Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tylko w złotówkach

Marcin Szymankiewicz

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług doradczych. Podatek dochodowy rozliczam na zasadach podatku liniowego (prowadzę podatkową księgę przychodów o rozchodów metodą kasową). Do tej pory wszystkie wydatki ponosiłem w złotych. Z początkiem 2015 r. nawiązałem współpracę z niemiecką firmą i nabyłem od niej licencję na specjalistyczny program komputerowy. Należność za licencję jest zafakturowana  w euro i w tej walucie będę płacić. Czy wartość poniesionych wydatków powinienem zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w złotych? A może w euro, czyli w tej walucie, w której będzie wystawiona faktura? – pyta czytelnik.

Wydatki (koszty uzyskania przychodów) fakturowane w walucie obcej (np. w euro) muszą być najpierw przeliczone na złote. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonywane są bowiem w języku polskim i w walucie polskiej. Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Dowodami księgowymi, które są podstawą zapisów w księdze, są m.in. faktury (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia).

Niekoniecznie w pamięci

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest przy tym stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Według kursu średniego NBP

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. (art. 11a ust. 2 ustawy o PIT).Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Kiedy rozpoznajemy koszt

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, jak czytelnik, koszty uzyskania przychodów z tytułu nabycia przedmiotowej licencji  potrąca się zgodnie z regułą zawartą w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT w dacie ich poniesienia.  Nie ma tutaj zastosowania zasada podziału na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami.

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Przykład

Faktura potwierdzająca nabycie licencji (nr 134/2015) została wystawiona (i przesłana w formie elektronicznej zaakceptowanej przez nabywcę licencji) 8 stycznia 2015 r. Faktura została wystawiona przez niemieckiego usługodawcę na 1000 euro. Koszty uzyskania przychodu z tytułu zakupu tej licencji  powinny być potrącone w dacie wystawienia faktury, tj. 8 stycznia 2015 r. Do przeliczenia kosztu na złote podatnik powinien zastosować średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski 7 stycznia 2015 r. (tj. ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień poniesienia kosztu), który wynosił 4,3115. Koszt w przeliczeniu na złote wyniesie zatem 4 311,50 zł (4,3115 x 1000 euro).

Polski nabywca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (i podatnik VAT UE). Zakładamy także, że podatek należny (VAT) od importu usług z tytułu nabycia przedmiotowej licencji przekształci się w podatek naliczony (VAT) i zostanie w całości odliczony  w deklaracji VAT. Nie będzie on zatem podlegał zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jak czytamy w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, „(...) Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu".