Korzystanie przez podatników w trakcie postępowań podatkowych z zastępstwa procesowego nie jest niczym nadzwyczajnym. Równie często zdarza się, że jednego podatnika reprezentuje w trakcie postępowania przed organami podatkowymi kilku profesjonalnych pełnomocników.

Aby działania podjęte przez pełnomocnika były skuteczne, do akt sprawy musi zostać dołączone pełnomocnictwo. Nie musi być to jednak oryginał. Ustawodawca zapewnił bowiem profesjonalnym pełnomocnikom (adwokatom, radcom prawnym oraz doradcom podatkowym) możliwość uwierzytelniania odpisów udzielonych im pełnomocnictw oraz innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

W praktyce zdarza się również, że mocodawca jednym dokumentem pełnomocnictwa upoważnia do reprezentowania kilku pełnomocników. W takiej sytuacji do akt sprawy przy pierwszej czynności procesowej składany jest odpis takiego pełnomocnictwa, uwierzytelniony często tylko przez jednego z pełnomocników. Właśnie ta praktyka wzbudziła zainteresowanie organów podatkowych.

Co mówią urzędy...

Gdy strona decyduje się skorzystać z zastępstwa procesowego, do akt sprawy musi zostać złożony dokument potwierdzający umocowanie pełnomocnika do reprezentowania mocodawcy w tej konkretnej sprawie. Organy podkreślają, że to na pełnomocniku spoczywa obowiązek dołączenia do akt oryginału lub poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Przy czym warunkiem skutecznego ustanowienia pełnomocnika w postępowaniu jest nie tylko prawidłowa konstrukcja pełnomocnictwa (zakres umocowania musi być jasny i stanowczy), ale również oświadczenie woli strony musi zostać prawidłowo i w odpowiedniej formie notyfikowane organom podatkowym. To właśnie ta druga kwestia jest podstawą przesadnie formalnego stanowiska organów.

Organy podatkowe twierdzą bowiem, że gdy podatnik jednym pełnomocnictwem umocował kilku pełnomocników, to odpis tego dokumentu złożony do akt sprawy powinien zostać uwierzytelniony przez wszystkich pełnomocników łącznie. Organy kwestionują możliwość, aby każdy z umocowanych profesjonalistów mógł z osobna uwierzytelnić odpis pełnomocnictwa w pełnym zakresie.

...a co obowiązujące regulacje

Analiza obowiązujących obecnie regulacji prowadzi jednak do wniosku, że wbrew stanowisku prezentowanemu przez organy podatkowe, w sytuacji, gdy w jednym dokumencie udzielono pełnomocnictwa procesowego kilku profesjonalnym pełnomocnikom, każdy z nich może z osobna uwierzytelnić odpis tego dokumentu w pełnym zakresie. Nie ma potrzeby, by jeden dokument został poświadczony za zgodność z oryginałem przez kilku pełnomocników naraz.

Zgodnie z art. 136 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Jednocześnie ustawodawca umożliwił podatnikom ustanowienie kilku pełnomocników w jednej sprawie.

Z art. 137 § 3 o.p. wynika obowiązek pełnomocnika do dołączenia do akt oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Przy czym adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

W celu dokonania prawidłowej wykładni art. 137 § 3 o.p. należy przede wszystkim ustalić co oznacza sformułowanie „uwierzytelnić".

Gdy odpis jest uwierzytelniony, przyznaje się mu moc samego oryginalnego dokumentu. Przykładowo można tutaj wskazać pogląd wyrażony w uchwale Sądu Najwyższego z 29 marca 1994 r. (III CZP 37/94) lub w wyrokach Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 września 1999 r. (III SA 7375/98) i z 20 maja 2003 r. (III SA 110/03).

Nie sposób zatem uznać, że odpis pełnomocnictwa udzielonego kilku profesjonalnym pełnomocnikom wymaga uwierzytelnienia przez każdego z nich z osobna. Już bowiem poświadczenie odpisu za zgodność z oryginałem przez jednego z pełnomocników pozwala uznać odpis za w pełni wiarygodny, tj. odzwierciedlający treść oryginału pełnomocnictwa. Złożenie prawidłowo uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa wywołuje skutek analogiczny do złożenia oryginału.

Jedna sygnatura powinna wystarczyć

Organy podatkowe zdają się pomijać również okoliczność, że pełnomocnictwo jest jedynie dokumentem, który potwierdza wolę mocodawcy do reprezentowania go przez pełnomocnika (pełnomocników). Dokument pełnomocnictwa jest więc jedynie nośnikiem (materialnym dowodem istnienia) stosunku łączącego mocodawcę z pełnomocnikiem.

Artykuł 137 § 3 o.p. w drugim zdaniu jednoznacznie wskazuje, że profesjonalny pełnomocnik może sam uwierzytelnić odpis udzielonego pełnomocnictwa.

Tymczasem organy podatkowe nieprawidłowo utożsamiają udzielenie pełnomocnictwa przez mocodawcę z kwestią poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentu. Uwierzytelnienie dokumentu pełnomocnictwa nie jest potwierdzeniem jego udzielenia, a jedynie techniczną czynnością z którą ustawa wiąże skutek w postaci przyznania uwierzytelnionemu odpisowi mocy oryginału dokumentu.

