Rozpoczynam prowadzenie działalności (handel detaliczny). Jakie warunki musi spełniać kasa fiskalna i na co zwrócić uwagę przy jej zakupie? Jeśli uznam reklamację towaru, to czy można to wpisać w rejestr sprzedaży, czy trzeba mieć osobny rejestr na takie reklamacje? – pyta czytelnik.
Na podatników sprzedających towary bądź świadczących usługi i ewidencjonujących transakcje za pomocą kas fiskalnych nałożono wiele obowiązków. Jednym z nich jest prowadzenie ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Ewidencja taka powinna zostać założona, nawet jeśli podatnik nie ma jeszcze zwrotów czy uznanych reklamacji.
Ustawowe kryteria i warunki techniczne
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (DzU z 2013 r., poz. 363) podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas spełniających ustawowo wskazane kryteria i warunki techniczne.
Kasa fiskalna, używana przez podatnika powinna spełniać funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, a więc musi ona zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać kasa rejestrująca, zostały określone w rozporządzeniu ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (DzU z 2013 r., poz. 1076).
Jeśli wymogi nie są spełnione
Posiadanie kasy fiskalnej, która nie spełnia wymogów technicznych i kryteriów stricte określonych w tym rozporządzeniu, może powodować daleko idące konsekwencje podatkowe. Jeśli podatnik, który ma obowiązek rejestrować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, naruszy obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu takiej kasy rejestrującej, to utraci prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług (wyrok NSA w Warszawie z 26 listopada 2010 r., I FSK 1309/10).
Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
Zgodnie z uchwałą NSA z 16 listopada 1998 r. (FPS 7/98) utrata prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczy jednak wyłącznie tej części podatku, która związana jest ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych.
Wpisywane gdzie indziej
Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług (§ 3 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących). Takie zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, należy ująć w odrębnej ewidencji. Ewidencja taka, zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących, powinna zawierać:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi będący rozwinięciem tej nazwy;
3) termin zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający sprzedaż;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Przykład
Jarosław Kowalski prowadzi działalność gospodarczą pod nazwą PPHU Jagódka. W ramach tej działalności handluje odzieżą dla kobiet i mężczyzn, w tym również odzieżą skórzaną. 25 stycznia 2016 roku klientka kupiła w sklepie podatnika ekskluzywny komplet – marynarkę ze spódnicą firmy XY za kwotę 999,99 zł brutto, w tym VAT 186,99 zł. W dniu następnym, po założeniu kompletu zauważyła, że na plecach szwy rozeszły się na około 2 cm, co było widoczne gołym okiem. Klientka złożyła reklamację, która została uznana.
