W mojej firmie w każdym miesiącu wystawia się kilkanaście faktur. Ostatnio zdarzyło się, że księgowa musiała anulować wystawioną fakturę, bo nie doszło do sprzedaży usług. Faktura nie wyszła nawet do odbiorcy. Czy mam obowiązek zapłaty podatku wynikającego z faktury VAT, która została później anulowana? Co zrobić z taką fakturą?
– pyta czytelnik.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może anulować wystawioną przez siebie fakturę. Jest to sytuacja rzadka, ale dochodzi do niej wskutek np. wycofania się kontrahenta z umowy czy rezygnacji z dostawy lub świadczenia usługi.
Przepisy prawa podatkowego, a w szczególności przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (DzU poz. 1485), nie regulują kwestii dopuszczalności anulowania faktury VAT przez podatnika.
Obowiązek dokumentowania obrotu fakturami jest uregulowany w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT w przypadku gdy podatnik VAT wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązany do jego zapłaty. Zasada ta odnosi się również do sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego. Może się zdarzyć, że podatnik wystawi fakturę, a towar nie zostanie odebrany lub kontrahent zrezygnuje z jego usługi. Gdy w takiej sytuacji podatnik wystawił już fakturę, może ją anulować, jeżeli nie została wprowadzona do obrotu prawnego, a więc jeżeli nie została dostarczona do odbiorcy.
Przykład
Kazimierz Kownacki prowadzący firmę Kryształek z siedzibą w Bydgoszczy wystawił 17 listopada 2014 roku fakturę VAT nr 250/2014 potwierdzającą sprzedaż towaru. Faktura została włożona do koperty i przygotowana do wysłania, a następnie wpisana w pocztowej książce nadawczej. 19 listopada 2014 roku pan Kazimierz zorientował się na podstawie kopii faktury, że pomylił się, wpisując odbiorcę na fakturze. Ponieważ pan Kazimierz nie wysłał jeszcze tej faktury, anulował ją. Anulowaną fakturę pozostawił w dokumentacji.
Może się zdarzyć, że faktycznie nie doszło do wykonania usługi czy wydania towaru, a podatnik wystawił fakturę, ale jej nie doręczył odbiorcy, a więc nie wprowadził do obrotu. W takim przypadku powinien jako wystawca:
1. przekreślić egzemplarze faktury,
2. sporządzić adnotację na tych dokumentach, kiedy i dlaczego zostały anulowane „anulowano, błędnie wystawiona, 18 listopada 2014 r., Jan Nowak"
3. podpisać się pod adnotacją.
Anulowana faktura nie widnieje w rejestrze sprzedaży, a więc także w ewidencjach przychodów, co oznacza, że nie ma obowiązku zapłaty wynikającego z niej podatku.
Anulowany w taki sposób dokument podatnik powinien przechowywać w osobnym zbiorze faktur anulowanych, aby w przypadku kontroli podatkowej wykazać, dlaczego w ewidencji sprzedaży nie ma numeru faktury anulowanej. Do takich sytuacji, a więc gdy podatnik samodzielnie anulował fakturę, powinno dochodzić w wyjątkowych przypadkach.
W trakcie roku podatkowego podatnik powinien gromadzić w osobnym zbiorze faktury, które zostały przez niego anulowane w ciągu roku. Warto też, aby prowadził rejestr anulowanych faktur, z którego wynika, jaka faktura, kiedy i dlaczego została anulowana, a ponadto kto ją anulował. Można taki rejestr prowadzić miesięcznie albo zbiorczo jeden na cały rok. Niewątpliwie będzie to dla podatnika dużym ułatwieniem w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, co przyczyni się do szybkiego wyjaśnienia sytuacji.
Przesłanki anulowania faktury
Fakturę można anulować, gdy: 1. nie doszło do faktycznego wykonania usługi albo dostawy towarów, 2. faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
