Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 13 lutego 2013 r. (IPTPB3/423- 429/12-3/GG).
Spółka prowadzi działalność w sektorze górniczo–energetycznym i zwyczajowo organizuje uroczystości podkreślające znaczenie tej branży. Obchody takich świąt obejmują m.in. imprezy o charakterze otwartym, w których uczestniczą obecni i byli pracownicy spółki oraz osoby trzecie (np. przedstawiciele władz, społeczności lokalnych, czy firm współpracujących ze spółką).
W związku z organizacją imprez spółka ponosi wiele kosztów, m.in. koszty przejazdu, zakwaterowania uczestników, wynajęcia sali, usług gastronomicznych itp. Wszystkie wydatki finansowane są ze środków obrotowych. Spółka zwróciła się do organu podatkowego z pytaniem czy wydatki ponoszone przez nią na organizację takich imprez o charakterze otwartym mogą być kosztami uzyskania przychodów, a jeżeli tak, to w którym momencie powinny zostać ujęte.
Zdaniem spółki, wszystkie wydatki poniesione na organizację takich imprez są jej kosztami podatkowymi, gdyż mają znaczący wpływ na źródło przychodów spółki (imprezy branżowe są tak silnie wpisane w tradycję, że ich brak spowoduje spadek motywacji załogi). Jej zdaniem poniesione wydatki nie spełniają definicji reprezentacji, ponieważ charakter imprez nie spełnia przesłanki okazałości i wystawności, a ich celem jest głównie „zacieśnianie więzi społecznych".
Spółka wskazała, że w imprezach o charakterze otwartym, nacisk kładziony jest również na promocję i reklamę (np. umieszczenie znaków firmowych na bilbordach). Zdaniem spółki, wydatki te stanowią podatkowe koszty pośrednio związane z przychodami i powinny zostać zaliczone w ciężar kosztów w dacie ich poniesienia.
Organ podatkowy uznał stanowisko spółki w zakresie zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na organizację ww. imprez dla pracowników i emerytów za prawidłowe, natomiast dla zaproszonych osób trzecich – za nieprawidłowe. Organ co prawda wskazał, że kosztami podatkowymi są koszty pracownicze, obejmujące wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji. Dodał jednak, że w każdej sytuacji trzeba sprawdzić, jaki jest cel spotkania pracowników.
Jeżeli wydatki zostały poniesione na zorganizowanie spotkania, mającego na celu m.in. poprawę komunikacji wewnętrznej, motywacji do pracy i w efekcie wpływają na efektywność pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jeśli jednak spotkanie nie służy takiemu celowi, a przebywanie pracowników ze sobą, czy konsumpcja są celem samym w sobie, to nie można uznać, że wydatki na organizację takiej imprezy są kosztem uzyskania przychodu (brak związku z przychodem).
W związku z tym organ stwierdził, że wydatki na organizację imprezy w części przypadającej na pracowników i emerytów, jeśli nie noszą znamion wystawności, mogą stanowić pośrednie koszty podatkowe i być ujęte w dacie ich poniesienia. Natomiast w przypadku udziału w imprezie osób trzecich, wydatki na jej organizację, w części proporcjonalnie przypadającej na te osoby, nie są kosztami podatkowymi, gdyż noszą znamiona wydatków na reprezentację.
Jolanta Ircha konsultantka w Dziale prawnopodatkowym PwC
Komentuje Jolanta Ircha, konsultantka w Dziale prawnopodatkowym PwC
Wydaje się, że organ podatkowy słusznie stwierdził, że jeżeli wydatki ponoszone są na organizację spotkania mającego na celu budowanie zespołu i poprawę jego motywacji, należy uznać, że takie spotkania mają wpływ na efektywność pracy i na wzrost przychodów podatnika, a w konsekwencji mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych.
Moim zdaniem można twierdzić, że imprezy branżowe powodują wzrost motywacji pracowników, budują między nimi więzi i powodują, że pracownicy utożsamiają się ze swoim miejscem pracy. Zatem w świetle tych uwag organu podatkowego, takie spotkania powinny mieć wpływ na jakość pracy zatrudnionych osób i przekładać się na wzrost przychodów podatnika. W rezultacie powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.
W przedmiocie niezaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na organizację imprez w części proporcjonalnie przypadających na udział osób trzecich, interpretacja ta wpisuje się w obecną praktykę organów w tym zakresie. Organy najczęściej stoją na stanowisku, że tego typu wydatki noszą znamiona wydatków na reprezentację, gdyż są ponoszone w celu kształtowania wizerunku firmy na zewnątrz i w konsekwencji, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Wydaje się również, że w komentowanej interpretacji organ prawidłowo uznał, że wydatki na udział w imprezie byłych pracowników mają związek z osiąganym przez spółkę przychodem i powinny być uznane za koszty podatkowe. Niemniej, w analogicznej sprawie Izba Skarbowa w Bydgoszczy (interpretacja z 29 stycznia 2010 r., ITPB3/423-723/09/MK) stwierdziła, że takie koszty nie są związane z osiąganiem przez spółkę przychodu, a zatem nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
Warto zwrócić również uwagę, że łódzka izba nie podkreśliła konieczności posiadania przez spółkę odpowiedniej dokumentacji poniesionych wydatków w celu wyszczególnienia, jaka część została poniesiona na rzecz byłych i obecnych pracowników, a jaka na osoby trzecie.
Natomiast ten warunek jest wskazywany przez organy jako szczególnie ważny, aby móc zaliczyć przedmiotowe wydatki do kosztów podatkowych (por. interpretacja z 28 lutego 2008 r. wydana przez Izbę Skarbową w Katowicach, IBPB3/423-352/07/MS oraz wyżej wymieniona wydana przez IS w Bydgoszczy).
