Prowadzę sklep internetowy. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi za mnie biuro rachunkowe. Ze względu na rodzaj sprzedawanego asortymentu pojedyncze transakcje opiewają na niskie kwoty. Zamierzam wprowadzić system automatycznie generujący księgę. Dane z niej będą przenoszone po zakończeniu miesiąca do księgi właściwej, prowadzonej przez biuro rachunkowe. Chcę też rozszerzyć działalność o prowadzenie innego sklepu. Czy dla niego też mogę prowadzić odrębną księgę? – pyta czytelnik.

Prowadzenie podatkowej ksiąg przychodów i rozchodów (pkpir) obejmujących te same zdarzenia gospodarcze jednocześnie przez podatnika i przez biuro rachunkowe nie jest prawidłowe. Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia pkpir zakłada prowadzenie jednej księgi. Wyjątek przewidziany w § 9 ust. 3 rozporządzenia dotyczy przedsiębiorstw wielozakładowych. W takim przypadku księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

Odrębny majątek i organizacja

Rozporządzenie zawiera definicję  przedsiębiorstwa wielozakładowego. Zgodnie z § 3 pkt 10 rozporządzenia jest to działalność prowadzona przy wykorzystaniu kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych.

Jak tłumaczy Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 26 marca 2013 r. zakład, by można było dla niego prowadzić odrębną pkpir, powinien dysponować własnymi składnikami majątkowymi i samodzielnością pozwalającą na jego niezależne funkcjonowanie (IBPBI/1/415- 1594/12/AP). Z pytaniem wystąpiła podatniczka, która w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej założyła dwie szkoły wpisane do ewidencji szkół i placówek niepublicznych. Szkoły otrzymały numer identyfikacyjny REGON. Liceum ogólnokształcące dla dorosłych, otrzymało REGON podstawowy, natomiast policealna szkoła zawodowa otrzymała REGON będący rozszerzeniem numeru REGON podstawowego. Podatniczka tłumaczyła, że duża część ponoszonych kosztów na funkcjonowanie szkół jest trudna do rozdzielenia i przyporządkowania do poszczególnej szkoły.

Organ uznał, że „skoro prowadzone przez wnioskodawczynię szkoły, pomimo iż posiadają odrębne numery REGON, znajdują się w jednym budynku, dla których prowadzony jest wspólny sekretariat, i nie posiadają wyodrębnionych składników majątkowych oraz samodzielności pozwalającej na niezależne ich funkcjonowanie, to w świetle definicji zawartej w § 3 pkt 10 rozporządzenia (...) nie stanowią przedsiębiorstwa wielozakładowego". Zdaniem izby „wnioskodawczyni zobowiązana jest prowadzić jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów dla obu szkół prowadzonych w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej i ujmować wszystkie zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością w tej księdze".

To nie nowy zakład

Tym bardziej nie uzasadnia prowadzenia dwóch ksiąg przychodów i rozchodów rozszerzenie zakresu działalności gospodarczej.

Tak wprost odpowiedziała Izba Skarbowa w Katowicach na pytanie wspólnika spółki jawnej, która przymierzała się do założenia portalu internetowego do dystrybucji praw do zamieszczanych na nim fotografii, krótkich filmów i prezentacji multimedialnych (interpretacja z 5 października 2010 r., IBPBI/1/415-662/10/BK).

Portal miał mieć dość skomplikowany system rozliczeń pomiędzy jego administratorem, artystą-sprzedawcą i nabywcą utworów. System miał wykorzystywać punkty kredytowe wymienne pod określonymi warunkami na euro. Pytanie dotyczyło możliwości ewidencjonowania poniesionych wydatków na zakup punktów kredytowych od autorów (administrator w pewnych sytuacjach je odkupywał) w dodatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13. Następnie, jak tłumaczył pytający, po zakończeniu miesiąca kwota z podsumowania miała być wprowadzana do właściwej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej przez biuro rachunkowe.

Organ podatkowy stwierdził, że jeżeli „przedsiębiorca na podstawie jednego wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, w określonym zakresie i zamierza jedynie poszerzyć zakres tej działalności, wówczas nie można uznać, iż prowadzi on przedsiębiorstwo wielozakładowe". Organ uznał także, że „W sytuacji prowadzenia przedsiębiorstwa jednozakładowego, konsekwencją powyższego jest konieczność prowadzenia przez określony podmiot gospodarczy czy też biuro rachunkowe, któremu powierzono prowadzenie księgi, jednej podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla całej prowadzonej przez ten podmiot pozarolniczej działalności gospodarczej".