Zdarza się, że podatnicy chcą oszczędzić na kosztach utrzymania samochodów służbowych i rezygnują z dobrowolnych ubezpieczeń tych pojazdów. Taka decyzja może się jednak okazać kosztowna. Stosownie bowiem do art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych np. w wyniku kradzieży albo całkowitego zniszczenia samochodu jest uzależnione od tego, czy pojazd taki był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym. Chodzi przy tym zarówno o samochody osobowe, jak i ciężarowe, a także zarówno te, które są w ewidencji środków trwałych firmy, jak i te, które są przedmiotem leasingu operacyjnego.
Warto przy tym pamiętać, że w przypadku, gdy zlikwidowany czy skradziony samochód był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem, aby można było uznać jego wartość za koszt uzyskania przychodu, poniesiona strata musi być właściwie udokumentowana. Takim dokumentem może być np. dokumentacja od ubezpieczyciela czy w przypadku kradzieży – postanowienie prokuratury o umorzeniu śledztwa.
Posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia komunikacyjnego nie decyduje natomiast o prawie do odliczenia VAT. Podatnik ma bowiem prawo do tego, aby na zasadach ogólnych odliczyć ten podatek z faktur dokumentujących naprawę powypadkową auta, które wykorzystuje do prowadzenia działalności opodatkowanej.
Wypłacone przez ubezpieczyciela odszkodowanie powinno przywrócić w majątku poszkodowanego stan rzeczy naruszony zdarzeniem wyrządzającym szkodę (kradzież, uszkodzenie w wyniku wypadku itp.). Jeżeli natomiast wartość wypłaconego odszkodowania przekroczyłaby wartość kosztów poniesionych na naprawę samochodu, to ta nadwyżka jest przychodem dla podatnika, który taką nadwyżkę otrzymał.
Ubezpieczenia komunikacyjne pojazdów mechanicznych to przykład kosztów rozliczanych w czasie. Jeżeli polisa takiego ubezpieczenia jest zawierana na okres 12 miesięcy, to jednostka ma obowiązek rozliczać koszty proporcjonalnie do trwania okresu ubezpieczenia wynikającego z tej polisy. Zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości firma powinna zatem dokonywać miesięcznych odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
