowym kosztem. Może natomiast rzucać kłody pod nogi przy rozliczaniu wyposażenia dla współpracowników.

Przypomnijmy, że nowe zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe będą obowiązywać od 17 listopada. Pracodawcy mają pół roku na ich wdrożenie. Szczegóły znajdziemy w nowelizacji rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej (DzU z 2023 r., poz. 2367).

Jakie są najciekawsze zmiany? Jeśli pracownik korzysta z przenośnego sprzętu komputerowego (np. laptopa) przynajmniej przez połowę dobowego czasu pracy, musi mieć zapewniony dodatkowy sprzęt, taki jak stacjonarny monitor lub podstawka (zapewniająca ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu), klawiatura oraz mysz. Krzesło powinno mieć regulowane (a nie zwykłe) podłokietniki. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok (tak jest już teraz) lub szkła kontaktowe (to nowość) zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym.

Obowiązki wynikające z noweli rozporządzenia opisywaliśmy dokładnie w „Rzeczpospolitej” z 8 listopada. Wypowiadający się w tekście eksperci podkreślali, że nowe zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oznaczają kolejne obciążenia finansowe dla pracodawców.

Czy będą mogli zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów? Fiskus nie ma co do tego wątpliwości. – Zgodnie z ogólną zasadą wydatki na rzecz pracowników są firmowym kosztem. Tak też jest z zakupami wyposażenia stanowiska pracy – podkreśla Krajowa Informacja Skarbowa.

To, że pracownicze świadczenia można rozliczać w kosztach, fiskus wielokrotnie potwierdzał także w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w sprawie imprez integracyjnych, zajęć na siłowni czy treningów pole dance (czyli tańca na rurze). Skarbówkę przekonują argumenty, że takie inwestycje zwiększają motywację i efektywność pracowników.

– Tym bardziej więc kosztem uzyskania przychodów są wydatki na wyposażenie stanowiska pracy, do których poniesienia pracodawcy są zobowiązani na podstawie przepisów, takich jak rozporządzenie w sprawie bhp – mówi Grzegorz Grochowina, szef zespołu zarządzania wiedzą w departamencie podatkowym w KPMG w Polsce.

Czy podobnie jest z zakupami wyposażenia dla zleceniobiorców i samozatrudnionych (czyli prowadzących własną działalność gospodarczą)? To już dla fiskusa nie jest takie oczywiste.

– Mamy wątpliwości, czy wydatki na rzecz współpracowników są kosztem uzyskania przychodów – mówią konsultanci KIS. I zalecają wystąpienie o interpretację indywidualną, podkreślając, że dużo zależy od okoliczności danej sprawy i argumentacji podatnika.

Generalnie jednak interpretacje indywidualne o wydatkach na współpracowników nie są dla firm korzystne. Choćby w sprawie imprez integracyjnych. Fiskus zgadza się na rozliczanie w podatkowych kosztach tylko tych wydatków, które przypadają na pracowników. Wydatki na samozatrudnionych każe z kosztów wyrzucać. Problem jest też z rozliczeniem fundowanych współpracownikom posiłków.

Grzegorz Grochowina zwraca jednak uwagę na art. 304 kodeksu pracy.

– Z przepisu tego wynika, że pracodawca musi zapewnić bezpieczeństwo i higienę w zakładzie pracy lub w wyznaczonym miejscu nie tylko pracownikom. Ale także osobom wykonującym pracę na innej podstawie oraz prowadzącym własną działalność gospodarczą. To istotny argument za tym, aby rozliczać w podatkowych kosztach wydatki na wyposażenie stanowiska czy okulary/soczewki dla zleceniobiorców bądź samozatrudnionych. Takie wydatki są bowiem dla firmy obowiązkowe – podkreśla ekspert.