Jak rozliczać wydatki na wodę

Obowiązek zapewnienia napojów pracownikom dotyczy każdego pracodawcy i nie zależy od rodzaju pracy wykonywanej przez jego podwładnych. Wynika to z § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Natomiast pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Chodzi o pracowników zatrudnionych:

- w warunkach gorącego mikroklimatu, o wskaźniku obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C;

- w warunkach zimnego mikroklimatu, o wskaźniku siły chłodzącego powietrza (WCI) powyżej 1000;

- przy pracach fizycznych powodujących zmianę efektywnego wydatku energetycznego organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;

- na stanowiskach pracy wykonywanej na zewnątrz, gdy temperatura wynosi poniżej 10°C bądź powyżej 25°C;

- na stanowiskach pracy, na których temperatura przekracza 28°C

Ustawodawca nie precyzuje, jakie napoje pracodawca powinien zapewnić swoim pracownikom. Używa jedynie sformułowania „woda zdatna do picia lub inne napoje". Pracodawca ma w tym zakresie prawo wyboru. Oznacza to, że może to być oczywiście woda zdatna do picia, jak również inne nieodpłatne napoje, takie jak np.: kawa, herbata, mleko, soki. Pracodawca powinien zapewnić napoje w ilości wystarczającej do zaspokojenia potrzeb pracowników podczas wykonywania przez nich obowiązków służbowych. Rodzaj napojów powinien być uzależniony od rodzaju pracy oraz warunków, w jakich jest ona wykonywana. Warto podkreślić, że w przypadku pracy w warunkach gorącego mikroklimatu napoje dla pracowników powinny być bogate w minerały i witaminy.

Bez wpływu na wysokość zaliczek

Wartość zapewnionych nieodpłatnie przez pracodawcę napojów jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Będzie on jednak zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Napoje kwalifikują się do świadczeń rzeczowych wydawanych w naturze, które zważywszy na fakt, że przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ponadto wartość napojów, przekazywanych nieodpłatnie pracownikom, nie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Trzeba też wiedzieć, że pracownikowi, który odmawia korzystania z udostępnionych przez pracodawcę napojów, nie należy się ekwiwalent pieniężny.

Uwaga! Jeżeli pracodawca brak napojów zrekompensuje pracownikom wypłatą ekwiwalentu pieniężnego, to takie świadczenie nie będzie zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Związek z działalnością jest oczywisty

Obowiązek zapewnienia pracownikom napojów wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Poniesione na ich zakup wydatki bez wątpienia zarówno są związane z prowadzoną działalnością, jak i służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowy od osób fizycznych jest to główny warunek umożliwiający zaliczenie poniesionych wydatków na zakup napojów do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca określił katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Jednak wydatki na zakup napojów dla pracowników nie zostały w nim wymienione.

Poza zakresem VAT

Nieodpłatne przekazanie napojów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż czynność ta nie została wymieniona w ustawie o VAT jako czynność podlegająca daninie. Napoje nie są przekazywane na cele osobiste pracowników, o których mowa w art. 7 i 8 ustawy o VAT. Ponadto pracodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo to nie przysługuje jednak w odniesieniu do usług gastronomicznych.

Jeżeli pracodawca nabywa napoje w ramach usługi gastronomicznej, to nie ma możliwości odliczenia VAT. Jeżeli natomiast zakup nastąpi w formie usługi cateringowej, w ramach usługi oferowanej w stołówce oraz jako zakup artykułów spożywczych dla pracowników, to pracodawca może odliczyć VAT od poniesionych wydatków.

Ujęcie w księgach rachunkowych zakupu i wydania wody do zużycia może być ewidencjonowane w następujący sposób:

1. Faktura VAT za zakup wody:

Wn „Rozliczenie zakupu"

Wn „VAT naliczony"

Ma „Rozrachunki z dostawcami" lub „Kasa"

2. Obciążenie kosztów

Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"

Ma „Rozliczenie zakupu"

oraz odniesienie kosztów na odpowiednie konta w zespole 5

Wn „Koszty działalności podstawowej" lub „Koszty zarządu"

Ma „Rozliczenie kosztów".