Każdy podmiot gospodarczy, prowadząc ewidencję księgową, powinien opracować wewnętrzne procedury kontrolne. Takie opracowania procedur dotyczą nie tylko zakresu przedmiotowego kontroli, a więc tego, co podlega kontroli, lecz również zakresu podmiotowego. Dowody księgowe, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej, są podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych. Poprawność dokumentów księgowych będzie więc istotna do uznania, czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo czy też nie. Przed wprowadzeniem dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych musi on przejść odpowiednie kontrole: merytoryczną, rachunkową i formalną.

Zgodność ze stanem faktycznym

Kontrola merytoryczna dowodu księgowego polega na stwierdzeniu, czy dowód:

- ?dokumentuje faktyczny przebieg operacji gospodarczej, czyli jest zgodny ze stanem faktycznym,

- ?dokumentuje rzeczywisty zakres tej operacji, a więc czy miała ona miejsce.

Taką kontrolę przeprowadza wyłącznie osoba, która ma wiedzę, czy zlecenie (umowa) zostało wykonane. Najczęściej taką kontrolę przeprowadza pracownik realizujący zakup lub kierownik komórki organizacyjnej, która jest odpowiedzialna za dokonanie operacji gospodarczej. Kontroli merytorycznej nie dokonuje więc pracownik służb księgowych, gdyż nie ma do tego odpowiednich wiadomości. Chyba że zakup dotyczy działu księgowego (np. zakup materiałów biurowych). Jeśli kontroli merytorycznej nie dokonałaby upoważniona osoba, która jest w stanie potwierdzić faktyczny przebieg operacji gospodarczej i jej zakres, to taka kontrola byłaby nieprawidłowa.

Po dokonaniu zakupu (nabyciu usługi) osoba dokonująca kontroli merytorycznej ma obowiązek umieścić na dokumencie – fakturze VAT (rachunku), opis zdarzenia gospodarczego, który pozwoli na odpowiednie zakwalifikowanie tego dokumentu przez służby księgowe.

Przykład

Katarzyna Nowakowska jest zastępcą głównego księgowego w spółce. Jest także osobą, która w zakresie obowiązków ma dbanie o materiały biurowe, ich zakup i ich prawidłowy rozchód. Po otrzymaniu dostawy materiałów biurowych z hurtowni papierniczej sprawdza, czy otrzymała wszystkie pozycje zafakturowane na fakturze. Po stwierdzeniu zgodności faktury z otrzymanymi materiałami biurowymi składa na odwrocie faktury swój podpis z datą wraz ?z adnotacją „sprawdzono pod względem merytorycznym".

Przykład

Anastazja Kowalska jest pracownikiem – magazynierem ?w ciastkarni. Jest odpowiedzialna za zakup i rozchód surowca pobranego do produkcji. Do jej obowiązków należy również zakup surowców. Po otrzymaniu faktury za zakup 100 kg cukru to ona – jako osoba merytorycznie odpowiedzialna za zakup – ma obowiązek potwierdzić dostawę towaru w określonej ilości we wskazanym czasie.

Wymagane przepisami

Kontrola formalna dowodu księgowego polega na sprawdzeniu, czy dany dokument – dowód księgowy – jest sporządzony prawidłowo i rzetelnie, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Jest to zatem stwierdzenie zgodności dowodu księgowego (faktury, rachunku) z obowiązującymi przepisami oraz z wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi u danego przedsiębiorcy, np. zasadami obiegu dokumentów księgowych.

Czy obliczenia są poprawne

Z kolei kontrolę rachunkową powinna przeprowadzić księgowa – osoba uprawniona do sprawdzenia obliczeń na dokumencie księgowym.

Zadaniem księgowej jest tu dokładne sprawdzenie danych liczbowych podanych na dowodzie księgowym.

Najczęściej firmy wskazują zakres podmiotowo-przedmiotowy kontroli rachunkowej w polityce rachunkowości lub w zasadach obiegu dokumentów w spółce.

Dowody księgowe, jako dokumenty o znaczeniu prawnym – bo stanowiące podstawę do prowadzenia ksiąg rachunkowych – muszą nie tylko odzwierciedlać stan faktyczny, ale również muszą być wypełnione w sposób prawidłowy. Obowiązek sprawdzenia tego spoczywa w firmie na księgowej/księgowym.

Każdy dokument księgowy, wprowadzany następnie do ksiąg rachunkowych firmy, musi być sprawdzony pod względem rachunkowym. Jest to ostatni etap kontroli, po wcześniej dokonanej kontroli merytorycznej i kontroli formalnej.

Przeprowadzenie kontroli rachunkowej polega na przeliczeniu wartości wskazanych w dowodzie księgowym. Nie wystarczy odgórnie zaakceptować, że obliczenia na dokumencie księgowym na pewno są prawidłowe. Osoba, która dokonuje kontroli rachunkowej, musi niejako od początku ponownie sprawdzić obliczenia.

Przykład

Do firmy ABC wpłynęła pocztą faktura za dostawę produktów. Na fakturze widnieje wartość netto, brutto i VAT, przy czym kwota brutto nie zgadza się, po podliczeniu, ?z poszczególnymi kwotami netto ?i VAT. W tej sytuacji księgowy, po stwierdzeniu błędu podczas kontroli dokumentu, zażądał faktury korygującej.

Sama kontrola rachunkowa będzie więc polegać na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe zawarte na dokumencie księgowym są prawidłowo obliczone.

Kontrola rachunkowa powinna stwierdzać, że dokument zawiera prawidłowo obliczone wartości ?w poszczególnych pozycjach. Potwierdzeniem jest zamieszczona na dokumencie informacja, kto dokonał takiej kontroli rachunkowej.

Przykład

Księgowa Katarzyna Kowalska sprawdziła pod względem rachunkowym fakturę VAT ?nr 12/2013 z 12 grudnia 2013 roku. Po przeliczeniu okazało się, że wszystkie pozycje liczbowe występujące na fakturze są prawidłowe. W związku z tym na odwrocie dokumentu księgowa napisała: „potwierdzam zgodność pod względem rachunkowym, ?13 grudnia 2013 roku, Katarzyna Kowalska".

Czas na dekretację

Po zakończeniu czynności kontrolnych dotyczących dowodów księgowych powinna nastąpić ich akceptacja przez upoważnioną osobę. Kompletnie skontrolowane dokumenty księgowe, po odpowiednim zadekretowaniu, są następnie księgowane.

Bez podpisów stwierdzających dokonanie poszczególnych etapów kontroli dekretacja i późniejsze księgowanie nie powinny mieć miejsca. Podstawą do zaksięgowania dokumentu jest bowiem uprzednie stwierdzenie jego poprawności ?i zgodności na poszczególnych etapach kontroli.

W celu usprawnienia obiegu dokumentów księgowych, jak również właściwej kontroli nad nimi, przedsiębiorca powinien sporządzić instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych. Powinna ona określać ścieżkę, jaką muszą przebyć w firmie określone dokumenty, a także wskazywać poszczególne osoby odpowiedzialne za prawidłowy tok procesu oraz za potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli.