Każda działalność gospodarcza związana z obrotem towarami i materiałami niesie ze sobą ryzyko ich uszkodzenia, zniszczenia czy przeterminowania. Jeśli te zdarzenia są niezawinione przez przedsiębiorcę, wówczas ma on prawo ująć wartość takich towarów w kosztach podatkowych.
W przypadku towarów, które straciły przydatność, podatnik ma obowiązek sporządzenia protokołu ich zniszczenia. Powinien on zawierać następujące dane:
Prawidłowo sporządzony protokół zniszczenia towarów jest podstawą do zaewidencjonowania poniesionej straty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wartość zniszczonych towarów (zgodnie ze sporządzonym protokołem) należy wyksięgować ze znakiem minus z kolumny nr 10 kpir i ze znakiem plus ująć w w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki". Dowodem/dokumentem, na podstawie którego prawidłowo dokonamy księgowań, jest sporządzony protokół. Data zdarzenia w kpir będzie datą sporządzenia protokołu. Numerem dowodu będzie numer protokołu zniszczenia.