Rz: Firma może zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki związane z samochodem osobowym, który nie jest jej własnością, np. należy do pracownika. Musi jednak pamiętać o limicie kilometrówki. Jakie wydatki mieszczą się w tym limicie?

Beata Hudziak:

Przede wszystkim zakup paliwa, opon i innych części, naprawy i przeglądy techniczne. Firma zaliczy te wydatki do kosztów tylko do wysokości limitu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za jeden kilometr. Aby ustalić, ile przejechało auto, trzeba prowadzić ewidencję jego przebiegu.

A koszty parkingu oraz opłaty za przejazd autostradą?

Fiskus uważa, że także muszą być rozliczane w limicie. Przyznał mu rację Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 7 czerwca br. (II FSK 1945/11) podkreślił, że pracodawca, który zwraca pracownikom wydatki na autostrady i parkingi, nie zaliczy ich bez ograniczeń do kosztów. Nie zgodził się ze spółką, która twierdziła, że te wydatki nie mają bezpośredniego związku z przejechaną w delegacji trasą.

Tak więc, jeśli wszystkie zsumowane wydatki przekraczają limit, to nadwyżka nie zostanie odliczona przez firmę. Warto jednak zauważyć, że z reguły podstawowe koszty wyjazdu (np. paliwo i opłaty za autostradę z Warszawy do Poznania) mieszczą się w limicie.

O kilometrówce muszą też pamiętać firmy korzystające z wynajętych samochodów. Czy oprócz kosztów używania auta powinny wliczać do limitu także czynsz najmu?

Urzędy skarbowe twierdzą, że czynsz za wynajęcie samochodu osobowego także powinien być rozliczany tylko do wysokości limitu. Orzecznictwo sądowe w tej sprawie jest niejednolite. Ostatnio jednak przeważa pogląd (np. wyrok NSA z 17 października 2012 r., II FSK 467/11; wyrok WSA w Warszawie z 5 czerwca 2013 r., III SA/Wa 3494/12, czy wyrok WSA we Wrocławiu z 12 marca 2013 r., I SA/Wr 126/13), że opłaty za wynajem auta można zaliczać do kosztów bez ograniczeń wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Nie są to bowiem koszty używania samochodu, ale wydatki na jego udostępnienie (czyli na uzyskanie prawa do używania).

Moim zdaniem do limitu nie powinno się też wliczać wydatków na ubezpieczenie pojazdu, gdyż nie są one związane z jego fizycznym używaniem. Są one niezależne od wykorzystywania samochodu podczas wyjazdó w służbowych.

Czy te problemy mają też firmy korzystające z samochodów na podstawie umowy leasingu operacyjnego?

Nie. Przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód osobowy na podstawie umowy leasingu operacyjnego, może bez ograniczeń rozliczać wydatki na jego używanie. Nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu i wyliczać limitu kilometrówki, tak jak przy najmie. Natomiast przy rozliczaniu ubezpieczenia AC powinien pamiętać o limicie 20 tys. euro odnoszącym się do wartości samochodu. Autocasco drogiego samochodu zaliczymy do kosztów tylko w części.

—rozmawiał Przemysław Wojtasik