Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez wykorzystywania samochodu, także osobowego. Jeżeli auto nie zostało zaliczone przez podatnika do środków trwałych, to powstaje pytanie o zasady rozliczania jego kosztów eksploatacyjnych. Sytuacja taka występuje najczęściej wtedy, gdy drobny przedsiębiorca używa swojego samochodu zarówno prywatnie, jak i do celów związanych z prowadzoną firmą. Przepisy ustawy o PIT wskazują, że za koszty uzyskania przychodów uważa się wyłącznie te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, z wyłączeniem kosztów, które zostały wymienione w art. 23 ust. 1, jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT ustala regułę, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także samochodu będącego własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu. Stawka ta wynosi:

- dla samochodu osobowego o pojemności s silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł za 1 km przebiegu,

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł za 1 km przebiegu.

Zaliczenie w koszty wydatków ponoszonych na eksploatację „prywatnego" samochodu osobowego (np. zakup paliwa) uzależnione jest dodatkowo od prowadzenia przez podatnika ewidencji przejazdów tym autem, związanych z prowadzoną działalnością. Otóż zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec miesiąca, a ewidencja ta powinna być prowadzona przez osobę używającą pojazdu. Szczególnie ważne  jest jednak to, że wydatki poniesione przez podatnika z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby działalności nie są kosztem  uzyskania przychodów w ogóle, jeżeli nie posiada on ewidencji.

Zatem istnienie ewidencji przebiegu pojazdu, popularnie zwanej kilometrówką, jest kolejnym warunkiem zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją dla potrzeb firmowych prywatnego auta osobowego przedsiębiorcy niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Trzeba jednak dodać, że ograniczeń wynikających z kilometrówki nie stosuje się, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje auto na podstawie umowy leasingu. Dla leasingowanych samochodów przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu. Skoro istnieniu kilometrówki nadane zostały tak znaczące konsekwencje, to trzeba wskazać na wymaganą jej treść. Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność skokową jego silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,

- podpis podatnika.

To konieczne minimum. Oznacza to, że podatnik może dla własnych potrzeb rozszerzyć zawartość tej ewidencji. Potwierdza to sformułowanie „ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej", użyte w przepisie.

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię w Krakowie