Szczegółowe zasady wystawiania faktur są uregulowane w treści ustawy o VAT. Przepisy te jednoznacznie wskazują na warunki oraz sytuacje, których zaistnienie skutkuje obowiązkiem wystawienia tego najpowszechniej występującego w obrocie gospodarczym dokumentu. Codzienność życia gospodarczego nierzadko jednak wychodzi poza przewidziany, uregulowany przepisami katalog zdarzeń. A wtedy uzasadnione są wątpliwości co do dopuszczalności stosowania pewnych rozwiązań, które nie są uregulowane w prawie podatkowym.
Jednym z takich zdarzeń jest kwestia anulowania bezpodstawnie lub omyłkowo wystawionej faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług, które ostatecznie nie doszły do skutku. Przyczyny takiej sytuacji mogą wynikać z błędu podatnika wystawiającego fakturę, ale mogą też mieć swoją przyczynę po stronie potencjalnego kontrahenta, gdy w wyniku jego działań bądź zaniechań nie doszło do transakcji potwierdzonej wystawioną już fakturą.
Podatnik może wystawić fakturę nie wcześniej niż 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a także przed otrzymaniem całości lub części zapłaty przed zrealizowaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. W efekcie również w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury nie dochodzi do wykonania takiej dostawy bądź usługi (np. w wobec braku odbioru przygotowanego towaru przez potencjalnego nabywcę), podatnicy stają przed dylematem, co mają zrobić z fakturą, która dokumentuje zdarzenie niemające odzwierciedlenia w rzeczywistości i – co szczególnie istotne – która nie została doręczona kontrahentowi. Zasadą jest, że wszelkie zdarzenia skutkujące koniecznością korekty wystawionej faktury, a także pomyłki stwierdzone przez jej wystawcę powinny być dokumentowane w sposób ściśle sformalizowany, tj. za pomocą faktury korygującej. Co więcej, przepisy nie ustanawiają żadnych rozwiązań przewidujących procedurę anulowania już wystawionej faktury. Jednocześnie jednak system polegający na wystawieniu faktury korygującej nie znajduje zastosowania w stosunku do faktury wystawionej pomyłkowo, a więc dokumentującej czynność niewykonaną w rzeczywistości, która nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Trudno jest bowiem kierować fakturę korygującą do podmiotu, który nie uczestniczył w transakcji i który nie otrzymał faktury pierwotnej. W konsekwencji, mimo że obowiązujący stan prawny nie przewiduje procedury anulowania wystawionej faktury, praktyka życia gospodarczego wskazuje, iż rozwiązanie takie jest skutecznie stosowane w wyjątkowych sytuacjach, a zarazem jest ono akceptowane zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.
Anulowanie faktury jest rozwiązaniem dopuszczalnym, jeżeli dochowane zostaną łącznie poniższe warunki:
- wystawiona faktura dokumentuje czynność, która nie zaistniała,
- faktura taka nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Pogląd taki potwierdziła m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 listopada 2012 r. (IBPP2/443-817/12/IK). W piśmie tym podkreślono, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy, a na podatniku ciąży obowiązek wykonania czynności związanych z anulowaniem faktury pozwalających na wyeliminowaniu możliwości wykorzystania tej faktury. Również Izba Skarbowa w Warszawie potwierdziła możliwość anulowania faktury w interpretacji z 10 czerwca 2014 r. (IPPP/443-432/14-2/AS). Opinie te, chociaż odnoszą się do poprzednio obowiązującego stanu prawnego, pozostają aktualne również obecnie. W praktyce oznacza to zatem, że podatnik, który stwierdza bezpodstawność wystawienia faktury niewprowadzonej do obrotu prawnego, powinien zabezpieczyć wszystkie jej egzemplarze, wprowadzając w ich treści adnotację o anulowaniu tego dokumentu w sposób pozwalający na wykazanie w toku ewentualnej kontroli podatkowej zasadności przeprowadzenia takiej czynności.
—Autor jest doradcą podatkowym
