Kantor musi prowadzić dodatkową ewidencję

– Zamierzam otworzyć kantor wymiany walut i prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy oprócz księgi muszę założyć jakieś szczególne ewidencje? – pyta czytelnik.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podatnicy wykonujący działalność kantorową, tak jak pozostali podatnicy obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, muszą założyć:

– ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2–6 ustawy o PIT (zob. § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia),

– ewidencję wyposażenia – obejmuje ona wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1500 zł (zob. § 4 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 rozporządzenia),

– indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników, tzw. karty przychodów – jeśli podatnicy wypłacają pracownikom należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy o PIT (zob. § 5 ust. 1 rozporządzenia)

– ewidencję sprzedaży – jeżeli podatnik zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, z wyjątkiem podatników którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących (zob. § 8 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 rozporządzenia).

Kupno i sprzedaż wartości dewizowych

Podatnicy wykonujący działalność kantorową są zobowiązani również do prowadzenia szczególnej ewidencji przewidzianej dla tych podatników. Stosownie do § 6 pkt 1 rozporządzenia podatnicy wykonujący działalność kantorową prowadzą również – według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego – ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej (dalej: ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych) >patrz ramka.

Nie ma urzędowego wzoru ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Powinna ona tylko zawierać obowiązkowe elementy, wymienione w regulacjach prawa dewizowego. Przykładowo może ona wyglądać tak >patrz tabela.

Funkcjonuje odrębnie

Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych jest integralną częścią podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (zob. § 18 ust. 1 rozporządzenia).

Uwaga! Jeżeli na zlecenie właściciela kantoru jego księgę prowadzi biuro rachunkowe, to podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności – obok ewidencji sprzedaży – także ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych (zob. § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Kilka placówek

W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, a w razie wykonywania działalności kantorowej – również ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Z przedsiębiorstwem wielozakładowym mamy np. do czynienia w przypadku podatnika posiadającego kilka punktów wymiany walut (kantorów) w różnych lokalizacjach.

Autor jest doradcą podatkowym

Elementy rejestru opisuje prawo dewize

W kwestii zasad prowadzenia ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów odsyła do przepisów prawa dewizowego.

- Działalnością kantorową jest regulowana działalność gospodarcza polegająca na kupnie i sprzedaży wartości dewizowych oraz pośrednictwie w ich kupnie i sprzedaży (art. 2 ust. 1 pkt 19 prawa dewizowego).

- Przedsiębiorca, który wykonuje działalność kantorową, jest obowiązany zapewnić prowadzenie na bieżąco, w sposób trwały i ciągły oraz zgodny z przepisami, ewidencji wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej (art. 14 ust. 1 pkt 1 prawa dewizowego).

- Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia z 24 września 2004 r. w sprawie wyposażenia lokalu przeznaczonego do wykonywania działalności kantorowej oraz sposobu prowadzenia ewidencji i wydawania dowodów kupna i sprzedaży wartości dewizowych (DzU z 2004 r. nr 219, poz. 2220) ewidencja, o której mowa w art. 14 ust. 1 pkt 1 prawa dewizowego, obejmuje wszelkie transakcje i operacje powodujące zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, w tym:

1) transakcje rozliczane w kantorze;

2) transakcje rozliczane za pośrednictwem rachunków bankowych;

3) transakcje rozliczane w części w kantorze i w części za pośrednictwem rachunków bankowych;

4) operacje przemieszczania wartości dewizowych lub waluty polskiej między kasą a rachunkami bankowymi.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wyposażenia lokalu przeznaczonego do wykonywania działalności kantorowej oraz sposobu prowadzenia ewidencji i wydawania dowodów kupna i sprzedaży wartości dewizowych, w ewidencji tej ujmuje się:

1) kolejny numer transakcji lub operacji;

2) datę zawarcia i datę realizacji transakcji lub datę przeprowadzenia operacji;

3) określenie rodzaju transakcji lub operacji: kupno, sprzedaż, zasilenie kasy z rachunku bankowego, odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy;

4) sposób rozliczenia transakcji: wpłata do kasy, wypłata z kasy, wpłata na rachunek bankowy, wypłata z rachunku bankowego, rozliczenie za pośrednictwem rachunków bankowych;

5) nazwę i ilość wartości dewizowych lub waluty polskiej będących przedmiotem transakcji lub operacji;

6) kurs waluty i równowartość transakcji w walucie polskiej;

7) cenę jednostkową oraz wartość w walucie polskiej w przypadku transakcji kupna i sprzedaży złota dewizowego lub platyny dewizowej.

- Jeżeli jedna transakcja jest rozliczana na więcej niż jeden sposób, to każde rozliczenie należy potraktować i ująć w ewidencji jako oddzielną transakcję.

- Wpis do ewidencji powinien być dokonany niezwłocznie po zawarciu transakcji lub przeprowadzeniu operacji, a jeżeli transakcja jest realizowana w innym terminie niż termin jej zawarcia, wpis uzupełnia się o datę realizacji transakcji niezwłocznie po jej zrealizowaniu.

- Przedsiębiorca, prowadząc ewidencję w sposób określony powyżej, obowiązany jest zapewnić w każdym momencie możliwość ustalenia aktualnego stanu kasy w poszczególnych wartościach dewizowych i w walucie polskiej. -