Skoro zatem wolą mocodawcy, w jednym dokumencie zostało umocowanych kilku pełnomocników, to złożony do akt sprawy odpis pełnomocnictwa uwierzytelniony przez jednego z pełnomocników, całkowicie wystarcza, aby udowodnić organom istnienie stosunku łączącego wszystkich wskazanych w pełnomocnictwie pełnomocników z mocodawcą.

Komentuje Paweł Suchocki, konsultant w praktyce podatkowej Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka sp.k.

Sposób na przedłużenie terminów

Obowiązujące przepisy niewątpliwie pozwalają na przyjęcie, że w przypadku, gdy jednym dokumentem pełnomocnictwa umocowanych zostało kilku pełnomocników, to zupełnie wystarczające jest, aby odpis tego pełnomocnictwa został uwierzytelniony tylko przez jednego z profesjonalistów.

Gdy odpis dokumentu pełnomocnictwa poświadcza za zgodność z oryginałem adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, reprezentujący stronę w postępowaniu, bezsprzecznie uwierzytelnienie obejmuje całość dokumentu pełnomocnictwa i nie ma potrzeby, aby dokument ten został uwierzytelniony kilkakrotnie (przez wszystkich pełnomocników łącznie).

Skąd zatem wzięło się przeciwne stanowisko organów podatkowych? Analiza postępowań podatkowych, w szczególności dotyczących wniosków o wydanie interpretacji indywidualnych prawa podatkowego, wskazuje, że organy podatkowe znalazły narzędzie pozwalające im przedłużać te postępowania poprzez wzywanie podatników do uzupełnienia braków formalnych wniosków. Domniemane braki formalne polegać mają na złożeniu do akt „nieprawidłowo" uwierzytelnionych pełnomocnictw.

Takie działanie organów podatkowych należy uznać za bezpodstawne oraz niezgodne z jedną z podstawowych zasad postępowania podatkowego – zasadą budzenia zaufania do organów podatkowych. W przypadku otrzymania wezwania podatnicy maja dwa wyjścia: działać zgodnie z wezwaniem i uwierzytelnić pełnomocnictwo zgodnie z wezwaniem lub je zignorować i wejść w spór z organem podatkowym w tym zakresie.

Pełnomocnik potwierdza autentyczność dokumentu

Zwrot „uwierzytelnić" nie został zdefiniowany przez ustawodawcę. Dlatego też uzasadnione jest odwołanie się do potocznego znaczenia tego sformułowania.

Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN „uwierzytelniać" oznacza uczynić coś wiarygodnym lub stwierdzić autentyczność dokumentu lub podpisu, zgodność z prawem jakiejś czynności prawnej. Skoro pełnomocnik strony w postępowaniu podatkowym uwierzytelnia (poświadcza za zgodność) odpis pełnomocnictwa udzielonego przez mocodawcę, oznacza to, że ów odpis jest lustrzanym odbiciem oryginału.

Innymi słowy, złożenie do akt poświadczonego odpisu pełnomocnictwa jest równoznaczne w skutkach ze złożeniem oryginału.

WZÓR – Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki przed organami podatkowymi

[miejscowość]..., dnia xx miesiąc 20xx r.

PEŁNOMOCNICTWO

Działając w imieniu i na rzecz [nazwa Spółki] ..., z siedzibą w [miejscowość]..., [ul.]..., [kod pocztowy]........ [miejscowość]..., NIP: xxx xx xx xxx („Spółka"), nr wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego ......................... niniejszym udzielam pełnomocnictwa:

Panu .........................................................................................................................................................................................

radcy prawnemu, nr wpisu na listę radców prawnych ..............................................................................................,

Panu .........................................................................................................................................................................................

doradcy podatkowemu, nr wpisu na listę doradców podatkowych ......................................................................,

do reprezentowania Spółki przed organami podatkowymi w postępowaniu podatkowym w sprawie podatku ................... za okres ..................., zapoczątkowanym wszczęciem przez [nazwa organu podatkowego] .................. postępowania podatkowego postanowieniem z dnia xx miesiąc 20xx r. [nr postanowienia] nr .....................................

Pełnomocnictwo obejmuje uprawnienie do dokonywania wszelkich czynności we wskazanym powyżej postępowaniu, w szczególności do przygotowania i złożenia odwołania od decyzji organu pierwszej instancji.

Pełnomocnicy mogą działać samodzielnie i niezależnie. Pełnomocnik może udzielać dalszych pełnomocnictw.

Pełnomocnikiem właściwym do doręczeń jest ............................................................................................................ [imię i nazwisko pełnomocnika właściwego do doręczeń]

Adres do doręczeń:

[Imię i nazwisko pełnomocnika właściwego do doręczeń].............................................................................................

[nazwa kancelarii]..................................................................................................................................................................

[adres kancelarii]....................................................................................................................................................................

[kod pocztowy] xx-xxx [miejscowość]................................................................................................................................

W imieniu [nazwa Spółki]...................................................................................................................................................:

....................................................................................................................................................................................................

(podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Spółki)