Wielu przedsiębiorcom, zwłaszcza tym małym, nie opłaca się utrzymywać na stałe dużej floty samochodów. Czasem, np. na potrzeby akcji promocyjnej, chcą wynająć samochody tylko na kilka, kilkanaście miesięcy. Dla małej firmy może być to dość atrakcyjne wyjście, zwłaszcza że rynkowe oferty wynajmu takiego auta opiewają na zaledwie kilkadziesiąt złotych dziennie. O ile jednak np. agent handlowy takiej firmy zyskuje dobre narzędzie pracy, o tyle księgowy może załamać ręce. Bo wynajem samochodów na okres do dwóch lat nie jest leasingiem, a w nim wszystko jest jasne, przynajmniej od strony podatków dochodowych: opłaty leasingowe są kosztem uzyskania przychodu. W krótszych umowach sytuacja jest bardziej skomplikowana.

Ciasny limit 85 groszy za kilometr

Przepisy o kosztach w podatkach dochodowych przewidziały, że podatnik będzie korzystał z cudzego auta. Otóż wydatki na używanie takiego pojazdu można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów tylko do wysokości tzw. kilometrówki, ogłaszanej przez ministra infrastruktury do potrzeb podróży służbowych pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy. Zaliczenie do kosztów podatkowych jest w ogóle niemożliwe, jeżeli nie prowadzi się ewidencji przebiegu auta. Takie reguły wynikają z przepisów art. 23 ust. 1 pkt 46 i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

Można oczywiście próbować uciec od tych rygorów, zawierając umowę „pełnoprawnego" leasingu auta. Taka umowa musi jednak trwać co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji leasingowanej rzeczy. Dla samochodów osobowych oznacza to dwa lata. A przecież wiele firm nie potrzebuje aut na tak długo. Poza tym – przepisy o rozliczeniu z ograniczeniem kilometrowym dotyczą również wynajmu doraźnego, np. jako samochód zastępczy na czas remontu firmowego auta. Ściśle rozumiejąc te reguły, dotyczą one nawet kilkudniowego wynajmu z wypożyczalni samochodów.

Rachunek prosty, sądy różnie orzekają

Już prosty rachunek pokazuje, że kilometrowy limit nie pozwala zaliczyć do kosztów podatkowych całości wydatków na wynajmowane samochody. Zakładając, że samochód z silnikiem o objętości powyżej 900 cm sześc. przejeżdża miesięcznie 1000 km (to wynik mało aktywnych przedstawicieli handlowych), limit z kilometrówki dla takiego przebiegu wynosi obecnie 853 zł 80 gr. Tymczasem rynkowe oferty wynajmu na ogół przekraczają 1000 zł miesięcznie. Do tego dochodzą inne wydatki, głównie na paliwo. Przy obecnych cenach to dobre dodatkowe kilkaset złotych wydatku, którego nie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

O tym, że wspomniane regulacje są kłopotliwe dla podatników, świadczą liczne spory sądowe. Co gorsza, orzecznictwo w tych sprawach jest rozbieżne. W wyroku NSA z 25 marca 2010 r. (II FSK 1890/08) sędziowie potwierdzili, że przepisy należy rozumieć literalnie. Innymi słowy: prowadzić ewidencję kilometrową i koszty ograniczać do tego, co wynika z kilometrówki. Są też wyroki korzystne dla podatników. NSA orzekł 16 marca 2012 r. (II FSK 2030/10), że opłaty za najem samochodu nie mieszczą się w kategorii „kosztów używania" pojazdu, o których mówią przepisy ustawowe. Innymi słowy – ograniczenie z kilometrówki ma dotyczyć tylko paliwa, napraw, części zamiennych itp. Sam czynsz za najem auta można zatem – zdaniem sądu – traktować jako zwykły koszt w działalności gospodarczej.

Najem do dwóch lat jak leasing?

Jak się nieoficjalnie dowiedziała „Rz", przedsiębiorstwa zajmujące się wynajmem i leasingiem pojazdów próbowały już uświadomić Ministerstwu Finansów potrzebę złagodzenia przepisów. Argumentowały to m.in. potrzebą wspomożenia rynku nowych samochodów, na którym panuje stagnacja (a firmy leasingowe oraz rent-a-car są zwykle dobrymi klientami na tym rynku). Niestety, postulowane zmiany dotychczas nie ujrzały światła dziennego.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.rochowicz@rp.pl

Marta Szafarowska, doradca podatkowy partner w kancelarii MDDP

Dzisiejsze przepisy tworzą bariery przede wszystkim dla najmu krótko- i średnioterminowego. Stwarzają kłopotliwe sytuacje dla przedsiębiorców. Są zmuszeni do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, co jest szczególnie uciążliwe np. dla przedstawicieli handlowych, nastawionych bardziej na pozyskiwanie klientów niż na zajmowanie się biurokracją. Jeśli natomiast nie dopełni się obowiązku ewidencyjnego, to wydatków związanych z używaniem pojazdu nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Co więcej – może dojść do podwójnego opodatkowania, gdy pracodawca udostępnia samochód pracownikowi w części również dla jego celów prywatnych i w związku z tym potrąca PIT z wynagrodzenia pracownika używającego auta.